Innovativ unterwegs sein: eine Anleitung

Das ‚Gekritzel’ auf der Serviette ist nicht mehr zu entziffern. Meine Gedankenblitze von der Autofahrt zum Kunden sind verschwommen. Ich brauche einen Gehilfen: die Technologie!

Der hektische Arbeitsalltag verschluckt heute jegliche kreativen Pausen: die Aufgabenliste füllt sich schneller, als dass man sie abarbeiten kann; dringende Kundenanfragen verschieben immer wieder die Prioritäten; Yammer, E-Mail oder sonstige Informationsquellen stopfen dann noch die verbliebenen Zeitlöcher. Das sequentielle und geordnete Arbeiten gehört der Vergangenheit an und damit auch die geplanten Auszeiten fürs Nachdenken!

Immer öfters nutzen wir gezielt den örtlichen Abstand vom hektischen Büro, um in Ruhe die Gedanken zu ordnen und ohne Störung oder Ablenkung in kreativer Umgebung komplexe Themen voranzubringen und neue Lösungsansätze zu skizzieren. 

Doch wie können wir heute Geistesblitze oder all das, was im Büroalltag keinen Platz mehr findet, einfangen? Wie können wir Ideen unmittelbar festhalten und sicherstellen, dass diese nachher von überall und jedermann schnell und einfach wieder aufgegriffen werden können?

Cloud-Lösungen wie CoffeeNet 365 bieten genau dies. Ortsunabhängig kann man mit beliebigen Endgeräten Informationen anlegen, bearbeiten und abrufen. Nun gilt es nur noch, der jeweiligen Situation angemessen, das geeignete Werkzeug zu wählen:

• Für kurze Notizen unterwegs verwende ich gerne OneNote. Dieses ist für alle mobilen Plattformen als App verfügbar. Wenn mir das Schreiben auf der Smartphone-Tastatur zu mühsam ist, dann nutze ich die Spracheingabe und schon ist das Management Summary, das mir beim Umsteigen während der Zugfahrt zum Kunden in den Sinn kam, in der Kiste.  Tipp: Unbedingt das Mikrofonsymbol auf der Handy-Tastatur verwenden. Das transkribiert direkt zu geschriebenem Text. Keine Audio-Aufzeichnung, kein mühsames Abhören und Abtippen!
• Für die Zusammenarbeit mit den Kollegen verwende ich direkt die Office Anwendungen. Das funktioniert auch, wenn Dokumente gerade von anderen bearbeitet werden. Es gib keinen Grund mehr, Kopien zu ziehen, an diesen zu arbeiten und später die Änderungen wieder mühsam zu konsolidieren. Jeder arbeitet immer direkt am Original. Alle nutzen immer die aktuellste Version. Collaboration halt…
• Für die Projektarbeit nutze ich Collaboration-Räume in CoffeeNet 365. Vor grossen Kundenmeetings gehe ich abends zu Hause oft nochmals die Präsentation durch. Sollten wir was vergessen haben, aktualisiere ich die Präsentation direkt im Projektraum und poste im Projekt-Chat noch ein Update für das Team.
• Steht ausnahmsweise kein Endgerät mit installierten Apps zur Verfügung, genügt mir ein Webbrowser um OneNote, Word, PowerPoint und Excel online zu nutzen.

Vorbei sind die Zeiten, wo ich verzweifelt nach der Serviette mit den Notizen gesucht habe oder mich ärgern musste, weil ich sicher war, mich nur noch an einen Teil der Gedankenblitze von unterwegs zu erinnern.

Hansjürg Karrer ist Partner bei MondayCoffee und begleitet als Senior Consultant Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Planung und Umsetzung ihrer Collaboration-Vorhaben.

Collaboration-Markt boomt

t3n Magazin über Collaboration-Tools:

Ein veraltetes Intranet bietet nicht die Interaktion zwischen Mitarbeitern, die ein Unternehmen benötigt. Es muss eine Möglichkeit geben, dass Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten können. Viele Anbieter haben das bereits erkannt und treten in das Segment der Collaboration-Tools ein. So auch Microsoft mit Microsoft Teams. 

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Die Führungskultur in Zeiten der Digitalisierung

CIO zum Thema Führungskultur: 

Mit der digitalen Transformation muss sich die Führungskultur und damit das Management verändern. Unternehmen stellen sich die Frage wer in Sachen Digitalisierung die Verantwortung übernehmen muss und wer die passenden Kompetenzen hat. CIO erklärt welche Position als digitale Führungskompetenz in Frage kommt. 

