Arbeiten, austauschen, lernen – und alles digital an einem Ort

Menschen arbeiten heute nicht nur anders als noch vor ein paar Jahren. Sie lernen auch anders. Arbeitskräfte sind nicht mehr an feste Orte oder starre Strukturen gebunden, und auch die Weiterbildung muss flexibler, schneller und kontinuierlicher werden. Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, wie dies ohne zusätzliche Komplexität und neue Systeme gelingen kann. 

Eine mögliche Antwort? Mithilfe der bestehenden Infrastruktur. Mit CoffeeNet 365 zum Beispiel lassen sich digitales Arbeiten und selbstbestimmtes Lernen harmonisch miteinander verbinden.  


Die neue Realität des Lernens 

Lernen bedeutet heute nicht mehr, einmal im Jahr eine Schulung zu besuchen. Zu schnell ändern sich die Anforderungen, immer häufiger und kurzfristiger müssen neue Kenntnisse und Fähigkeiten erworben werden. Die steigende Komplexität verlangt kontinuierliches Lernen. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden oft weltweit verteilt und arbeiten in hybriden oder flexiblen Modellen. Weiterbildung muss daher leicht zugänglich, bedarfsgerecht und in den Arbeitsalltag integriert sein. 

Viele Unternehmen setzen dabei auf Learning-Management-Systeme (LMS), doch diese haben ihre Tücken: Welche der weltweit über 700 Lösungen ist die richtige? Welche Funktionen sind nice-to-have, welche ein Must-have? Oft sind die LMS-Tools schwer zu integrieren, teuer und bieten nur einen Teil der benötigten Funktionen.  

Noch problematischer wird es, wenn Lerninhalte in isolierten Systemen verwaltet werden, die nicht mit anderen Tools kommunizieren. So entsteht schnell ein weiteres Silo in der IT-Landschaft, das den Workflow eher hemmt als unterstützt. Hinzu kommt: Zwischen Meetings und Tagesgeschäft bleiben oft wenig Zeit und Motivation für Weiterbildung. Vor allem, wenn der Nutzen der Lerninhalte fraglich ist. 

CoffeeNet 365: Lernen, wo gearbeitet wird 

Was wäre, wenn Weiterbildung nicht umständlich an neue Tools und Plattformen angepasst werden müsste, sondern direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert wäre? Ohne zusätzliche Installation, sofort einsatzbereit? CoffeeNet 365 macht genau das möglich. Anstatt ein zusätzliches System einzuführen, wird die Weiterbildung direkt in die bereits genutzten Microsoft 365-Anwendungen eingebunden – sei es Teams, SharePoint oder Viva Learning. Die Learning Management App von CoffeeNet 365 ist aber auch unabhängig von Viva Learning als Stand-Alone-Lösung, basierend auf SharePoint und Teams, nutzbar. 

Diese nahtlose Integration sorgt dafür, dass Lerninhalte leicht zugänglich sind und nicht in fremden Systemen gespeichert werden müssen. Alles bleibt auf dem sicheren und konformen Microsoft-Tenant, ohne dass eine neue Infrastruktur aufgebaut werden muss. Zudem können Mitarbeitende von überall aus und mit jedem Gerät auf die Inhalte zugreifen, was besonders in einer flexiblen Arbeitsumgebung von Vorteil ist. 

Lernen im vertrauten Workspace hat viele Vorteile  

Die CoffeeNet 365 Learning Management App ermöglicht das Lernen direkt dort, wo die Mitarbeitenden ihre Aufgaben erledigen. Statt auf externe Plattformen zugreifen zu müssen, bleiben alle Lernaktivitäten in der vertrauten Umgebung. Bei Bedarf auch in verschiedenen Sprachen. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Hürden für die Teilnahme an Weiterbildungen. 

Darüber hinaus lassen sich individuelle Lernwege und -prozesse einfach abbilden. Lerninhalte aus verschiedenen externen Inhaltserstellungs- und Autorentools wie LinkedIn Learning oder Coursera werden in einer zentralen Umgebung zusammengeführt. Ohne zusätzliches User- und Berechtigungsmanagement. 

Typische Use Cases: Wie Weiterbildung in den Alltag passt 

Ob Onboarding neuer Mitarbeitender, jährliche Compliance-Schulungen oder die Einführung neuer Tools und Vorschriften: Mit der CoffeeNet 365 Learning Management App wird Weiterbildung zu einem integralen Bestandteil der Arbeit. Auch Schulungen für Führungskräfte oder Zertifizierungskurse für den Vertrieb oder die IT lassen sich problemlos einbinden.  

Das Wir-Gefühl kommt nicht zu kurz: Die Möglichkeit, Kurse direkt in Teams-Chats oder als Teams-Tab, SharePoint Sites oder Meetings zu integrieren, fördert den sozialen Lernaspekt. Mitarbeitende können Lerninhalte gemeinsam diskutieren und in Echtzeit voneinander lernen. 

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick: 

  • Verwaltung mehrerer Lernanbieter (z. B. Akademien, Abteilungen, Standorte) 

  • Verschiedene Kursarten und Lernstile (z. B. E-Learning, Präsenzkurse, Online-Trainings und Webinare) 

  • Verwaltung verschiedener Lerninhalte (z. B. Office-Dokumente, PDF, Videos, Audios, Links, Quiz) 

  • Persönliche Trainingspläne bzw. Lernwege 

  • Allgemeines und persönliches Dashboard (My Learning) inkl. Suche nach Lerninhalten 

  • Zuweisung von Kursen auf Basis von AD-Gruppen oder einzelnen Usern  

  • Nachverfolgung, Analyse und Reporting (im Dashboard oder mit Power BI) 

  • Überwachung von Lernzielen (Tests, Zertifizierungen, Skills, Lesebestätigungen) 

  • Einfache Nutzer- und Rollenverwaltung 

Lust aufs Lernen bekommen? 

Komplex war gestern. Wir von MondayCoffee halten Arbeiten und Lernen gern einfach. Wie das in Ihrem Unternehmen aussehen kann, finden wir gemeinsam in einem Gespräch heraus. Los geht’s. 

​​Interne Prozesse vereinfachen: #2 Internal Ticketing ​

«Warum funktioniert mein Tool wieder nicht? Ich frag mal kurz die IT ....» 

Der IT-Verantwortliche würde zwar gerne helfen, ist aber gerade in einem Meeting. Wenn er wieder verfügbar ist, hat er bereits sieben weitere Chat-Nachrichten erhalten. Was passiert? Ihre Nachricht geht unter – und damit auch Ihr Problem. Diese Situation kennen wir alle.  

Support-Prozess effizient und benutzerfreundlich gestalten 

Es geht auch anders. Mit unserer Internal Ticketing Solution nahtlos in Microsoft Teams integriert. Damit haben wir viele Unternehmen bereits bei der Optimierung ihres Support-Prozesses unterstützt. Statt sich mit umständlichen Kommunikationsprozessen und zeitaufwändiger Organisation auseinanderzusetzen, können Anfragen jetzt direkt und intuitiv erstellt und bearbeitet werden. Es gehen keine Anfragen verloren und das Unternehmen spart wertvolle Zeit. Und im Daily Business haben beide Seiten einen besseren Überblick: «Ticket-Ersteller» und «Ticket-Bearbeiter». 

So funktioniert es für den Ticket-Ersteller 

Hilfe ist nur zwei Klicks entfernt. Neben dem Support kann jede Person mit Berechtigung einfach und selbstständig Tickets erstellen – und das direkt aus dem SharePoint oder Microsoft Teams heraus.  

  • Schritt 1: Neues Ticket erstellen   

  • Schritt 2: Betreff eingeben, Kategorie auswählen, Schweregrad bestimmen, Beschreibung oder Bilder/Dokumente hinzufügen 

  • Schritt 3: Speichern und senden  

Erstellte Tickets und deren Status können jederzeit aufgerufen werden. Auch abgeschlossene Tickets sind bei Bedarf einsehbar, falls das Problem wiederkehren sollte und nochmals darauf zurückgegriffen werden muss.  

So funktioniert es für den «Ticket-Bearbeiter» 

Für das Support-Team bietet die Internal Ticketing Solution ein übersichtliches Dashboard. Der einzelne Support-Mitarbeitende kann sich mit nur einem Klick alle Tickets des gesamten Teams, nur die ihm zugewiesenen oder nur überfällige Tickets anzeigen lassen. Bereits im Dashboard liefert jedes Ticket eine kurze Vorschau über Status, Thema, Anfragende Person, Zugewiesene Person, Datum und Schweregrad. Zusätzlich bietet die Lösung verschiedene Filtermöglichkeiten, um Tickets nach Status, Schweregrad, Dringlichkeit oder anderen Kategorien zu sortieren. Dies ermöglicht dem Support eine schnelle Identifikation und Priorisierung von Problemen. Auf Wunsch können sowohl Support-Mitarbeitende als auch Anfragesteller per Notification über Teams zu Änderungen am Ticket informiert werden. So geht keine Anfrage mehr unter und die Bearbeitungsdauer kann auf ein Minimum verkürzt werden. 

Individuelle Konfiguration und Fokus auf das Wesentliche  

Neben der nahtlosen Integration in Microsoft Teams - stellt die Anpassungsfähigkeit unserer Internal Ticketing Solution ein grosser Vorteil dar. Es lässt sich bis zu einem gewissen Grad auf die spezifischen Anforderungen verschiedenster Branchen und Unternehmen zuschneiden. Dies macht es zu einer flexiblen Lösung, die individuellen Bedürfnissen und Prozessen gerecht wird. Trotz des Funktionsumfangs bleibt die Solution dank ihres schlanken Designs überschaubar und vor allem praxistauglich. Damit bietet es sowohl KMUs als auch Grossunternehmen je nach Ticketvolumen eine kosteneffiziente Lösung im Daily Business.  

 

Interessiert an effizienteren Support-Prozessen ? 

Gemeinsam erarbeiten wir eine Lösung, die sowohl das IT-Team als auch andere Abteilungen glücklich macht – indem sie Zeit spart und die Abstimmung vereinfacht. 

RunTheCloud: Das Erfolgsrezept der SGKB für die Cloud

Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) durften wir schon bei der Einführung von Services aus der Microsoft Cloud begleiten. Heute wollen wir wissen, wie die Cloud-Verantwortlichen mit unserem Cloud-Dienst RunTheCloud arbeiten, wie sie mit den vielen Änderungen umgehen und welche Learnings sie mitgenommen haben. Ein Gespräch mit Serafin Thalmann, Microsoft Cloud Engineer, und Harry Preis, Applikationsverantwortlicher Teams / Microsoft 365 der St. Galler Kantonalbank.   

Serafin Thalmann, Microsoft Cloud Engineer bei SGKB

Serafin, du arbeitest bei der St. Galler Kantonalbank als Microsoft Cloud Engineer, früher als Business Analyst. Wie hat die Cloud deinen Arbeitsalltag verändert? 

Serafin: Mein Aufgabengebiet hat sich komplett verändert. Mit der Einführung von Teams bzw. dem strategischen Entscheid, den Tenant selbst zu verwalten, war klar, dass wir notwendige Skills intern aufbauen müssen. Nicht nur als Expertise gegenüber unseren Providern, sondern auch, um Services schneller und effizienter an unsere internen Kunden zu bringen. 

Ein Blick auf unsere Cloud-Journey zeigt jedoch, dass wir uns erst am Anfang befinden. 

Harry Preis, Applikationsverant-wortlicher Teams / Microsoft 365 bei SGKB

Eure Cloud-Journey hat vor etwa zwei Jahren begonnen. Seitdem habt ihr auch Microsoft Teams für Conferencing und Collaboration in ausgewählten Teams eingeführt. Harry, du bist seit Sommer 2023 für die Anwendung verantwortlich. Lass uns ein kurzes Fazit ziehen. 

Harry: Ich kann mir nicht mehr vorstellen, ohne Microsoft Teams zu arbeiten. Und wir nutzen heute noch nicht einmal das volle Potenzial dieses Services. Die Funktionalitäten, die Technik und auch das Interface verändern sich ständig. Live-Events wurden beispielsweise durch Townhalls ersetzt, und wir haben von Teams Classic auf New migriert. Es lebt – und der Mehrwert wird umso grösser, je mehr Apps wir in Zukunft freischalten. 


„Man weiss bei der Cloud nicht so genau, was alles noch kommen wird“, sagte Peter Büchi, Leiter IT (CIO) der SGKB, zu Recht in einem Interview, das wir im letzten Jahr mit ihm geführt haben.  

Tatsache ist, dass immer wieder etwas kommt – allein 100 bis 300 Benachrichtigungen seitens Microsofts monatlich, ausschliesslich über technische Anpassungen. Wie geht ihr damit um? 

Serafin: Wir waren im letzten Jahr ziemlich ausgelastet. Zum Glück setzen wir nicht alle Microsoft Services ein, denn die grösste Herausforderung bleibt, den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten und mit den Neuerungen Schritt zu halten.  

“Heute stehen wir mit der Cloud viel besser da. Änderungen und Aktualisierungen von MS 365 werden in Echtzeit überwacht, analysiert und kategorisiert. ”
— Serafin Thalmann

Heute stehen wir viel besser da – auch dank des Services RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers. Änderungen und Aktualisierungen von Microsoft 365 werden in Echtzeit überwacht, analysiert und kategorisiert. Wir erhalten fertig aufbereitete Informationen und Handlungsempfehlungen über ein jederzeit zugängliches Portal. 

Damit minimieren wir das Betriebsrisiko durch Microsoft-Anpassungen dank qualifizierter Aufbereitung der Informationen, also priorisiert und gefiltert, und Empfehlungen. 

Harry ergänzt: Und das gilt nicht nur für uns in der IT. RunTheCloud verfügt neben thematischen Kategorien auch über Personas. Das ist eine geniale Idee. Der CISO, der Legal-Verantwortliche und der App-Owner greifen unabhängig voneinander auf das Portal zu und können on demand die Informationen und Empfehlungen bearbeiten, die ihr Fachgebiet betreffen. Natürlich sehen alle alles, aber die zielgruppengerechte Aufbereitung ist eine wichtige Zeitersparnis. Relevante Informationen landen direkt am richtigen Ort.  

“Die zielgruppengerechte Aufbereitung ist eine wichtige Zeitersparnis. Relevante Informationen landen direkt am richtigen Ort.  ”
— Harry Preis

Unser Partner Laux Lawyers spricht in diesem Zusammenhang von einer „Shared Responsibility“. Es ist das Zusammenspiel zwischen Legal, IT, HR, Security, Compliance und den Usern, das es ermöglicht, die Opportunitäten der Cloud zu nutzen und Risiken zu minimieren. 

Serafin: Das ist absolut korrekt. Neben RunTheCloud, wo die Informationen bereits priorisiert, gefiltert und auf die Personas/Verantwortlichen verteilt werden, haben wir bei uns auch ein monatliches Change Advisory Board Cloud Services Meeting. Das ermöglicht allen Beteiligten, regelmässig an einen Tisch zu kommen und gezielt Diskussionen zu führen – sowohl zur Minimierung von Risiken als auch zur weiteren Ausschöpfung des Potenzials der Cloud. 

Wir haben uns damals für das RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers entschieden, genau weil wir damit auf zwei Expertisen gleichzeitig zugreifen können: die technische und die rechtliche. Das ist ein Riesenvorteil – und war für unseren Compliance-Verantwortlichen ein Must. Wir müssen immer auch sicherstellen, dass wir die FINMA oder andere Regulatorien berücksichtigen werden.   

“Wir haben uns damals für das RunTheCloud von MondayCoffee und Laux Lawyers entschieden, genau weil wir damit auf zwei Expertisen gleichzeitig zugreifen können: die technische und die rechtliche. ”
— Serafin Thalmann

 Wie hat sich RunTheCloud in den Arbeitsalltag und die üblichen Prozesse integriert? 

Harry: Es gehört zu unserem Arbeitsumfeld und ist nicht mehr wegzudenken. Persönlich finde ich auch die intuitive Nutzung toll. Beispielsweise erkennt man sofort, welche Empfehlungen für einen relevant sind. Ich kann einfach über den Browser auf das Portal zugreifen – sogar von zu Hause aus auf der Couch. Das sollte man zwar nicht tun, denn Freizeit ist Freizeit, aber die Flexibilität ist gegeben. Und technologisch ist RunTheCloud der State of the Art. 

 

Was habt ihr für Learnings/Erfahrungen aus der Pilotierung von RunTheCloud mitgenommen – was wünscht ihr euch für die Weiterentwicklung des Produkts? 

Serafin: Viele unserer Feedbacks sind in die Weiterentwicklung des Dienstes eingeflossen und werden mit dem Release der neuesten App-Version umgesetzt. Insbesondere die Collaboration-Features, die die gemeinsame interne Abklärung und Nachbearbeitung unterstützen und die Integration mit Microsoft-365-Apps sicherstellen, z. B. Planner und Teams. Auch die Integration in unserer Tenant wird  vollzogen.  

Ein Zukunftsthema werden Schnittstellen zu Umsystemen sein. Aber das kommt erst noch.  

Zurzeit sind wir happy, dass wir RunTheCloud haben. Es ist genau das, was wir gesucht haben.  

Sie wollen mehr zu RunTheCloud erfahren?

Ein Blick hinter die Expertise: Treffen Sie unsere 3 Microsoft Certified Masters

Und jetzt sind es drei. Mit Erwin, der kürzlich zu MondayCoffee gestossen ist, haben wir nun drei Microsoft Certified Masters in unserem Team – und darauf sind wir ziemlich stolz. Hinter dieser Leistung steckt nicht nur eine Fülle von Wissen, sondern auch viel Leidenschaft. Diese Leidenschaft hat die Entwicklung eines Produkts angetrieben, das die Zusammenarbeit für grosse und kleine Unternehmen in allen Bereichen vereinfacht – von der Finanzbranche über die Industrie bis hin zum öffentlichen Sektor, Sportvereinen und Kirchen. Wie alles begann, was aktuell bei CoffeeNet 365 passiert und wie sie den „Popcorn-Effekt“ vermeiden, erfahren Sie im Gespräch mit Oli, Erwin und Daniel. 

Von links nach rechts: Erwin van Hunen, Oliver Zeiser, Daniel Ispanovits

Oli, auf deinem LinkedIn-Profil schreibst du: „Ich liebe SharePoint, M365 und Microsoft Teams, vor allem das Development und alles, was damit zusammenhängt!" Erzähl uns mehr. 

Als ich 2004 zum ersten Mal mit SharePoint in Berührung kam, war ich sofort begeistert von dem Produkt und den zugrundeliegenden Technologien. Dieser Enthusiasmus führte dazu, dass ich tiefer in die Materie eintauchte, meine Dissertation über SharePoint schrieb und mir durch meine Arbeit damit das Programmieren beibrachte. Mein Engagement zahlte sich aus, als ich die Zertifizierung zum Microsoft Certified Master (MCM) erlangte.  

“Auch nach 20 Jahren ist meine Begeisterung für SharePoint noch immer ungebrochen.”
— Oliver Zeiser

Und auch nach 20 Jahren ist meine Begeisterung noch immer ungebrochen. SharePoint und das gesamte M365-Ökosystem entwickeln sich ständig weiter, doch meine Leidenschaft dafür ist nur noch grösser geworden. Ich kann ganz klar sagen, dass SharePoint nicht nur mein Job, sondern meine absolute Leidenschaft ist. 

 

Ihr drei teilt diese Leidenschaft und gehört zu einer Handvoll Menschen weltweit, die Microsoft Certified Masters for SharePoint sind. Könnt ihr diese Zertifizierung für jemanden, der damit nicht vertraut ist, bitte erklären, Daniel? 

Das Microsoft Certified Master (MCM)-Programm bestätigt das Fachwissen von IT-Experten in bestimmten Microsoft-Technologien. Der Erwerb einer MCM-Zertifizierung war eine wichtige Leistung, die weltweit als Gütesiegel für erstklassige Fachkenntnisse im Bereich der SharePoint-Technologien anerkannt wird. 

“Der Erwerb einer MCM-Zertifizierung war eine wichtige Leistung, die weltweit als Gütesiegel für erstklassige Fachkenntnisse im Bereich der SharePoint-Technologien anerkannt wird. ”
— Daniel Ispanovits

 

Erwin, abgesehen von der zertifizierten Expertise, was zeichnet SharePoint Masters aus? 

Das MCM-Programm bildete die Teilnehmenden in zweierlei Hinsicht aus: Es vermittelte tiefgreifende und praktische Kenntnisse der Microsoft-Technologie, schulte aber auch darin, die eigenen Wissensgrenzen zu kennen. Es war wichtig zu unterscheiden zwischen dem, was man wusste, und dem, was man nicht wusste. Wenn es mal keine direkten Antworten gab, konnten sich die Studierenden an ein grosses globales Netzwerk von MCM-Kollegen, Microsoft-Engineering- und anderen Experten wenden.  

Dieses Netzwerk ist auch heute noch aktiv und hat im Laufe der Jahre starke Beziehungen gefördert. Ziel des Programms war die Zertifizierung von Personen, die in der Lage sind, jedes noch so komplexe Problem zu lösen – sei es durch ihr internes Wissen oder mithilfe ihres Netzwerks.  

Es ist die Synergie aus Fachwissen und Problemlösungskompetenz, die uns auszeichnet und es uns ermöglicht, Kundenprojekte erfolgreich zu realisieren und unser Hauptprodukt kontinuierlich weiterzuentwickeln: CoffeeNet 365. 

 

Oli, du hast CoffeeNet 365 – unsere Modern-Work-Lösung für Microsoft – vor knapp 15 Jahren entwickelt. Was ist gleich geblieben und was hat sich grundlegend geändert mit Blick auf die Produktarchitektur und die Funktionalitäten? 

Als wir mit der Entwicklung von CoffeeNet begannen, hätten wir nicht gedacht, dass daraus mal ein echtes Produkt werden würde. Wir hatten beobachtet, dass alle unsere Kunden ähnliche Bedürfnisse hatten, und wir wollten das Rad nicht für jedes Projekt neu erfinden. Die Kernbedürfnisse – Self-Service, Governance, Templates, Provisioning und Lifecycle-Tools – sind gleich geblieben. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind diese Elemente nach wie vor unerlässlich. 

Da im Laufe der Zeit immer mehr Tools zu M365 hinzukamen, hat sich CoffeeNet entsprechend weiterentwickelt und neue Funktionen integriert, die diese komplexen (unüberschaubaren) Tools in sinnvolle Use Cases verpacken. Beispiele hierfür sind unsere Meeting-App und die Idea-App. Trotz dieser Weiterentwicklungen bleibt CoffeeNet seinem ursprünglichen Zweck treu: eine erfolgreiche Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint und M365 anzubieten. 

Technologisch hat CoffeeNet aber nur noch wenig mit seinen Anfängen zu tun. Heute sind wir mit unserer SaaS-Lösung, die aus einem React-Frontend und einem kürzlich auf .NET 8 portierten Backend besteht und die neuesten Microsoft Azure-Dienste inklusive KI nutzt, ganz vorne mit dabei. In der Produktentwicklung wird es uns definitiv nie langweilig! 

 

Daniel, das klingt ganz danach, dass Software Engineers bei MondayCoffee vor spannenden Herausforderungen stehen? 

Ich glaube, das ist eine Chance in dreierlei Hinsicht. Man kann hier mit einer einzigartigen Softwarelösung arbeiten, die verschiedene Microsoft-Technologien wie SharePoint, Teams, Power Platform und Azure integriert. Ausserdem kann man die neuesten Entwicklungen und Updates unseres sich ständig weiterentwickelnden CoffeeNet 365 hautnah miterleben. Und man hat auch immer die Möglichkeit, die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu verstehen und eine passgenaue benutzerfreundliche Lösung zu erarbeiten, die ihre Geschäftsanforderungen erfüllt und die Zusammenarbeit verbessert. 

 

Erwin, du bist erst seit kurzem bei MondayCoffee. Was fasziniert dich am meisten an CoffeeNet 365, und wo siehst du das zukünftige Potenzial? 

CoffeeNet 365 löst ein klares Problem: den strukturierten und kontrollierten Aufbau von Websites und Teams. Und das macht es wirklich geschickt. 

Schon 2014 habe ich mit Kollegen begonnen, an einer Provisioning-Lösung zu arbeiten. Wir haben diese als Open Source im Rahmen von Microsofts „Patterns and Practices“-Programm veröffentlicht und uns ausgemalt, wie die Lösung in einem idealen Szenario implementiert werden könnte. CoffeeNet 365 ist die Umsetzung dieser Vision.  

Hinter den Kulissen kommt eine komplexe Technologie zum Einsatz, die für die Benutzer aber einfach zu handhaben ist, weil sie die Komplexität wegnimmt. CoffeeNet ist eine robuste Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Anforderungen an das Provisioning und Governance komplett anzupassen.  

Als ich zum ersten Mal gesehen habe, was MondayCoffee entwickelt hatte, war ich überwältigt. Es war, als würde man sein Kind zu einem erfolgreichen Erwachsenen heranreifen sehen. Das Team hinter MondayCoffee hat die PnP Provisioning Engine auf die nächste Stufe gehoben. 

Je mehr Menschen Microsoft 365 nutzen, desto grösser wird die Herausforderung, Informationen zu verwalten und Inhalte zu strukturieren und auffindbar zu machen. CoffeeNet 365 hat in dieser Hinsicht eine vielversprechende Zukunft, da es die Governance nicht erst im Nachhinein berücksichtigt, sondern sie vom ersten Tag an adressiert und integriert. 

“Das Team hinter MondayCoffee hat die PnP Provisioning Engine auf die nächste Stufe gehoben. ”
— Erwin van Hunen

Die Lösung hilft beim Vermeiden des „Popcorn-Effekts", bei dem Sites und Teams ohne viel Planung oder Voraussicht aufpoppen. Der Popcorn-Effekt betrifft viele Unternehmen – und inspirierte mancherorts sogar den Witz „Der beste Weg, ein Dokument zu verlieren, besteht darin, es in unser Intranet hochzuladen".  

Mit CoffeeNet 365 und der Struktur, die wir gemeinsam mit den Unternehmen implementieren, wird dieses Risiko stark reduziert.  

 

Möchten Sie mehr über CoffeeNet 365 erfahren oder Teil des Teams werden?

Wenn Wissensmanagement einfach wird: Unser Best Practice

Wissen ist eine der wertvollsten, aber auch flüchtigsten Ressourcen in der heutigen Arbeitswelt. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen effizient zu organisieren und den Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. Egal, wo und von welchem Gerät aus sie arbeiten. CoffeeNet 365, die Modern-Work-Solution von MondayCoffee, bietet mit dem Wissenscenter genau diese Möglichkeit. Coole Apps inklusive.

Ein Wissenscenter von allen für alle  

Mit CoffeeNet 365 können Unternehmen ihr eigenes digitales Knowledge Center aufbauen und individuell gestalten. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von überall aus Wissensseiten oder Beiträge zu publizieren und mit verschiedenen Personenkreisen zu teilen.  