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Arbeite ich noch oder lebe ich schon?

Jakob Hielscher über flexible Arbeitsmodelle

Home-Office ist was für Faulenzer! Als Zugehöriger der Generation Y habe ich die Arbeitsmodelle der analogen Welt noch erlebt und auch den Faulenzer-Spruch des Öfteren gehört. Nicht mehr so heute. 

Als ich im Jahr 2007 meine erste Stelle im Umfeld der IT-Branche angetreten hatte, waren flexible Arbeitsmodelle undenkbar. Home-Office war verpönt. Die Präsenz am Arbeitsplatz war Voraussetzung für ein Arbeitsverhältnis – sowie aus technischer als auch aus Sicht der Unternehmensführung.  Die Arbeitszeit wurde minutiös per Stempelsystem erfasst, alles was ausserhalb passierte, erachtete man als vergeudete Zeit. Und auch als dann die Technologie das Arbeiten ausserhalb des Office vereinfachte (ohne VPN Tunnel), hielt einem die interne Arbeitskultur immer noch mehrheitlich davon ab. 

Nicht so bei Microsoft. Als ich 2013 bei Microsoft zu arbeiten begann, erlebte ich eine neue Dimension bezüglich flexibler Arbeitsmodelle. Ich wurde vom Arbeitgeber gebeten, einen Tag die Woche von zu Hause aus zu arbeiten! Technisch gesehen war das logischerweise problemlos. Und da man das Home-Office aktiv förderte, ja sogar verlangte, hatten Sprüche wie ,legst du heute wieder mal die Füsse hoch’ keine Daseinsberechtigung mehr. 

Mit Technologien wie Skype for Business oder SharePoint Online konnte ich nun immer und von überall arbeiten. So auch heute bei MondayCoffee. Wir Mitarbeiter tragen selbst die Verantwortung, wann und wo wir arbeiten, um die gesetzten Leistungsziele zu erreichen. Microsoft musste seine Mitarbeiter noch dazu zwingen, einen Tag Home-Office zu machen, sodass das flexible Arbeiten in der Unternehmenskultur verankert werden konnte. Heute reicht es wohl, den Mitarbeitern die Freiheit dazu zu geben und die notwendige Technologie zur Verfügung zu stellen. 

Mein Fazit: Technologie ist nicht gleich Fortschritt. Die heute flexiblen Arbeitsmodelle benötigten auch einen Kulturwandel. Neue Technologien erfordern fast immer eine Bewusstseinsänderung, eine Veränderung des persönlichen Verhaltens. Das neue Verhaltensmuster muss von oben gewollt sein, vorgelebt, etabliert werden, damit es sich anschliessend in der Unternehmenskultur verankert.  

Kulturwandel ist auch bei unseren Kunden immer ein wichtiges Thema. Bei der Einführung unserer Collaboration-Software lernen wir nicht a priori den Umgang mit dem neuen Tool, sondern wir trainieren eine neue Arbeitsweise mithilfe unserer Collaboration-Software. Die erste Frage an unsere Kunden lautet somit immer: was möchten Sie für eine Collaboration-Kultur in ihrem Unternehmen etablieren? 

Jakob Hielscher ist bei MondayCoffee als Account Manager tätig und verantwortet die Betreuung von Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. 

Der Arbeitsplatz zum Mitnehmen

Computerwoche über das Thema Arbeit 4.0:

Die digitale Transformation fordert mehr Agilität und Schnelligkeit am Arbeitsplatz. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wollen viele Unternehmen etwas tun, wissen aber nicht immer wie. Computerwoche stellt fünf Schritte vor, wie Unternehmen vorgehen können, um das flexible Arbeitsplatzmodell einzuführen.

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7 Faktoren einer digitalen Kultur

CIO zum Thema digitale Unternehmenskultur:

Nicht nur veraltete IT-Systeme hemmen die digitale Transformation, sondern oft auch eine fehlende digitale Kultur. Campgemini hat dazu eine Umfrage in Deutschland gemacht und sieben Faktoren einer digitalen Kultur definiert. 

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Der Zeit-Dieb in deutschen Büros

ZDNet zum Thema Dokumentenmanagement:  

Laut einer Studie von Kyocera verbringen mehr als 60% der Büroarbeiter in Deutschland zu viel Zeit bei der Dokumentensuche. Nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter leidet darunter, sondern auch die Produktivität im Unternehmen. Eine unterstützende Software würden daher viele begrüßen. 