Wie ist ein Knowledge Center aufgebaut? 

Der Aufbau einer Wissensplattform ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wichtig ist vor allem die Startseite des Wissenscenters, die eine Übersicht über alle Wissensinhalte bietet. Viele unserer Kunden platzieren häufig aufgerufene Wissensseiten an oberster Stelle. Die Auswahl erfolgt automatisiert anhand der Klickzahlen. Damit sind die beliebtesten Themen inklusive Kontaktpersonen schnell zur Hand. Darunter könnte ein Onboarding-Abschnitt platziert werden, der Mitarbeitende auf eine Unterseite mit tiefergehenden Inhalten wie unserer Quiz-App oder jobspezifischen Onboarding-Bereichen führt.  

Einige Kunden integrieren in der Übersicht auch einen „Über uns“-Bereich oder einen Abschnitt für das Projektmarketing rund um CoffeeNet 365. Auf den Unterseiten können Zugriffsberechtigte dann zum Beispiel Kontaktpersonen im Projekt oder Anleitungen zur Nutzung von Microsoft Teams und anderen Apps aufrufen. All das erarbeiten wir in einem Workshop mit unseren Kunden. 

Dokumentenlenkung für kritische Files 

Wer welche Beiträge und Wissensseiten sehen und erstellen darf, wird über Berechtigungen und gelenkte Dokumente geregelt. Der Dokumentenlenkungs-Workflow schafft Ordnung und Sicherheit: Er stellt sicher, dass wichtige Dokumente wie Prozessbeschreibungen innerhalb der Wissensseiten systematisch erstellt, bearbeitet, geprüft und verteilt werden.  

Granulare Suche und Filter 

Einzelne Wissensbeiträge und Themenfelder lassen sich nach Kategorien vorgefiltert anzeigen, um die Suche zu beschleunigen. Über die Such- und Filterfunktion können Mitarbeitende aber auch das gesamte Wissenscenter durchsuchen und relevante Informationen binnen Sekunden finden. Dabei helfen vor allem Tags: Sie ermöglichen, Beiträge nach spezifischen Themen, Zielgruppen, Erstelldatum oder letzter Bearbeitung zu durchsuchen.  

Coole Apps, die wirklich entlasten und Spass machen 

Praktische Apps bringen frischen Wind in das Wissensmanagement und in die Zusammenarbeit. Die Apps sind Teil von CoffeeNet 365 und optional in das Knowledge Center integrierbar. 

Quiz-App: Spielerisches Onboarding mit Lernkontrolle 

Die Quiz-App vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Durch interaktive Quizfragen wird wichtiges Wissen spielerisch vermittelt und gleichzeitig eine Lernkontrolle durchgeführt. Die Nutzung erfolgt anonym, Antworten werden nicht gespeichert. Neue Teammitglieder können so schneller und effektiver integriert werden. 

Structure-App: Handbücher in Sekundenschnelle 

Mit der Structure-App lassen sich Handbücher einfach und schnell zusammenstellen. Mithilfe eines Editors kann jeder Mitarbeitende selbst hierarchische Strukturen mit Links zu SharePoint-Seiten und externen Inhalten erstellen. Kapitel lassen sich einfach per Drag & Drop umstrukturieren. 

Chat-2-Knowledge-App: Wissen aus dem Chat teilen 

Die Funktion Chat-2-Knowledge ist vor allem im IT-Helpdesk beliebt: Mitarbeitende können damit Wissensseiten schnell und unkompliziert direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen und versenden, ohne die gleichen Informationen immer wieder wiederholen zu müssen. Bei Aktivierung öffnet sich im Teams-Chat ein Fenster mit Drop-down-Menü, in dem Mitarbeitende direkt den Seitentitel und das passende Wissenszentrum für die neue Seite auswählen können. Und schon ist aus einem Chat, eine Wissensseite entstanden.

Der Wissensbeitrag existiert bereits? Chat-2-Knowledge unterstützt auch die Suche im Wissenscenter direkt aus Teams heraus und Wissenseiten können so direkt im Teams Chat versenden werden.

FAQ-App: Typische Fragen und Antworten schnell abrufen 

Mit der FAQ-App lassen sich häufig gestellte Fragen zu einem bestimmten Thema zusammen mit den entsprechenden Antworten grafisch ansprechend darstellen. Fragen können thematisch gruppiert und mithilfe von Labels fein kategorisiert und gefiltert werden. Über ein Suchfeld sind einzelne Fragen und Antworten schnell gefunden.  

 

Noch kein Wissenscenter? 

Mit unserer Modern-Work-Solution CoffeeNet 365 geht das Wissen in Ihrem Unternehmen nie wieder verloren. Damit Sie und Ihr Team leichter und produktiver arbeiten können. 

The Father of PnP Powershell joins MondayCoffee

He creates music, lives in a Swedish forest, and has pioneered one of the most influential platforms in the developer community. Erwin van Hunen, known as "The Father of PnP PowerShell," recently joined MondayCoffee as the Head of Product at the beginning of May 2024. We caught up with Erwin to discuss his new role.

Erwin van Hunen and his dog Kaj

Q: Erwin, you've just started as our Head of Product a few days ago. How have your first days been?

A: The reception has been incredibly warm. It's my first time working with a Swiss company, so I didn't know what to expect.


Q: Having the "Father of PnP PowerShell" on board is an exciting development for all of us. What expertise and experience can our team and clients expect from you?

A: Being called “a father of” always makes me feel a bit old, but now that I'm a grandfather, I guess I can accept it. With over 30 years in IT, I've seen both many successes and many failures. I have been everywhere in IT, starting from running around at helpdesks to serving as Chief Technology Officer.

My expertise lies in the Microsoft ecosystem. I transitioned into it around 2000. I assisted customers implementing SharePoint in the early stages of its development and witnessed its evolution into the platform it is today. In 2013, frustrated by the monotony of repetitive tasks, I developed an open-source PowerShell module for automating tasks in Microsoft 365.

Its impact was unexpected. Today, it is used 20 billion times a month worldwide. In 2014, I donated the module to Microsoft in something that came to be known as PnP (Patterns and Practices) and have since collaborated with the broader community to further enhance its capabilities.

“The impact of my open-source PowerShell was unexpected. Today, it is used 20 billion times a month worldwide.”

Q: What attracted you to the new role and to MondayCoffee?

A: I got to know MondayCoffee because of two people who always approached me during conferences to ask very complex questions: Oliver Zeiser, Head of Software Development at MondayCoffee and SharePoint Master, and Christian Züllig, Product Development Lead and Partner. Additionally, Daniel Ispanovits, Senior Software Engineer, was my classmate at Microsoft's Certified Master program.

The offering of MondayCoffee, combining a product with competent consulting, really resonates with me. CoffeeNet 365, our Modern Workplace Solution, truly helps clients utilize the Microsoft Suite to its full extent and establish a modern way of working. As Head of Product, together with my colleagues, I strive to continuously improve our offering, allowing both my colleagues in consulting and our customers to be even more effective in their day-to-day business.


Q: Your certifications as a Microsoft Certified Master: SharePoint 2010 and a Microsoft Certified Solution Master: SharePoint places you among a select group of experts worldwide. What drives your passion for the Microsoft ecosystem?

A: Coming from a Java background, Microsoft technology just clicked for me. It felt intuitive and comfortable. When evaluating collaboration platforms for clients, Microsoft stood out, and I pursued certifications to deepen my understanding. I know the Microsoft Suite by heart — both in front and behind the scenes.

“ I know the Microsoft Suite by heart — both in front and behind the scenes.”

Q: You'll be attending the European Collaboration Summit on 16th May alongside Oliver Zeiser, where you'll deliver a keynote. Could you give us a sneak peek of your presentation? What can attendees expect?

A: I'll share the stage with other members of the Microsoft 365 & Power Platform community (previously known as the "PnP community) to reflect on the 10-year journey and our individual experiences. It's foremost a moment of gratitude for personal and professional growth within this great community.

Was sicheres Arbeiten in der Cloud bedeutet

Remote und Hybrid Work haben sich nach COVID etabliert und die Arbeitswelt nachhaltig geprägt. Vernetztes Arbeiten von überall aus mit unterschiedlichsten Parteien – innerhalb und ausserhalb der Organisation – und über verschiedenste Geräte ist das Modell der Zukunft.  

Möglich macht es die Cloud. Die Migration ist in vielen Unternehmen bereits im Gange oder nur noch eine Frage des Zeitpunkts. Cloudnutzer profitieren bereits von den Vorteilen gegenüber On-Premise-Systemen, erleben aber gleichzeitig auch die Zentralität von Security, Compliance, Kontrolle, Datenschutz. Diese in den Griff zu bekommen und in Einklang zu bringen, ist eine echte Herausforderung.  

Viele der Themen können nicht allein von der IT, allein vom CISO oder allein von der Legal-Abteilung bestritten werden, sondern nur im interdisziplinären Zusammenspiel. Nehmen wir beispielsweise das wichtigste Thema "Security". 

 

Oberste Priorität: sicheres Arbeiten in der Cloud 

Früher galten robuste Datensicherheit und „9 to 5“-Büroarbeit als Standard. Die Basis bildeten separate Best-of-Breed-Systeme. Heute wird von überall aus gearbeitet, mit unterschiedlichsten Geräten. Lieferanten und Partner gehen mit Fremdgeräten ins Netzwerk, Mitarbeitende über ihre privaten, teils nicht verwalteten Devices – zum Beispiel private Mobiles, die geschäftlich eingesetzt werden. Die zunehmende Vielfalt unterschiedlichster Geräte von unterschiedlichsten Nutzern muss gemanagt werden, um Risiken zu minimieren und eine sichere moderne Arbeitsweise zu gewährleisten.  

Das Leben in der Cloud ist wie der Eintritt in einen neuen Markt. Das Terrain ist anders, die Spielregeln ebenso. Es lohnt sich, auf erprobte Frameworks zu setzen – angefangen beim Zero-Trust- und „Best-Practice“-Ansatz, der unter anderem folgende Prinzipien verfolgt: 

  • Secure Productivity on any Network 

  • Secure Browsing on any Device 

  • Never Trust, always Verify 

“ Heute wird von überall aus gearbeitet, mit unterschiedlichsten Geräten. Das muss gemanagt werden, um Risiken zu minimieren und eine sichere moderne Arbeitsweise zu gewährleisten. ”



Die gleichen Fehler treten häufig auf 

In vielen Unternehmen passieren jedoch immer wieder die gleichen Fehler bei der Sicherheit. Typisch sind zum Beispiel: 

  1. Vernachlässigung grundlegender Wartung: Backups, Disaster-Recovery-Übungen und Software-Updates oder Patching von Assets werden vernachlässigt. 

  2. Gleiche Absicherung der Cloud wie vor Ort: On-Premises-Kontrollen und -Praktiken werden 1:1 auf die Cloud übertragen, anstatt ein regelbasiertes Sicherheitssystem aufzubauen. Dabei sind die Geräte und Nutzer die Hauptfaktoren für den Entscheid, was erlaubt wird und was nicht.  

  3. Artisan Security: Der Schwerpunkt liegt auf massgeschneiderten manuellen Lösungen anstelle von Automatisierung und standardisierten Tools. 

  4. «Disconnect» im Sicherheitsansatz: Sicherheitsteams, Strategien, Technologien und Prozesse für Netzwerke, Geräte und Identity arbeiten getrennt voneinander. 

  5. Mangelnde Verpflichtung zum Lifecycle: Sicherheitskontrollen und -prozesse werden als Momentaufnahmen behandelt, anstatt sie als Teil eines kontinuierlichen Lebenszyklus zu sehen. 

 

Security by Design: Sicherheit ganzheitlich gedacht 

Security ist aber kein rein technisches Thema und auch keine Eintagsfliege. Sicherheit muss in einen grösseren Kontext gestellt werden. Rechtliche Fragen, Schulungen, Sensibilisierung der Mitarbeitenden, angepasste Abläufe und ein Adoption-Programm sind ebenso entscheidend.  

Neue Prozesse müssen etabliert und im Arbeitsalltag verankert werden, um die Weichen für ein sicheres Arbeiten in der Cloud zu stellen. Dazu gehören zum Beispiel das Monitoring neuer Cloud-Funktionalitäten, Veränderungen in der Bedienung oder Administration von Funktionalitäten, neue Einstellungen, aktualisierte Regulatorien oder Vertragsbedingungen. 

Microsoft-Cloud-Kunden erhalten monatlich zwischen 100 und 300 Benachrichtigungen ausschliesslich über technische Anpassungen. Neben diesen Updates gibt es auch einseitige Änderungen in den Verträgen und Sicherheitsdokumentationen sowie gesetzliche und regulatorische Neuerungen, die die Cloud betreffen. Den Überblick zu behalten und sich richtig zu verhalten, ist zeitintensiv und erfordert das Zusammenspiel unterschiedlichster Disziplinen. Wir vereinfachen Unternehmen diese Aufgabe und unterstützen sie dabei, mit der Cloud Schritt zu halten (mehr erfahren).  

“Neue Prozesse müssen etabliert und im Arbeitsalltag verankert werden, um die Weichen für ein sicheres Arbeiten in der Cloud zu stellen.”

   

Für klare Sicht in der Cloud 

Moderne Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn sie sicher ist. Sicherheit kann man aber nur verstehen, wenn man die Collaboration-Szenarien und die unterschiedlichsten Arbeitsweisen kennt. Wir sind mit der Microsoft Cloud gross geworden, haben langjährige Erfahrung im Bereich Zero Trust für M365 und etablieren seit über 20 Jahren als Collaboration-Spezialisten moderne Arbeitsweisen in Unternehmen. Collaboration und Security denken wir als eine Einheit und vollumfassend. Wir kennen die Herausforderungen und typischen Fehler und wissen, wo man anfangen sollte und wie man das interdisziplinäre Zusammenspiel meistert.  

Challenge #6: Auflösung von Wissenssilos

Je grösser das Unternehmen, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Desto schwieriger ist es auch, den Überblick zu behalten. Zudem arbeiten und kommunizieren die Abteilungen oft in Silos. Dabei ist der Austausch von Wissen und Informationen gerade in Zeiten von Remote-Arbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor.

“Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.”
— John Naisbitt


STATUS QUO: UNTERNEHMENSWISSEN IST IN SILOS VERSTECKT

Wissen ist heute eine der wertvollsten Ressourcen. Als solche gewinnt es rasant an Bedeutung – nicht nur in der Wirtschaft in Form von Technologie- oder Handlungskompetenz, sondern auch in anderen Lebens- und Arbeitsbereichen. Doch Wissen ist oft ungleich verteilt oder in Unternehmenssilos versteckt.




DAS PROBLEM: INFORMATIONSCHAOS UND WISSENSLÜCKEN BREMSEN DIE ARBEITSABLÄUFE

Wie lässt sich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden? In der Theorie wird Wissen in zwei Kategorien eingeteilt: implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist einfach erklärt: Dazu gehören Informationen, die in irgendeiner Form erfasst und dokumentiert wurden. Explizites Wissen kann relativ leicht von anderen Mitarbeitenden adaptiert werden. Beispiele hierfür sind Prozessbeschriebe, Checklisten, Notizen, Anleitungen oder Arbeitsanweisungen.

Kritisch ist der Umgang mit implizitem Wissen, auch als stilles Wissen bekannt, denn es existiert nicht in schriftlicher Form. Mitarbeitende sind oft nicht in der Lage, dieses Wissen verbal oder schriftlich zu formulieren. Implizites Wissen wird durch langjährige Erfahrungen erworben. Je grösser der implizite Wissensspeicher eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, desto gefährlicher ist der Wissensverlust für das Unternehmen, wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Kulturelle und strukturelle Herausforderungen

Vor allem Unternehmen mit einer traditionellen Organisation und Kultur stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wissenshortung. Unternehmen ohne Wissensmanagement-System laufen Gefahr, dass Wissen nicht mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt wird, um ein Alleinstellungsmerkmal zu wahren. Wenn eine Arbeitskraft mit Expertise das Unternehmen verlässt, können bedeutende Wissenslücken entstehen.

Auch alte und streng abgegrenzte Berechtigungsstrukturen verhindern den einfachen Austausch von Wissen zwischen den Abteilungen. In vielen Fällen ist nicht einmal bekannt, dass Wissen bereits intern existiert. Zwar existiert dieses Wissen oft in schriftlicher Form, etwa als Anleitung in privaten Notizbüchern oder Dokumentationen abgelegt auf Laufwerken. Doch nur ein kleiner Personenkreis kann die Informationen auch aufrufen.

“Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen der Wissensentkopplung.”

DIE LÖSUNG: EIN KNOWLEDGE CENTER, VON DEM ALLE PROFITIEREN

Eine wirksame Lösung adressiert sowohl die technischen als auch die strukturellen und kulturellen Herausforderungen. Zwei Fragen stellen sich:

1) Wie können Firmen das implizite Wissen ihrer Mitarbeitenden in explizites Wissen umwandeln?

2) Wie können andere Mitarbeitende einfach auf den Wissensspeicher der Firma zugreifen?

Genau hier setzt die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee an. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die Transparenz schafft und wichtige Informationen konsolidiert. Wissen lässt sich von Personen entkoppeln, indem das implizite Wissen in Wissensbeiträgen festgehalten wird. Einfache Vorlagen helfen den Mitarbeitenden, Struktur und Einheitlichkeit über alle Formate hinweg zu wahren.


DAS ERGEBNIS: WISSEN IST SCHNELL ZUGÄNGLICH – UND BLEIBT IM UNTERNEHMEN

Mitarbeitende können schnell und einfach auf Wissen und Wissensträger zugreifen – wo und wann immer sie arbeiten. Durch vordefinierte Kategorien ist das Wissen der unterschiedlichen Fachbereiche über Filter oder Suchfunktionen leicht auffindbar.

Damit sind die Informationen direkt in das Tool der täglichen Arbeit integriert – statt in weiteren Subsystemen, die Mitarbeitende erst aktiv öffnen müssen. Durch die saubere Kategorisierung und ein klares Berechtigungskonzept kann jeder das Wissen über die Suche einfach aufrufen. Erst dann können Mitarbeitende effektiv voneinander lernen und ihre Best Practices nachhaltig im Unternehmen verankern.

Bei Bedarf können Mitarbeitende Wissen jederzeit ergänzen. Durch die Funktion Chat2Knowledge lässt sich Wissen mit wenigen Klicks in der ganzen Unternehmung teilen – und das, ohne die Anwendung zu verlassen.

Welche Erfahrungen und Best Practices bringen Ihre Teams mit? Die Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 macht das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden sichtbar – damit alle vom Wissen der anderen profitieren können.

Interne Prozesse vereinfachen: #1 Digitale Spesenabrechnung

Schon einmal mit jemandem gesprochen, der sich auf die Spesenabrechnung freut? Nein? Wir auch nicht. In vielen Unternehmen ist die Spesenabrechnung (in Papierform) noch immer ein lästiges und aufwändiges To-Do. 

“Ich bin ein riesen Fan von Spesenabrechnungen!”
— Niemand, jemals

Wir durften schon einige Kunden bei der Digitalisierung dieser zeitraubenden Tätigkeit unterstützen.

Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Spesenbelegen werden komplett mit PowerAutomate abgewickelt. Die Mitarbeitenden können alle ihre Spesen ganz einfach in wenigen Minuten selbst online eintragen und das zeit-, orts- und geräteunabhängig.

Und so funktioniert es bei MondayCoffee:

Schritt 1: Bild von der entsprechenden Rechnung machen und speichern.

Schritt 2: Gespeicherte Rechnung auswählen und Details eingeben.

Schritt 3: Eingaben kontrollieren, Vorgesetzten auswählen und den Antrag senden!

Das bedeutet auch nicht nur für Sie, sondern für alle in Ihrem Unternehmen, weniger Aufwand und mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Dinge im Daily Business, denn auch der Vorgesetzte benötigt beispielsweise nur einen Klick um die Spesen zu bestätigen und die Buchhaltung erhält alle Beträge übersichtlich in einer Liste und kann sie von dort aus direkt weiterverarbeiten.

Sie wollen Ihre Spesenabrechnung digitalisieren?

So wie bei MondayCoffee, finden wir auch für Sie eine Lösung, die ganz einfach in unsere Modern-Work-Lösung integriert werden kann.

Die Cloud steht nie still. Wie man mit ihrer rasanten Entwicklung Schritt halten kann.

Microsoft-Cloud-Kunden erhalten monatlich zwischen 100 und 300 Benachrichtigungen ausschliesslich über technische Anpassungen. Neben diesen Updates gibt es auch einseitige Änderungen in den Verträgen und Sicherheitsdokumentationen sowie gesetzliche und regulatorische Neuerungen, die die Cloud betreffen. Den Überblick zu behalten und sich richtig zu verhalten, ist insbesondere für regulierte Unternehmen eine grosse Herausforderung.   

In Zusammenarbeit mit Laux Lawyers haben wir ein Angebot entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, mit der M365-Cloud Schritt zu halten. Alexander Hofmann (Laux Lawyers) und Mark Albrecht (MondayCoffee) erläutern, wie ihr gemeinsames Angebot RunTheCloud Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen zu bewältigen. 

Alexander, was fasziniert dich an der Cloud? 

Alexander: Die Interdisziplinarität. Legal, IT, Security, Compliance, die User – die Cloud bringt sie früher oder später alle an einen Tisch. Nicht einmal, sondern immer wieder. Erst das Zusammenspiel aller Stakeholder ermöglicht es, die Opportunitäten der Cloud zu nutzen und Risiken zu minimieren.  

Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark, wie haben MondayCoffee und Laux Lawyers zueinander gefunden? Was verbindet die beiden Unternehmen? 

Mark: Ich bin über ein Whitepaper (Cloud bei Behörden) auf Laux Lawyers aufmerksam geworden. Über die Daten im Footer habe ich sie einfach kontaktiert. Genauso unkompliziert wie diese erste Kontaktaufnahme war auch der Anfang unserer Zusammenarbeit und ist heute das gemeinsame Anbieten von Dienstleistungen. 

Alexander: Wir sind uns sehr ähnlich. Ähnliche Grösse, ähnlicher Mindset und eine geballte Ladung an Kompetenzen auf beiden Seiten.  

Die enge Zusammenarbeit mit IT-Consultants ist Teil unserer Strategie. Bei MondayCoffee, alles andere als ein klassischer IT-Consultant, hat es von Anfang an gepasst. Pragmatisch, unternehmerisch und kundenorientiert arbeiten wir zusammen und für die Kundschaft.  

Mark: Ja – ohne leere Floskeln, sondern in präzisen und konkreten Schritten zum Ziel.  

 

Die Migration in die Cloud ist für viele Unternehmen im regulierten Umfeld eine grosse Herausforderung, das Leben in der Cloud nicht minder anspruchsvoll. Welche Hausaufgaben müssen erledigt werden?  

Alexander: Unternehmen sind es bisher gewohnt, Managed Services zu nutzen. Teilverantwortung der IT wird an einen externen Dienstleister delegiert. Eine 1:1-Beziehung mit einer klaren Governance.  

In der Cloud ist das anders. Es gibt keine eindeutigen Ansprechpartner, die in die Pflicht genommen werden können. Die Cloud wird zu einer “Shared Responsibility” – auch zwischen verschiedenen Parteien im Unternehmen, die sich entsprechend aufstellen und organisieren müssen, um compliant, sicher, einfach und effizient in der Cloud zu arbeiten. 

“Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss.”
— Mark Albrecht, COO MondayCoffee

Mark: Der Umgang mit der Cloud muss vorab klar definiert werden. Gleichzeitig entwickelt sie sich ständig weiter. Es gibt neue Funktionalitäten, Veränderungen in der Bedienung oder Administration von Funktionalitäten, neue Einstellungen, aktualisierte Regulatorien oder Vertragsbedingungen. Ein sicheres und regelkonformes Leben in der Cloud ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der pflichtbewusst und systematisch ausgeführt werden muss: vom Monitoring über die Analyse bis zur Definition und Umsetzung geeigneter Massnahmen. 

 

Mit eurem gemeinsamen Angebot, RunTheCloud, vereinfacht ihr anderen Unternehmen, die die Microsoft 365 Cloud nutzen, diese fortlaufende Aufgabe. Wie genau? 

Mark: Änderungen und Aktualisierungen von Microsoft 365 – sowohl technischer als auch rechtlicher Natur – werden in Echtzeit überwacht, analysiert, nach erforderlichen Massnahmen kategorisiert und mit Handlungsempfehlungen angereichert. Der Kunde bezieht diese aufbereiteten Informationen und Empfehlungen über ein Portal, auf welches er jederzeit Zugriff hat. Das bedeutet: Der Kunde muss sich die Rohdaten nicht selbst auf verschiedenen Kanälen zusammensuchen, analysieren, ihre Relevanz für Geschäftsprozesse, IT-Infrastruktur, Governance-Richtlinien und Benutzerakzeptanz bewerten und daraus dann Aktionen ableiten, sondern kann direkt mit der Umsetzung beginnen. 

Alexander: Genau. Die Basisarbeit wird automatisch erledigt. Das ist ähnlich wie beim Bloomberg-Terminal. Auch hier werden Marktdaten so aufbereitet, dass die internen Spezialistinnen und Spezialisten damit arbeiten und zielgerichtet relevante Themen angehen können. Komplexe Sachverhalte werden verständlich übersetzt und besteht punktuell Bedarf an zusätzlicher Expertise oder Unterstützung bei der Verarbeitung der Themen, stehen wir als Team zur Verfügung.  

“Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen.”
— Alexander Hofmann, Senior Advisor Laux Lawyers

Was schätzen Kundinnen und Kunden besonders an RunTheCloud? Wo liegt das grösste Potenzial? 

Mark: Sie können sich auf das Wesentliche fokussieren. Sich auf kritische Themen vorbereiten und sich vor ungewünschten Überraschungen schützen oder auch schneller von interessanten Neuerungen profitieren. Wir nehmen ihnen die repetitiven Aufgaben ab und machen dank unserer gebündelten Expertise aus rohen Informationen verwertbares Wissen, auf das sie sich verlassen können. 

Alexander: Mit der Cloud verhält es sich wie mit dem Eintritt in einen neuen Markt. Ich muss verstehen, wie ich mich dort verhalten soll, mit den lokalen Gegebenheiten umgehen lernen. Auch wenn man seit der Pandemie nicht mehr nur in die Cloud darf, sondern will, ist sie für viele regulierte Unternehmen noch Neuland. Mit RunTheCloud haben sie einen unsichtbaren Kollegen an ihrer Seite, der ihnen Arbeit abnimmt und dessen Einschätzung sie vertrauen können, ohne alles noch einmal selbst prüfen zu müssen. RunTheCloud schafft Orientierung und unterstützt den kontinuierlichen Lernprozess, welchen wir mit der Cloud haben.  