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Die digitale Kultur

Wirtschaftswoche zum Thema Unternehmenskultur:

Eine erfolgreiche Unternehmenskultur erfordert weniger Kontrolle, mehr Verantwortung und mehr Zusammenarbeit. Die Studie "Digital Factories 2020 - Shaping the future of manufacturing" der Unternehmensberatung PwC zeigt, dass sich 52 Prozent der deutschen Industrieunternehmen einer fehlenden digitalen Kultur beklagen. 

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Keine Angst vor der Cloud

Unser SharePoint Master durfte kürzlich der SharePoint Patterns & Practices Community die Architektur und Funktionsweise unserer Collaboration-Lösung CoffeeNet 365 zeigen.

SharePoint PNP ist ein Open Source Projekt, das Microsoft und externen Mitgliedern die Möglichkeit gibt, sich über Learnings von Umsetzungspraktiken für Office 365 und SharePoint auszutauschen.

CoffeeNet 365 ist auf SharePoint aufgebaut und bietet Kunden eine out-of-the-box und benutzerfreundliche Cloud-Lösung für die Kommunikation, online Kollaboration und die Dokumentenverwaltung. Mit der Entwicklung von CoffeeNet 365 hat sich MondayCoffee vom klassischen System Integrator zu einem Independent Software Vendor gewandelt.

Die Session gibt einen guten Überblick der Struktur und den Features von CoffeeNet 365 und zeigt, dass sozusagen jedes Schräubchen mit Bedacht und aufgrund von Erfahrungen und Real-World-Anforderungen adjustiert wurde. Ohne auf all die technischen Einzelheiten einzugehen, war die wichtigste Botschaft unseres SharePoint Master an die Community, keine Angst vor der Cloud zu haben. Die Cloud erfordert eine technische Neuorientierung, gelingt dies, kann man tolle und erfolgreiche Projekte realisieren. Ein Beispiel dafür ist CoffeeNet 365.

Hier geht's zur Online Session.

Der Wandel eines IT-Giganten

Brandeins zum Wandel von Microsoft:

Vom Image eines IT-Dinosauriers zu einer offenen Unternehmenskultur. Mit dem neuen Chef Satya Nadella und dem neuen Hauptquartier in München schafft sich das Unternehmen ein neues Image. Offenheit, Innovation und flexibles Arbeiten stehen jetzt im Vordergrund.  

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10 Tipps für das Führen virtueller Teams

CIO Magazin zum Thema Leadership und virtuelle Teams:

Virtuelle Teams ermöglichen neue Chancen für Unternehmen, setzen aber auch neue Herausforderungen an Manager. CIO Magazin erklärt anhand von 10 Tipps wie Manager mit ihren virtuellen Teams erfolgreich arbeiten können.

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Das ungenutzte Potenzial der Collaboration Tools

CIO Magazin zum Potenzial von Collaboration Tools: 

Je stärker Mitarbeiter Collaboration Tools nutzen, desto innovativer wird ein Unternehmen, so die Erkenntnis aus der Studie der TU Darmstadt. Eingesetzt werden diese Tools aber nur selten. Lediglich jedes zehnte Unternehmen setzt cloud-basierte Tools ein, obwohl die Nutzung der Cloud die Effizienz des Unternehmens um 13 Prozent steigern könnte.

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Leadership wird gefordert

CIO zum Thema Leadership im digitalen Zeitalter:

In einem Interview mit Barbara Liebermeister, Leiterin des Instituts für Führungskultur im digitalen Zeitalter (IFIDZ), wird erklärt wie wichtig Leadership, vor allem im digitalen Zeitalter ist. Die von IFIDZ und F.A.Z.-Institut durchgeführte Studie belegt, dass Führungskräfte über einen Fähigkeitenbündel verfügen müssen. Dieser soll aus drei Kompetenzen bestehen: Persönlichkeitsintelligenz, Beziehungsintelligenz & Digitalintelligenz.

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Cloud-basierte Arbeitslandschaft erhöht Arbeitseffizienz

Channel Partner zum Thema digitaler Arbeitsplatz:

Die Cloud im Bereich der Collaboration besitzt ein großes Potential für Business-Anwendungen, besonders bei dem Austausch von Dokumenten und Informationen sowie bei der Kommunikation und der Abstimmung im Team. Damit Mitarbeiter die Collaboration-Lösungen effizient einsetzen, muss auf eine erfolgreiche Verankerung und Nutzung der Technologien geachtet werden. Der cloud-basierte Arbeitsplatz kann Unternehmen mehr Flexibilität und Produktivität ermöglichen sowie Innovationen und Wissenstransfer erleichtern und fördern.