Challenge #5: Versorgung der Frontline mit aktuellen Informationen und Vertriebsmaterialien

Was haben eine Restaurantkraft, ein Skilehrer und eine AnlagentechnikerIn gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes oft in Vergessenheit. Dabei zielt der Modern Workplace darauf ab, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Mitarbeitenden eines Unternehmens zu vereinfachen.

STATUS QUO: frontline worker bleiben oft aussen vor

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos – und viele von ihnen tappen im Dunkeln oder bleiben aussen vor. Zumindest im Vergleich mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro: Während Wissensmitarbeitende mit festem Schreibtischplatz ständig Zugriff auf interne News und Informationen haben, sind Frontline Worker direkt beim Kunden unterwegs. Sie sind es, die in Wartung, Pflege und Flugbegleitung, im Verkauf, Handwerk, Laden und Restaurant arbeiten.

Frontline Worker prägen das Kundenerlebnis, repräsentieren die Marke, garantieren die Qualität der Produkte und halten die Produktion am Laufen. Ihre Arbeit entscheidet über Kundenbeziehungen, Erfolg und Wachstum von Unternehmen – und das in den grössten Branchen der Welt.


DAS PROBLEM: UNGENUTZTES POTENZIAL und wachsender disconnect

Doch das Potenzial vieler Frontline-Mitarbeitenden bleibt ungenutzt. Denn obwohl sie ohne Schreibtisch arbeiten, brauchen sie Zugang zu den Systemen und Informationen des Unternehmens. Die implementierten Technologien sind allerdings oft veraltet. Sie sind nicht darauf ausgelegt, alle Mitarbeitenden nahtlos miteinander zu verbinden – wo auch immer diese gerade arbeiten. Es besteht die Gefahr eines Disconnects zwischen der Frontline auf der einen Seite und Wissensmitarbeitenden sowie Führungskräften auf der anderen Seite.

Damit nicht genug: Laut Beekeeper-Trendreport „Frontline 2023: Trends und Prognosen” führt die Diskrepanz zwischen Führungsebene und Frontline-Teams zu einer höheren Fluktuation.

“Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch.”

 

DIE LÖSUNG: MODERN WORK AN DER FRONTLINE etablieren

Der erste Schritt ist ein Umdenken: Die Arbeit an der Frontline ist bei der digitalen Transformation genauso essenziell wie die Arbeit am Schreibtisch. Modern-Work-Lösungen erschliessen das Potenzial der Frontline-Belegschaft, um Innovationen voranzutreiben und den Unternehmenserfolg im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Durch die Digitalisierung ihrer Arbeit können diese Beschäftigte ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Einblicke schnell und einfach mit allen teilen.

Von neuen Arbeitsweisen und Methoden ...

Die Veränderung beginnt mit dem Verstehen und strukturierten Erfassen der verschiedenen Szenarien der Zusammenarbeit – gemeinsam mit den Mitarbeitenden. Darauf aufbauen kann man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten.

Genauso wichtig ist das Umlernen von alten und hinderlichen Gewohnheiten. Das bedeutet, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, in die digitale Welt zu übersetzen und das neue Arbeiten zu trainieren. Praxisnahe Use Cases stellen sicher, dass die Bedürfnisse an der Frontline erfüllt werden. Mit unserem Modern Workplace sind diese Mitarbeitenden – zumindest digital – plötzlich mittendrin: Sie können den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen. Ob Flugbegleiter oder WartungsmitarbeiterIn, Pfleger oder Barista – jede:r Einzelne wird befähigt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

… zur neuen IT-Infrastruktur und Governance

Erst danach kommt die Systemarchitektur ins Spiel. Entscheidend ist zum einen die Investition in die richtige Technologie (Hard- und Software). Die IT-Infrastruktur wird so aufgesetzt, dass sie einer grösseren und stärker verteilten Belegschaft standhält. Berechtigte Personen müssen jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus sicher auf die Systeme zugreifen können. Zum anderen erfordert die digitale Zusammenarbeit neue Richtlinien für den sicheren Datenaustausch. Ein ganzheitliches Sicherheitsniveau gewährleistet die IT-Compliance und den Datenschutz.

“Mit unserem Modern Workplace können Frontline-Workers den Informationsfluss aktiv mitgestalten und ihre Arbeit selbstbestimmt erledigen.”

Das Ergebnis: MEHR EFFIZIENZ, QUALITÄT UND KUNDENZUFRIEDENHEIT

Frontline-Workers und Wissensmitarbeitende wachsen digital zu einer Gemeinschaft zusammen: Sie arbeiten in derselben Lösung über unterschiedliche Geräte miteinander und erhalten im gleichen Ausmass Informationen in Echtzeit. Beschäftigte können auch fernab vom PC über ihr Smartphone manuelle Aufgaben digital erledigen. Sie haben jederzeit Zugriff auf wichtige und zeitkritische Informationen und können ihre Erfahrungen in Sekundenschnelle mit ihren Kolleginnen und Kollegen teilen.

Über einen Newsfeed lassen sich beispielsweise täglich Posts über Kundenerlebnisse, die aktuelle Wetterlage oder Störungen im Betrieb austauschen.

Frontline-Mitarbeitende sind nicht nur besser integriert und motivierter. Die Digitalisierung ihrer Arbeit unterstützt effizientere Abläufe, verbessert die Produkt- und Servicequalität und steigert damit die Kundenzufriedenheit.

 

MIT MONDAYCOFFEE UNGENUTZTES POTENZAIL ERSCHLIESSEN

Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 bringt das Wissen und das Potenzial aller Mitarbeitenden an einem Ort zusammen. Egal, wo diese arbeiten. 

Neugierig, wie Ihre Frontline Worker zu Innovationen beitragen? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen. 

Challenge #4: Zwischen E-Mail-Chaos und Informationslücken in der Projektkommunikation

ProjektmanagerInnen sind oftmals in viele Projekte gleichzeitig eingebunden, wobei sich ihre Rolle zwischen den Projekten unterscheiden kann. Gemein ist allen Projekten jedoch die Notwendigkeit der Kommunikation mit Mitarbeitenden, KollegInnen und Stakeholdern. Diese Kommunikation kann auf verschiedenen Ebenen oder über verschiedene Medien erfolgen. Nicht selten führt diese Vielfalt zu zunehmender Komplexität, die ohne Struktur schnell zu Chaos führen kann.

E-Mail-Dilemma in Projekten

In vielen Projekten bildet die E-Mail nach wie vor das Herzstück der Kommunikation und wird oft auch für den Austausch von Dateien genutzt. Dies führt häufig zu einer Fragmentierung des Wissens: Haben alle Beteiligten die aktuellen Informationen aus der letzten E-Mail erhalten? Kennen Sie den letzten Projektplan, der als angehängte Exceldatei versandt wurde? Was passiert, wenn später weitere KollegInnen ins Projekt eingebunden werden müssen?

Solche Szenarien ereignen sich täglich in Projekten. Obwohl die E-Mail die anerkannteste Form der Geschäftskommunikation ist, wirkt sie gleichermassen limitierend für die gemeinsame Zusammenarbeit. Zudem ist der Zugriff auf die Information immer auf das jeweilige Postfach beschränkt.

Die Übersicht über Qualität, Umfang, Zeit und Kosten – wesentliche Faktoren eines jeden Projekts – wird dadurch unnötig erschwert. Ganz zu schweigen von einer Struktur, die von allen Projektmitgliedern verstanden wird.

 

Strukturelle Stolpersteine in der Projektwelt und Lösungsansätze

Dass Struktur notwendig ist, liegt auf der Hand. Doch was passiert, wenn Projekt A eine Struktur A aufweist und Projekt B eine andere? Ganz zu schweigen von den Projekten C, D, E.

Technische, organisatorische und administrative Voraussetzungen können abweichen und die Projektbeteiligen vor grosse Herausforderungen stellen. Wenn Mitarbeitende wöchentlich oder täglich zwischen Projekten wechseln, kann die Orientierung schnell verloren gehen, und die Spielregeln des einen Projekts werden fälschlicherweise auf das andere angewandt.

Es ist sinnvoll, dass Projekte einen einheitlichen Rahmen aufweisen und Mitarbeitende einmalig in dessen Nutzung eingewiesen und geschult werden. Dieses Vorgehen verringert den Wechselschmerz und schafft Handlungssicherheit bei allen Beteiligten. Zudem bündelt es alle notwendigen Informationen an einem Ort, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.

Doch welche Voraussetzungen und Eigenschaften sollte ein solcher Rahmen aufweisen?

  • Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

  • Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

  • Offene Kommunikation an einem Ort (E-Mail, Besprechungen, Aufgaben)

Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit

Ob lang geplant oder spontan begonnen – wenn das Projekt startet, sollte man nicht unnötig durch Administration aufgehalten werden, sondern eine bewährte Vorlage in wenigen Augenblicken zur Verfügung haben. Mit CoffeeNet 365 lassen sich Projekträume in Teams innerhalb von wenigen Minuten eröffnen und von überall aus aufrufen.


Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement

Die Bedeutung dieses Themas haben wir bereits in der Challenge #2 verdeutlicht. Eine gute Datenablage verhindert, dass KollegInnen falsche Informationen als Grundlage ihrer Arbeit verwenden oder andere Projektbeteiligte nach dem aktuellen Projektplan, dem letzten Meeting oder der E-Mail von letzter Woche fragen müssen. Finden statt suchen erspart redundante Kommunikation.


Offene Kommunikation an einem Ort

Abschliessend bleibt der Aspekt der offenen oder transparenten Kommunikation. E-Mails und relevante Informationen dürfen nicht in privaten Postfächern verschwinden, sondern müssen allen Beteiligten an einem dafür vorgesehen Ort vorliegen. Ausnahme sind nur bei besonders sensitiven oder schützenswerten Daten erlaubt. Dieser Ort ist heute mehr denn je in Teams zu finden. CoffeeNet 365 hilft die Kommunikation zu bündeln, E-Mails und Anhänge transparent abzulegen und reduziert somit die Notwendigkeit von Abstimmungsgesprächen erheblich.

Neugierig, wie Sie die Kommunikation in Projekten optimieren können? Sprechen Sie uns an, und wir schauen gemeinsam, wie Sie von E-Mails zu einer transparenten Kommunikation in Projekten kommen können.

Team up mit MondayCoffee & Athletes Network

MondayCoffee geht eine Partnerschaft mit Athletes Network ein. Auf dem jährlichen swiss unihockey Symposium, einem Event für ehemalige und aktuelle SpielerInnen und andere Beteiligte des Unihockeys, lernten wir das Schweizer Netzwerk für aktive und ehemalige AthletInnen kennen – und waren gleich begeistert.  

Das Athletes Network bietet innovative Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung im Sport. Ihre Plattform dient als zentrale Anlaufstelle für Jobs, Weiterbildungen und eine engagierte Community – von der beruflichen Umorientierung nach der Sportkarriere bis zur Unterstützung während der sportlichen Laufbahn. 

Eine Leidenschaft, die verbindet 

Die Qualitäten von AthletInnen – wie Ehrgeiz, Disziplin, Weiterentwicklung und Teamgeist – stimmen mit den Eigenschaften unserer Mitarbeitenden bei MondayCoffee überein. Wir sind überzeugt, dass sich unter den AthletInnen viele Talente befinden, die unser Team ergänzen können. 


Warum AthletInnen gut zu MondayCoffee passen 

Als AthletIn triffst du bei MondayCoffee nicht nur auf einige Gleichgesinnte. Du bringst auch wichtige Eigenschaften mit, um unsere abwechslungsreichen Herausforderungen zu meistern.  

  • Ehrgeiz 
    AthletInnen fühlen sich in der Pole Position wohl und sind immer vorne mit dabei – genau wie wir. Ehrgeiz prägt unsere Arbeitsweise und unsere Ansätze. Ob im Wettkampf oder beim Thema Modern Work – mit Sportsgeist setzt du dich gerne an die vorderste Front. 

  • Disziplin 
    AthletInnen sind bekannt für ihre Disziplin. Die strikte Einhaltung von Trainingsplänen, Ernährungsvorgaben und Wettkampfregeln ist der Schlüssel zum Erfolg im Sport. Ähnlich ist es in der ICT-Welt, wo die Einhaltung von Best Practices, Sicherheitsprotokollen und Entwicklungsrichtlinien von entscheidender Bedeutung ist. Beide Welten verstehen die Wichtigkeit von Disziplin und setzen sie konsequent in ihrem jeweiligen Bereich um. 

  • Stetige Weiterentwicklung 
    Sowohl im Spitzensport als auch bei der Digitalisierung der Arbeitsweise ist die kontinuierliche Weiterentwicklung unerlässlich. AthletInnen trainieren hart, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und immer wieder neue Höchstleistungen zu erzielen. Unternehmen müssen stets auf dem neuesten Stand bleiben, um mit den sich schnell ändernden Technologien Schritt und den Modern-Work-Muskel fit zu halten.  

  • Teamgeist 
    Teamwork ist sowohl im Sport als auch im Beruf ein Erfolgskriterium. Die Partnerschaft zwischen MondayCoffee und Athletes Network basiert auf diesen gemeinsamen Werten. Gemeinsam wollen wir Talente fördern. 

“Diese Partnerschaft eröffnet neue Türen für die Talentakquise und für berufliche Entwicklungen, die über die traditionellen Pfade hinausgehen. Gemeinsam setzen wir auf Talente, die Erfolge erzielen wollen – sei es im Wettkampf oder in der Welt von Modern Work.”

René Möckli, HR Development Manager

 
 

So werden Meetings wieder zum effizienten Tool

Wissensmitarbeitende und ManagerInnen können ein Lied davon singen: Meetings rauben Zeit und Nerven. Sie haben grundsätzlich keinen guten Ruf. Wie so vieles eine Frage der Technologie: Denn es gibt durchaus Tools, die den Stress reduzieren und erfrischend effiziente Besprechungen unterstützen. 

 

Meeting-Burnout als Kostenfaktor und Produktivitätsbremse 

Oft sind die Arbeitstreffen ineffizient und haben für die eigene Arbeit wenig Relevanz. Fragen wie «Was wird heute eigentlich besprochen?» oder «Warum werde ich zu diesem Call eingeladen?» geistern durch die Köpfe, während der Schreibtisch überquillt.  

Allein die Unternehmensführung verbringt gemäss einer aktuelle Marktstudie 3,6 Arbeitsstunden pro Woche mit unnötigen Meetings. Bei Wissensmitarbeitenden sind es vier Stunden pro Woche, was deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr kostet. 

Ein weiteres Phänomen: Besprochene Themen bleiben mehr oder weniger ungeklärt. Nicht immer ist klar, was überhaupt entschieden wurde und wer sich um welche Aufgabe kümmert. Die Verbindlichkeit von Meetingresultaten sinkt. Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden, nagt mit der Zeit auch am Betriebsklima. 

“Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten.”

 

Produktivität lebt vom Austausch 

Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren. 

Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten: 

  • kreatives Erarbeiten von Konzepten, Planungen, Texten oder Designs  

  • Treffen grösserer Entscheidungen  

  • Vereinbaren und Verteilen von Aufgaben  

  • Lernen von anderen, woran sie gerade arbeiten 

  • zwischenmenschliche Erfahrungen 

  • Schaffen einer gesunden Unternehmenskultur 


Meeting Management strafft die Abläufe 

Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?  

Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist. 

Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.  

So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams. 


Ein Arbeitsplatz, der sich (fast) selbst organisiert 

Die Meeting-App von MondayCoffee bringt alles an einer Stelle zusammen. Kommen neue Daten hinzu, werden sie integriert erfasst – vom Termineintrag über das Besprechungsprotokoll und die Ablage bis zu den definierten Aufgaben. Redundante Informationen und Eingaben bei Termindaten und die Teilnehmerkontrolle entfallen.  

Damit sind nicht nur alle Informationen an einem Ort zugänglich, sie lassen sich dort auch gemeinsam bearbeiten. Und das mit einer unsichtbaren Stütze: Das Tool automatisiert viele ehemals manuelle Tasks.  

Dadurch arbeiten AnwenderInnen in Microsoft Teams effizienter und können alles klar dokumentieren. Egal, ob für den Kickoff mit Externen oder das Jour fixe.  


Vom Termin zur Aufgabenverwaltung ohne Toolchaos 

Die Meeting-App von CoffeeNet 365 reduziert Besprechungen auf das Wesentliche. Durch die toolgestützte Planung, Durchführung und Dokumentation an einem Ort.  

Der Prozess ist ganz einfach:  

  1. Termin in Outlook erstellen 

  2. Termin mit der Meeting-App verbinden 

  3. Agenda vorbereiten 

  4. Meeting halten 

  5. Protokolleinträge erfassen und klassifizieren 

  6. Protokoll als PDF teilen 

  7. Definierte Aufgaben direkt in Planner verwalten 

Besprechungs-Ablauf mit Tooleinsatz

Die Meeting-App vereinfacht den gesamten Ablauf von der Terminerstellung über die Vorbereitung bis zur Dokumentation und Aufgabenverteilung. 

Wichtige Meeting-Inhalte sind auch ohne akribisches Mitschreiben schnell dokumentiert. Sie teilen dem Tool einfach mit, was als Info, Entscheid oder Aufgabe im Protokoll erfasst werden soll. Und mit wenigen Klicks ist ein professionell formatiertes Besprechungsprotokoll als PDF erstellt und geteilt. 

Prozesse für Menschen – nicht andersherum 

Unproduktive Besprechungen sind nicht nur eine Zeit- oder Kostenfrage. Langfristig nagen sie an der Arbeitsmoral und der Produktivität jedes Einzelnen. Ein modernes Meeting-Tool vereinfacht die Prozesse so, wie es die NutzerInnen tatsächlich brauchen.  

Neugierig, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an und wir finden es heraus. 

Ideen-Management: Wo der wahre Schatz begraben liegt

Der Wert der meisten Unternehmen liegt in ihren Mitarbeitenden. Genauer in der Art, wie diese zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Das bestätigen auch verschiedene Studien: Je besser Menschen miteinander kommunizieren, umso erfolgreicher ist meist das Unternehmen. Warum ist das so? Und welchen Mehrwert bringen die Menschen jenseits ihrer Kernaufgaben? 

Veränderungen schaffen Ideen, Ideen schaffen Innovationen 

Im Kleinunternehmen wie im Grosskonzern, in der IT wie im Marketing erleben Mitarbeitende immer wieder Situationen, die neue Fragestellungen aufwerfen. Sei es aufgrund äusserer Umstände oder neuer Technologien. Mitarbeitende müssen dann lösungsorientierte Entscheidungen treffen oder neue Ansätze ausprobieren. Manchmal hilft nur, einen Schritt weiterzudenken und neue Ideen zu entwickeln.  

Erst das Zusammenspiel der vielen kleinen Ideen macht eine Organisation erfolgreich. Es ist das Volumen der einzelnen Kreativleistungen aus der Belegschaft, das die Geschäftsziele vorantreibt und die Kreativität einzelner Top-Manager bei Weitem überflügelt. Daraus entstehen letztlich Innovationen.  

Kreativität braucht eine Bühne 

Damit Wissen und Erfahrung nicht aus KollegInnen herausgekitzelt werden muss oder bei einem Personalwechsel verlorengeht, braucht es ein toolgestütztes System. Eine digitale Ideenschmiede. Denn ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen. 

“Ohne das passende Werkzeug, um die Kreativleistung anzuzapfen, bleiben brillante Einfälle mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzt oder werden gar nicht erst gesehen.”



CoffeeNet 365 bietet dafür eine spezielle Lösung: Die Plattform ist mit einer Funktion zum Speichern, Organisieren, Analysieren und Bewerten von Ideen ausgestattet. Mitarbeitende können damit ihre Wünsche, Vorschläge und Anreize direkt in Microsoft Teams oder SharePoint einbringen.  

Mitarbeiterideen als Treibstoff für Innovationen 

Welche Wünsche haben die KollegInnen für den Umbau des neuen Bürogebäudes? Gibt es Ideen für neue Produktfunktionen? Und wie lauten die Vorschläge zur Prozessverbesserung?  

Solche und ähnliche Fragen sind mit einem digitalen Ideen-Management schnell und übersichtlich beantwortet. Es spielt keine Rolle, um welche Art von Information es sich handelt oder wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden. Jede einzelne Domäne lässt sich als Kampagne aufsetzen, um die wesentlichen Fragestellungen an einem zentralen Ort zu adressieren.  

Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl. Wenn projektbezogene Informationen leicht zugänglich sind, können Mitarbeitende leichter zusammenarbeiten. Davon profitieren sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen: In einer Studie berichteten 55 % der befragten Mitarbeitenden, die sich auf die Zusammenarbeit fokussieren, dass der Umsatz in den letzten drei Jahren gestiegen ist. Mit einer besseren Vernetzung sinkt ausserdem die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden kündigen. 

“Das Ideen-Management findet an einem zentralen Ort statt. Das schafft Transparenz und unterstützt das Wir-Gefühl.”

 

Die Vorteile von digitalem Ideen-Management im Überblick: 

  • orts- und zeitunabhängiges Brainstorming 

  • Single Source of Truth für alle Ideen 

  • hohe Ideenqualität durch strukturierte Information 

  • Überblick und schnelles Wiederfinden durch Suchfunktion 

  • effiziente und informierte Entscheidungsfindung 

  • höhere Mitarbeiterbeteiligung und -motivation 


Smarte Formulare sorgen dafür, dass jeder die Idee versteht 

Beim Sammeln von Ideen stellen Formulare sicher, dass der einzelne Inhalt mit den erforderlichen Zusatzinformationen ergänzt wird. Auf diese Weise können auch andere KollegInnen oder das Management den Kontext auf Anhieb verstehen. Zu diesem Zweck lassen sich themenbezogene Felder zur Ideenbeschreibung abfragen.  

Mögliche Abfragefelder sind zum Beispiel: 

  • betroffener Prozess 

  • Kunde  

  • Produktlinie 

  • Zeitraum 

  • zugrundeliegende User Story 

  • vorgeschlagener Mitteleinsatz  


And the Winner is … 

Nach dem Einreichen der Idee folgt ein spannender Schritt: die Einschätzung durch die KollegInnen. Wie bewerten andere die einzelnen Ideen? Welche Vorschläge stechen heraus und welche erscheinen weniger sinnvoll? Die einzelne Idee kann ganz intuitiv in Microsoft Teams gelesen und mit einem Klick bewertet werden. So wird schnell klar, welche die «Hot Topics» sind. 

Nach der Bewertung der Ideen vom zuständigen Team oder den Verantwortlichen folgt die Kategorisierung. Dabei lassen sich die Ideen grob hinsichtlich ihrer weiteren Verarbeitung einteilen. Der jeweilige Tag signalisiert den Ideengebenden auf einen Blick, wie es um ihre Idee steht.  

Abschliessend geht es an die Umsetzung der Gewinner-Idee. Je nach Fragestellung können direkt die ersten Aufgaben zugewiesen werden – sei es für die Entwicklung eines neuen Produkts, die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder den Ausbau des nächsten Offsite-Standorts. 

 

Nie wieder eine gute Idee verpassen 

Falls Sie sich jetzt fragen, welches Innovationspotenzial in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden schlummert: Die Antwort ist nur einen Klick entfernt.  

Challenge #3: Meetings als grosse Zeitfresser

Wissensmitarbeitende und ManagerInnen können ein Lied davon singen: Meetings rauben Zeit und Nerven. Sie haben grundsätzlich keinen guten Ruf. Wie so vieles eine Frage der Technologie: Denn es gibt durchaus Tools, die den Stress reduzieren und erfrischend effiziente Besprechungen unterstützen. 

 

Meeting-Burnout als Kostenfaktor und Produktivitätsbremse 

Oft sind die Arbeitstreffen ineffizient und haben für die eigene Arbeit wenig Relevanz. Fragen wie «Was wird heute eigentlich besprochen?» oder «Warum werde ich zu diesem Call eingeladen?» geistern durch die Köpfe, während der Schreibtisch überquillt.  

Allein die Unternehmensführung verbringt gemäss einer aktuelle Marktstudie 3,6 Arbeitsstunden pro Woche mit unnötigen Meetings. Bei Wissensmitarbeitenden sind es vier Stunden pro Woche, was deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr kostet. 

Ein weiteres Phänomen: Besprochene Themen bleiben mehr oder weniger ungeklärt. Nicht immer ist klar, was überhaupt entschieden wurde und wer sich um welche Aufgabe kümmert. Die Verbindlichkeit von Meetingresultaten sinkt. Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden, nagt mit der Zeit auch am Betriebsklima. 

 

Produktivität lebt vom Austausch 

Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren. 

Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten: 

  • kreatives Erarbeiten von Konzepten, Planungen, Texten oder Designs  

  • Treffen grösserer Entscheidungen  

  • Vereinbaren und Verteilen von Aufgaben  

  • Lernen von anderen, woran sie gerade arbeiten 

  • zwischenmenschliche Erfahrungen 

  • Schaffen einer gesunden Unternehmenskultur 


Meeting Management strafft die Abläufe 

Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?  

Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist. 

Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.  

So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams. 

Ein Arbeitsplatz, der sich (fast) selbst organisiert 

Die Meeting-App von MondayCoffee bringt alles an einer Stelle zusammen. Kommen neue Daten hinzu, werden sie integriert erfasst – vom Termineintrag über das Besprechungsprotokoll und die Ablage bis zu den definierten Aufgaben. Redundante Informationen und Eingaben bei Termindaten und die Teilnehmerkontrolle entfallen.  

Damit sind nicht nur alle Informationen an einem Ort zugänglich, sie lassen sich dort auch gemeinsam bearbeiten. Und das mit einer unsichtbaren Stütze: Das Tool automatisiert viele ehemals manuelle Tasks.  

Dadurch arbeiten AnwenderInnen in Microsoft Teams effizienter und können alles klar dokumentieren. Egal, ob für den Kickoff mit Externen oder das Jour fixe.  


Vom Termin zur Aufgabenverwaltung ohne Toolchaos 

Die Meeting-App von CoffeeNet 365 reduziert Besprechungen auf das Wesentliche. Durch die toolgestützte Planung, Durchführung und Dokumentation an einem Ort.  

Der Prozess ist ganz einfach:  

  1. Termin in Outlook erstellen 

  2. Termin mit der Meeting-App verbinden 

  3. Agenda vorbereiten 

  4. Meeting halten 

  5. Protokolleinträge erfassen und klassifizieren 

  6. Protokoll als PDF teilen 

  7. Definierte Aufgaben direkt in Planner verwalten 


BESPRECHUNGS-ABLAUF MIT TOOLEINSATZ

Die Meeting-App vereinfacht den gesamten Ablauf von der Terminerstellung über die Vorbereitung bis zur Dokumentation und Aufgabenverteilung. 

Wichtige Meeting-Inhalte sind auch ohne akribisches Mitschreiben schnell dokumentiert. Sie teilen dem Tool einfach mit, was als Info, Entscheid oder Aufgabe im Protokoll erfasst werden soll. Und mit wenigen Klicks ist ein professionell formatiertes Besprechungsprotokoll als PDF erstellt und geteilt. 