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Manager müssen die richtige E-Mail-Nutzung vorleben

Wir alle leiden unter Information-Overload

Im Durchschnitt verschickt ein Manager 56 Nachrichten pro Tag. Das stellte sich bei der Untersuchung des Beratungsunternehmen Modeuro heraus. Nicht nur viel Zeit geht dabei verloren, auch andere Aufgaben leiden darunter.

Noch allzu oft treffen wir auf typische E-Mail-Sünden

Einer der häufigsten Fehler der E-Mail-Nutzung ist es, diese für Unterhaltungen oder im schlimmsten Fall für die Lösung von Konflikten zu nutzen. Dafür sollten andere Kommunikationsmittel genutzt werden. Ein weiterer Fehler ist das berüchtigte Phänomen "für den Fall mal weiterleiten". Dieser schadet nicht nur allen Betroffenen, sondern auch dem eigenen Posteingang.

Ineffizienter Umgang lässt sich ändern

Gemäß der Untersuchung von Modeuro, lässt sich die Zahl der versendeten E-Mails um 54 Prozent verringern, indem Führungsteams auf die richtige Wahl der Kommunikationskanäle trainiert werden. Eine solche Verhaltensänderung wirkt sich auch auf die Mitarbeiter positiv aus. So stellte man fest, dass nach den Trainings auch die Belegschaft weniger E-Mails versandte. Für die Weiterleitung von Informationen wurde nicht mehr nur Outlook genutzt, sondern vermehrt Share-Point-Plattformen.

Fragestellungen zur Verbesserung: Wahl der passenden Alternative

Wir stellen Unternehmen immer zuerst die Frage, welche Kommunikationsgewohnheiten bei Ihnen vorherrschen, welche Medien, Kanäle oder Plattformen zur Verfügung stehen. Denn eine Plattform, so auch unsere out-of-the-box Collaboration Lösung CoffeeNet 365, ist nur Mittel zum Zweck. Wir müssen das Verhalten verstehen und dann mit Trainings beeinflussen, so dass die Tools richtig genutzt werden und eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht werden kann.

Rasantes Wachstum bei KMU-Cloud-Einsatz

Cloud-Computing ist nicht nur mehr ein Thema für Großunternehmen, ganz im Gegenteil. KMUs wachsen zurzeit viel stärker und holen zu den größeren Unternehmen auf. 

Cloud-Nutzung boomt in Deutschland

Eine Studie von Bitkom Research und KPMG hat ergeben, dass im Jahr 2016 zwei von drei Unternehmen in Deutschland Cloud-Services genutzt haben. Die Cloud-Nutzung ist somit im Vergleich zum Vorjahr um 11 Prozent gestiegen. Überraschend ist, dass vor allem kleinere Unternehmen aufholen. Hier ist die Cloud-Nutzung bei Betrieben mit 20 bis 99 Mitarbeiternum 12 Prozent gestiegen. Für die Cloud-Studie wurden 554 Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt.

"Cloud Computing hat sich durchgesetzt und sich innerhalb weniger Jahre zurBasis-Technologie der Digitalisierung entwickelt. […]. Cloud Computing macht die betrieblichen Prozesse effizienter und ermöglicht die Entwicklung neuer, digitaler Geschäftsmodelle", so die Aussage von Alex Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research.

Collaboration Tools als wichtiger Treiber

Verschiedene Applikationen sorgen für die zunehmende Cloud-Nutzung. An erster Stelle wird der Einsatz von Office Anwendungen in der Cloud (z.B. Microsoft Office 365) genannt. Collaboration Tools spielen auch eine wichtige Rolle - siehe Graphik.

Bild: Bitkom Research und KPMG

Mensch und Technologie müssen sich die Hand reichen

Die digitale Transformation war an der CeBIT 2017 in aller Munde. Jeder sprach davon, doch der Weg dorthin ist für viele noch unklar. Dabei mangelt es nicht an den sehr raffinierten Cloud-Technologien, die sich überall anbieten. Vielmehr muss der Mensch ins Zentrum der Digitalisierung gerückt werden.  