Prozesse für Menschen – nicht andersherum 

Unproduktive Besprechungen sind nicht nur eine Zeit- oder Kostenfrage. Langfristig nagen sie an der Arbeitsmoral und der Produktivität jedes Einzelnen. Ein modernes Meeting-Tool vereinfacht die Prozesse so, wie es die NutzerInnen tatsächlich brauchen.  

Neugierig, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an und wir finden es heraus. 

Ein Copilot für (fast) alle Aufgaben

Artificial Intelligence (AI) – oder künstliche Intelligenz (KI) auf Deutsch – ist eine der revolutionärsten Technologien der letzten 50 Jahre. Sie bietet beeindruckende Funktionen, führt zu schwindelerregenden Unternehmensbewertungen und stellt uns alle vor neue Herausforderungen – von denen die meisten noch nicht absehbar sind.  

An sich ist AI nicht neu: An Universitäten wurde bereits in den 1950ern damit experimentiert. Neu ist aber, dass die massive cloudgestützte Rechenkapazität inzwischen deutlich stärkere Modelle hervorbringt. Die Anzahl leistungsfähiger Generative-AI-Tools explodiert geradezu. Nutzen wir die Technologien mit Herz und Verstand, zeigt sich ihr wahres Potenzial. Zum Beispiel am Modern Workplace. 

 

Was leistet AI bei der täglichen Arbeit?  

Im Jahr 2022 nutzten laut Bitkom 9 Prozent der Unternehmen bereits AI. Dabei arbeiten viele Menschen bereits täglich mit der Technologie, ohne sich dessen bewusst zu sein. Mittlerweile funktioniert jede Microsoft 365 App AI-gestützt, um einzelne Aufgaben zu erleichtern und subtil die Produktivität zu steigern.  

Ein paar Beispiele: 

  • In Teams-Calls sorgt AI für einen besseren Sound und optimiert die Videoübertragung entsprechend der verfügbaren Verbindungsqualität. Die Echtzeit-Übersetzung in den Calls vereinfacht die Zusammenarbeit in mehrsprachigen Teams.  

  • Die KI kann auf E-Mails und Teams-Nachrichten passende Antworten vorschlagen und direkt übersetzen. 

  • PowerPoint-Slides lassen sich binnen Sekunden mit KI-generierten Layoutvorschlägen aufhübschen.  

  • Bilder werden im Cloudspeicher OneDrive automatisiert mit Tags ausgestattet, die die NutzerInnen bei der Bildersuche unterstützen.  

  • Word-Texte lassen sich im Hinblick auf Grammatik und Stil optimieren und Excel-Tabellen mittels AI-Analyse rasch überfliegen und erfassen.  

 

Nächste Station: Microsoft 365 Copilot 

Die Reise geht noch viel weiter: Nach der Investition in OpenAI, dem Unternehmen hinter ChatGPT, hat Microsoft angekündigt, ihre Apps an vielen Stellen künftig noch stärker mit Next-Gen-AI zu unterstützen. Unter dem Begriff «Microsoft 365 Copilot» wird ein Large Language Model (LLM) mit den Benutzerdaten der Mitarbeitenden verknüpft, um das Arbeiten noch produktiver zu gestalten. Der Copilot ist auf zwei Arten integriert: in die einzelnen Apps und als neuer Business-Chat, der Ihr Team appübergreifend unterstützt.  

Noch sind es nur Ankündigungen, aber Microsoft verspricht uns mit dem Copilot spannende Mehrwerte. Alles, was es dafür braucht, sind ein paar Textbefehle (Prompts) wie: 

  • Entwirf einen 2-seitigen Projektvorschlag (Word) basierend auf Informationen in dieser Präsentation und dieser Excel-Tabelle. 

  • Erstelle eine 10-seitige Präsentation basierend auf dieser Word-Datei und setze dabei relevante Fotos ein. 

  • Fasse E-Mails in Outlook zusammen, die ich während des Urlaubs verpasst habe.  

  • Fasse in einem Teams-Meeting zusammen, was sich bisher ereignet hat. 

  • Stelle für die bevorstehende Kundenbesprechung die wichtigsten Punkte zusammen aus den bestehenden Chats, E-Mails und Dokumenten. 

 

The fool with a tool is still a fool …  

Mit unserem Modern-Work-Ansatz wollen wir diese technologischen Neuerungen einsetzen, um deren Produktivitätspotenziale zu realisieren. Die Verfügbarkeit solcher Tools und Funktionalitäten allein bringt allerdings noch keine Vorteile.  

Quelle: Microsoft

Zuerst müssen die Menschen hinter der Technologie lernen, sie ganz bewusst anzuwenden. Nur dann entstehen daraus Mehrwerte. 

Diese Fähigkeit der AnwenderInnen bezieht sich auf mehrere Dimensionen: Die Bedienung der Tools ist das Eine. Das Andere sind die Vereinbarungen in der täglichen Zusammenarbeit und die kritische Einordnung dessen, was die Tools produzieren. All das sind kleine Bausteine einer modernen Arbeitsweise, die Grosses bewirken kann.  

Gespannt, wie AI Ihre Arbeit vereinfachen kann? Wir zeigen es Ihnen.  

​​Reguliert in der Cloud: Chancen und Grenzen​ 

Cloudbasierte Services und vernetztes Arbeiten gehören in vielen Unternehmen schon lange zur Routine. Auch in regulierten Branchen schlägt der neue Arbeitsmodus immer höhere Wellen. Dahinter steht die Hoffnung, durch die neuen Chancen effektiver zu arbeiten und Marktveränderungen besser gewachsen zu sein. Ohne die Compliance zu gefährden.  All das ist möglich – mit etwas Geduld, dem richtigen Ansatz und realistischen Erwartungen. Ein Interview mit Joachim Marte, Director Sales & Strategic Business Development.  

Joachim Marte, Director Sales & Strategic Business Development

Die Cloud-Nutzung im regulierten Umfeld – ein begehrtes Thema. Was hat sich in den vergangenen Jahren getan und wo stehen wir aktuell?  

Joachim Marte (JM): Begehrt, aber auch gescheut – viele Firmen haben immer noch grossen Respekt vor der Migration. Die Bankenwelt hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Institute mussten sich schneller als je zuvor an die neuen Marktbedingungen anpassen und für sich und ihre Kunden neue Geschäftsmodelle erarbeiten. Dabei waren Kryptowährungen, volatilere Aktienmärkte, instabile Wirtschaftsmärkte und vor allem die Corona-Pandemie Treiber der digitalen Innovation in Bezug auf Arbeitsmittel.  

An vielen Orten entstanden neue Herausforderungen. Die bis zu diesem Zeitpunkt sehr starren Prozesse – die gut funktioniert haben und zur Wahrung von Identität, Vermögen und Persönlichkeitsrechten notwendig sind – nun mit neuen Medien, einer neuen Art der Kommunikation und den Cloud-Komponenten anzureichern. Kunden, Mitarbeiter, Partner – alle waren auf einmal im Homeoffice und mussten auf physische Präsenz verzichten. Es musste also schnell gehen. Sehr schnell.  

Viele Banken haben sich auf die Reise in Richtung Cloud begeben, um ihre Abläufe zu verbessern, Mitarbeitenden entgegenzukommen und effizienter zu arbeiten.

“Viele Banken haben sich auf die Reise in Richtung Cloud begeben, um ihre Abläufe zu verbessern, Mitarbeitenden entgegenzukommen und effizienter zu arbeiten.”

  

Welche Ansätze haben sich bewährt?  

JM: Die Banken haben sich zunächst darauf konzentriert, ein Fundament für die Cloud-Nutzung zu schaffen. Eine Basis, wie die Umgebung Microsoft 365 parametrisiert werden muss, damit sie schrittweise an Anwendungsfällen der Banken angepasst und geöffnet werden kann. Sie haben sich intern und mithilfe von Fachberatungsstellen juristisch und technologisch unterstützen lassen, Konzepte ausgearbeitet und die Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung ermöglicht.  

Anbieter wie Microsoft haben mit ihren Cloud-Diensten eine Opportunität eröffnet, diesen raschen Bewegungen und Veränderungen Herr zu werden. Dabei bildeten sich Communities zwischen Kantonalbanken, Privatbanken und anderen regulierten Unternehmen, um sich gegenseitig darin zu unterstützen, mit den neuen Themen der Cloud richtig umzugehen. 

Wo stiess man an Grenzen oder wo traf nach der Begeisterung Ernüchterung ein?  

JM: Knifflig wird’s beim Thema Kontrolle, Sicherheit und Compliance. Banken waren auf einmal damit konfrontiert, dass sie Kontrolle abgeben, externen Anbietern wie Microsoft Vertrauen schenken, ihre Türen einen Spalt öffnen und für neue Weisungen, Regelwerke und Kontrollstellen sorgen mussten.  

Das erforderte ein Umdenken und Umlernen. In der vertrauten Informatikwelt wurde auf dem klassischen Perimeter-Schutz aufgebaut, dem Prinzip der Burg: Ich baue hohe Mauern, mache es besonders schwer einzutreten, verriegle alle Zugänge oder stelle Wachposten auf. Die Bewohner der Burg empfanden dies als ausreichend, da potenzielle Angriffe eher von aussen kamen.  

Mit der Cloud-Nutzung verlängerten sich die Prinzipien des Schutzwalles hin zu Microsoft. Schützenswerte Dokumente waren auf einmal von überall auf der Welt einsehbar. Das musste unter den Bedingungen und Vorgaben der Aufsichtsorgane passieren, sicher und kontrolliert. 

Es stellte sich also die Frage: Wie genau kann ich die Vorgaben der Regulierungsbehörden einhalten, wenn ich doch Kontrolle verliere, oder sogar Dienste beanspruche, bei denen eine Gewährleistung von Business Continuity eine neue Risikobewertung mit sich bringt? Genau an dieser Stelle befinden sich die meisten der Banken aktuell. 

“Die Cloud-Nutzung erfordert ein Umdenken und Umlernen. ”

Womit beginnt das Arbeiten in der Cloud – und welche Use Cases haben sich etabliert?  

JM: Zuerst haben sich die meisten Banken in unserem Kundenportfolio damit beschäftigt, das Fundament zu legen, Grundlagen zu erarbeiten, welche Inhalte und Informationen besonders schützenswert sind, und eine Compliance- und Governance-Strategie der Cloud adaptiert.  

Aufbauend auf diesem Fundament wurden dann einzelne Use Cases entwickelt. Simpel ausgedrückt: Ich möchte modern mittels Microsoft Teams zusammenarbeiten, Dateien sicher austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten, nahtlos Homeoffice ermöglichen etc. 

Da jeder Dienst auf Basis von Use Cases dann an die ursprünglichen Schutzgedanken adaptiert werden muss, konnte man dann sehr schnell fokussiert auf dem Anwendungsfall die betroffenen Dienste diskutieren, eine Risikoanalyse abhalten und Entscheidungsgrundlagen erarbeiten. All das muss auf juristischen Abklärungen beteiligter Cloud-Datenschutzexperten gestützt sein. 

Was kann man von Vorreitern wie der St. Galler Kantonalbank lernen?  

JM: Die kurze Antwort: mutig sein, ausprobieren und dranbleiben.  

Als Vorreiterin in Sachen Modern Work arbeitet die St. Galler Kantonalbank seit 2019 mit Microsoft 365, 2022 kam Teams dazu. Damit ist sie eine der ersten Banken, die das MS-Tool für die Kommunikation nutzt. Natürlich gab es anfangs Bedenken. Die Technik war das eine, Compliance und Datenschutz das andere.  

Die Crux liegt in der sorgfältigen Prüfung und Umsetzung aller Compliance- und Datenschutz-Themen. Mit MondayCoffee hatte die Kantonalbank einen Partner, der mit technischem Knowhow, Cloud-Wissen und Best-Practices im regulierten Bereich unterstützt – bis zum Erreichen der gesetzten Ziele. 

Ausserdem müssen die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden von der Veränderung überzeugt sein. Die Nutzerinnen und Nutzer brauchen ausreichend Zeit für die Umstellung und sollten in einer sicheren Testumgebung alles ausprobieren können. Dann arbeiten die meisten auch effizient und vor allem gern im neuen Umfeld. 

“Geschäftsleitung und Mitarbeitende müssen von der Veränderung überzeugt sein.”

Wie geht die Reise weiter? Eine Zukunftsprognose.  

JM: Da die Cloud-Welt in rasantem Tempo voranschreitet, ist eine Organisation im regulierten Umfeld neu damit konfrontiert, stetig Änderungen der Cloud und Auswirkungen auf bestehende Verträge, Sicherheitseinstellungen und Schnittstellen zu verfolgen. Das mag herausfordernd klingen – gerade mit Blick auf die klassische Informatik, bei der man den Server gewartet hat und ausrechnen konnte, wie lange die Investition für eine vollständige Abschreibung in Betrieb sein musste.  

Die Vorteile der neuen Welt überwiegen mehr als je zuvor. Mit der effizienten Nutzung der Cloud kann von heute auf morgen ein komplett neuer Geschäftszweig aufgebaut werden. Die Organisation erfährt eine neue Agilität, kann von überall arbeiten und dennoch immer den Anforderungen an Compliance und Security gerecht werden.  

 

Warum Klick-Training nicht ausreicht – und wie Modern Work besser funktioniert

Die neue Software, die der Belegschaft helfen sollte, digitaler und moderner zu arbeiten, ist implementiert. Auch ein Training wurde mit allen Mitarbeitenden absolviert. Doch die alten Arbeitsweisen verharren. Die erhoffte Veränderung bleibt aus. 

Wie eine Software funktioniert und welche Funktionen wo aufrufbar sind, lässt sich oft in kurzer Zeit erklären.  

Modern Work ist aber kein Tool, sondern ein Mindset. Es reicht nicht zu verstehen, wie neue Plattformen funktionieren. Neben der Theorie und dem Warm-up müssen die Mitarbeitenden die Hintergründe und Ziele der Veränderung verstehen. Daneben sind Übung, Ausdauer und Routine nötig. Modern Work ist wie ein Muskel, der trainiert werden will.  

“Modern Work ist kein Tool, sondern ein Mindset.”

Unsere 6 Erfolgskriterien für die Modern-Work-Transformation 

Der Weg zum Modern Workplace hat zwei Dimensionen: die Implementierung einer Software (technische Ebene) und die Einführung der modernen Zusammenarbeit (soziale Ebene). Die Software ist das Mittel zum Zweck. Sie soll uns unterstützen, unsere tägliche Arbeit effizient und sinnvoll zu gestalten. 

Bei MondayCoffee besteht die Modern-Work-Transformation aus sechs Schritten, die aufeinander aufbauen:  

  1. Interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen 

  2. Soll-Ist-Analyse durchführen, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln 

  3. Change-Story frühzeitig und regelmässig kommunizieren  

  4. Neue Arbeitsweisen & Kommunikation gestalten und mit Pilotgruppen testen 

  5. Verantwortung übertragen durch gezielte Rollenverteilung 

  6. Trainingsphasen starten – mit Praxisübungen, Coaching und Vertiefung 

 

Als Erstes lohnt es sich die Situation zu analysieren: 

  • Wo stehen wir heute und warum müssen wir uns ändern? 

  • Was soll erreicht werden und wie kommen wir dorthin? 

  • Was bedeutet das für die Mitarbeitenden und was bleibt gleich? 

 

Die Notwendigkeit der Veränderung, der Mehrwert und die Vision hinter der neuen Arbeitsweise muss identifiziert werden, genauso wie der Umfang, die Bedeutung und die Auswirkungen des Projekts – und zwar auf allen Ebenen. Daraus lassen sich Handlungsfelder ableiten, die als Basis für einen Massnahmenkatalog für die Transformation dienen.  

 

Kein Change ohne Story 

Daraus entsteht auch die Change-Kommunikation. Wir entwickeln mit Kundinnen und Kunden eine Change-Story und einen Change-Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Veränderung konsistent und gezielt auf ausgewählten Kanälen kommuniziert wird.  

Warum ist das wichtig? Als Unternehmen wollen Sie effizienter arbeiten – Ihre Mitarbeitenden wollen aber in erster Linie wissen, was die Umstellung für sie bedeutet. Eine emotionale Verbindung erleichtert das Umdenken, das Annehmen der neuen Prozesse. Wenn Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht in der Kommunikation und den weiteren Massnahmen berücksichtigt werden, dann kann das zu Blockaden und Widerständen führen. Daran sind bereits viele Transformationsprojekte gescheitert.  

“Mitarbeitende müssen wissen, was die Umstellung einer neuen Arbeitsweise bedeutet, um das Umdenken und das Annehmen neuer Prozesse zu erleichtern.”


Routine aufbauen durch gezielte Kommunikation 

Ist die Modern-Work-Software implementiert und sind die Verantwortlichkeiten verteilt, beginnt das Training – kein Klick-Training, sondern die eigentliche Modern-Work-Fitness. Im regelmässigen Turnus wird mit gezielten Trainingsimpulsen der Modern-Work-Muskel aufgewärmt und das Muskelgedächtnis gestärkt. Und zwar immer wieder auf eine neue Art und Weise. 

Zu den Massnahmen gehören zum Beispiel: 

  • allgemeine Information über das Transformationsprojekt und Erfolge 

  • Grundlagen zu den Tools 

  • regelmässige Q&A-Runden 

  • Videos zu den wichtigsten Use Cases 

  • Einführung in die Key-User-Community und den Supportprozess 

  • Best-Practices 


Wann ist die Modern-Work-Fitness erfolgreich? 

Eine gute Fitness besteht aus vielen Facetten. Den grössten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie das Thema ganzheitlich denken. 

Wichtige Erfolgsfaktoren sind unter anderem: 

  • Expectation Management: Das Management muss verstehen, dass durch die neue Arbeitsweise zwar vieles besser wird, sich aber nicht alle Herausforderungen in der Führung gleich in Luft auflösen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie ihre individuelle Arbeitsweise im Sinne des Firmenerfolgs bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.  

  • Vorbildfunktion: Verantwortlichkeiten für Modern Work müssen im Unternehmen strategisch verankert –  und am besten auf mehreren Schultern verteilt werden. Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen müssen sich ihrer Vorbildsfunktion im Klaren sein. 

  • Einsatz und Verbindlichkeit: Engagement, Commitment und Verbindlichkeit sollen auf allen Ebenen gefördert und gefordert werden. 

  • Zeit: Mitarbeitenden brauchen Zeit, um in Modern Work fit zu werden. Sie müssen sich bewusst Zeit dafür nehmen und die neuen Verhaltensweisen in Ruhe trainieren können.  

  • Abwechslung: Immer wieder dasselbe zu trainieren, wird auf Dauer langweilig und ineffizient. Damit das Transformationsprogramm erfolgreich wird, muss es abwechslungsreich sein und viele praktische Übungen enthalten. Innovative E-Learning-Tools wie Micromate verleihen eher trockenen Themen durch Micro-Learning und Gamification einen spielerischen Charakter. 

  • Nähe: Ein Trainer sollte immer in der Nähe sein. Bei Problemen wollen Mitarbeitende nicht erst ein IT-Ticket erstellen und lange auf eine Antwort warten müssen. Wir bei MondayCoffee stellen sicher, dass eine Key-User-Community aufgebaut und gepflegt wird, die Mitarbeitende rasch durch den Prozess begleitet. 

  • Selbstverantwortung: Lern-Portale runden das Trainingserlebnis ab. Sie stehen den Anwenderinnen und Anwendern jederzeit für flexibles Self-Learning zur Verfügung. 

“Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. ”

 

Gute Zusammenarbeit ist eine Frage des Trainings 

Wie Muskeln nicht von heute auf morgen wachsen, lässt sich auch Modern Work nicht durch eine einmalige Klick-Schulung im neuen Modern Workplace erlernen. Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. Sie kann nur funktionieren, wenn alle mitmachen. Wenn die neuen Prozesse begeistern und die Vorteile erkannt werden. 

Wir bei MondayCoffee schaffen dafür den Nährboden. Mit der Modern-Work-Lösung CoffeeNet 365, die neue Arbeitsweisen use-case-basiert abbildet und mit unserem Ansatz zur Modern-Work-Transformation zum Leben erwecken.   

Challenge #2: Dezentrale Dokumentarbeit führt zu redundanten Klonen – und Frust

Immer mehr Mitarbeitende sind von der Lawine an Dokumenten überfordert. Welche Version ist aktuell? Arbeitet der Kollege gerade mit dem richtigen Dokument? Was wurde seit dem letzten Entwurf tatsächlich geändert? 

Status quo: jeder bearbeitet Dokumente eigenständig 

Heute arbeiten Mitarbeitende intern, aber auch mit Externen von verschiedenen Standorten aus digital an denselben Themen. Selbst innerhalb eines Projekts verläuft die Abstimmung zu den Inhalten oft über verschiedene Kanäle, von Telefon über Mail und Chat bis zum persönlichen Kontakt, denn: Die Dokumentenarbeit ist Einzelarbeit. Jeder bearbeitet die Dokumente für sich „im stillen Kämmerlein“ und reicht sie nach Bearbeiten weiter – wie ein physisches Blatt Papier.  


Das Problem: Einzelarbeit führt zu Redundanz und Informationschaos 

Das Teilen erfolgt meist nach altem Prinzip: Attachment-Ping-Pong per Mail. Entwürfe werden isoliert erstellt, zur Abstimmung per Mail/Chat versendet, bearbeitet, womöglich mit neuem Dateinamen gespeichert und wieder zur Abstimmung versendet, bis sie final sind. Durch die isolierte sequenzielle Bearbeitung der Dateien wächst die Anzahl der Dokumentversionen bei jedem Arbeitsschritt. Von jeder Version entstehen viele identische Dateien, die per E-Mail-Anhang teils hundertfach in der Organisation verteilt werden. 

 

So entsteht über den Dokumenten-Lifecycle hinweg eine Armee an redundanten Klonen. Sie belagern E-Mails, persönliche Ordner sowie Arbeitsbereiche. Und die Menge wächst exponentiell, wenn die Zusammenarbeit weiterhin nach altem Prinzip abläuft. 

Typische Fallstricke bei der Einzelarbeit an Dokumenten:  

  • Es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Wer kann schon jederzeit genau sagen, wo sich die aktuell gültige und „finale“ Version eines Dokuments befindet?  

  • Dateinamen sind unzuverlässig und leicht manipulierbar. Der Name einer Word-Datei sagt nichts darüber aus, ob es sich um dasselbe Dokument handelt, das der Kollege meint. 

  • Die Explosion der Redundanz führt schnell zu einer Explosion des Speicherbedarfs, was wichtige IT-Ressourcen beansprucht und unnötig das Budget belastet.  

  • Aus redundanten Kopien werden einmal unkontrollierbare Selbstläufer. Kommen die falschen Versionen in Umlauf, stehen der Projekterfolg, das Markenimage oder Kundenbeziehungen auf dem Spiel.  


Die Lösung: Dokumente gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten  

Diese Knoten lassen sich lösen, indem Mitarbeitende, Partner und Kunden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dafür muss das Umfeld entsprechend eingerichtet sein, so dass die gemeinsame und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung ohne Reibungsverluste und Medienbrüche möglich wird und organisationsweit skaliert werden kann.     

In diesem Prozess adressieren wir bei MondayCoffee eine Reihe an Fragen: Was sind typische Use Cases der Zusammenarbeit? Wer braucht welche Berechtigungen? Welche Funktionen übernehmen Teams-Arbeitsbereiche und welche die persönlichen Arbeitsbereiche? Mit den Antworten gehen teils grosse Veränderungen einher, die branchenspezifische Erfahrung und Fingerspitzengefühl erfordern. 


Alte Gewohnheiten müssen aufbrechen und sich neu formen 

Denn wichtig ist, das Verhalten und die gelernte Arbeitsweise der Mitarbeitenden zu verändern, um das volle Potenzial zu erreichen. Dazu gehört zum Beispiel, dass ein Dokument frühzeitig zur gemeinsamen Bearbeitung geteilt wird, nicht erst zum Schluss als Review.  

Die Schritte zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten sind ganz einfach:  

  1. Bestimmen Sie einen gemeinsamen Ablagebereich in Teams, SharePoint oder OneDrive, in dem das zu bearbeitende Dokument als erster Entwurf gespeichert wird. 

  2. Statt der ganzen Datei teilen Sie nur den Link des zentralen Dokuments mit dem Team. 

  3. Das Tool übernimmt die automatische Abspeicherung und Versionierung. Der Dateiname bleibt unverändert. Bei Bedarf lassen sich ältere Versionen schnell wiederherstellen.  

  4. Bearbeiten Sie das Dokument gleichzeitig mit Ihrem Team – ganz gleich ob in Word, PowerPoint und Excel. Die Durchlaufzeit bis zur Finalisierung des Dokuments schrumpft auf ein Minimum.  

  5. Tauschen Sie sich über die Kommentarfunktion zu den spezifischen Inhalten innerhalb des Dokuments aus. Nutzen Sie dafür einfach die @mentions-Funktion, um Wissenstragende direkt um Input zu bitten.  

Unternehmen sollten die Möglichkeiten der (a)synchronen Zusammenarbeit für sich nutzen. So kann ein Grossteil der Zusammenarbeit ohne sonderliche Besprechungen erfolgen. Für minimale Reibungsverluste müssen alle technischen Bestandteile konzeptgerecht konfiguriert sein.  

Das Ergebnis: mehr Transparenz und Zeit für wichtigere Aufgaben 

Unternehmen, die Dokumente zentral abspeichern und gemeinsam bearbeiten, steigern die Effizienz der Zusammenarbeit und sparen wertvolle Ressourcen.  

Zu den wichtigsten positiven Auswirkungen gehören:  

  • weniger redundante Dokumente 

  • weniger E-Mails und Attachment-Chaos  

  • deutlich kürzere Bearbeitungszeit  

  • besserer Überblick & schnellerer Zugriff 

  • weniger Speicherbedarf  

  • weniger Meetings zur Abstimmung 

  • und vor allem: mehr Spass bei der Arbeit 

Mit MondayCoffee das Informationschaos auflösen 

Unsere Modern-Work-Plattform CoffeeNet 365 kann das Informationschaos beseitigen – vorausgesetzt, auch die Verhaltensweisen verändern wir nachhaltig.  

Neugierig auf die vereinfachte Dokumentarbeit? Unsere Consultants erschliessen das Potenzial gemeinsam mit Ihnen. 

 

MondayCoffee

About us DE / EN

Customers DE / EN

Career DE / EN

Blog DE / EN

Impressum

 

Solutions & Services

Modern Work Solutions DE / EN

Cloud Adoption DE / EN

Cloud Security DE / EN

Teams Calling DE / EN

Process & Task Automation DE / EN

RunTheCloud DE / EN

For more: Overview DE / EN

 

Headquarter Contact

MondayCoffee AG
Grossmattstrasse 9
8902 Urdorf, Switzerland

info@mondaycoffee.com

Phone CH: +41 44 712 30 70
Phone DE: +49 89 262 089 940