Doch das ist leichter gesagt als getan: In der IT ist die Software alleine die Heldin, während man in der Management-Welt oft auf veraltete Verhaltensmuster trifft. Wir müssen eine Brücke zwischen den zwei Welten schlagen: ja, die Software muss gut sein. Aber wenn sich die Art und Weise der Zusammenarbeit nicht der digitalen Welt anpasst, dann passiert gar nichts. Ein konkretes Beispiel sind die geliebten File-Shares (siehe auch unser Vortrag zur Vision des digitalen Grossraumbüros)! Die Software wird die Menschen nicht dazu bringen, ihre Folder dem 'Tagging' zu opfern (siehe Erzählungen unserer Kunden aus dem Arbeitsalltag). Da ist wiederum die Unternehmensführung gefragt (siehe auch CeBIT-Enterprise Digital Arena)

Unser Fazit: die digitale Transformation beginnt mit der Formulierung einer Vision - was das Thema Collaboration betrifft, ist dies die Formulierung der gewünschten Collaboration-Kultur.

Wenn man sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Die Firma Emmi ist die grösste Milchverarbeiterin der Schweiz

Überall und zu jeder Zeit. Diese Erwartungshaltung hat sich längst auch in den Unternehmen breitgemacht. Gleichzeitig hat man vermehrt mit Kollegen und Externen zu tun, die nicht in unmittelbarer Nähe sind, mit denen man jedoch schnell, einfach und professionell zusammenarbeiten möchte, um die gesteckten Ziele zu erreichen. So zum Beispiel im Rahmen der Einführung eines unternehmensweiten ERP-Systems.

Lukas Fischer, Projektleiter in der Abteilung Corporate Development bei Emmi, der grössten Milchverarbeiterin der Schweiz, war als Führungsmitglied des Project Management Office massgeblich daran beteiligt, das neue ERP-System auf Basis SAP zwischen 2012 und 2017 erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Die Gewissheit, dass für Emmi kein Weg an einem durchgängigen ERP-System vorbeiführen wird, war gepaart mit grossem Respekt: Es war ein Mammut-Projekt mit anfänglich sehr vielen Unbekannten.

Lukas Fischer führte bei Emmi ein neues ERP System mithilfe EmmiNet ein.

"Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines solchen Systems betroffen. Unzählige Ansprechpartner, unzählige Meetings, und immer wieder neue Personen, die in das Projekt einsteigen und so rasch als möglich eingearbeitet werden müssen“, erklärt Lukas Fischer die Situation. Wie können wir sicherstellen, dass alle im Projekt-Team intelligent verknüpft sind und unsere Zeit nicht mit allzu viel administrativen Arbeiten und IT-Themen verbringen müssen? Diese Frage stellte sich dem Projektteam gleich zu Beginn.

Effizient zusammenarbeiten – im Projekt agil vorankommen

Eine Frage, die sich bei Emmi seit einigen Jahren einfach beantworten lässt. Bereits 2009 machte sich Emmi daran, die unternehmensweite Zusammenarbeit über die verschiedenen Unternehmensbereiche hinweg einfacher zu gestalten. "Wir wollten unsere Mitarbeitenden dazu befähigen, in der Zusammenarbeit effizienter und agiler zu werden. Unsere Leute sollten schneller und besser an relevante Informationen und vorhandenes Wissen kommen sowie mit allen Involvierten, intern und extern, einfach digital kommunizieren und zusammenarbeiten können“, lautete die Vorgabe.
EmmiNet – so der Name der SharePoint-Plattform bei Emmi – kristallisierte als eine zukunftsorientierte und nachhaltige Lösung in diesem Sinne heraus. Zudem war Emmis Betriebssystem damals schon Microsoft Office und daran sollte sich auch nichts ändern. Eine professionelle Microsoft-kompatible Plattform musste her, die das Unternehmen für die digitale Transformation fit machen würde. 

Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines ERP-Systems betroffen. Mit dem EmmiNet waren alle Projektbeteiligten intelligent miteinander verknüpft.

Keine Fileshares, weniger Emails

"CoffeeNet, die Collaboration-Lösung von MondayCoffee, hat uns nicht nur wegen des originellen Namens hellhörig gemacht", resümieren die Applikationsverantwortlichen. „Uns wurde eine einsatzbereite und benutzerfreundliche Plattform präsentiert, die uns von der Zusammenarbeit über die Kommunikation bis hin zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement erlaubte, effizienter und effektiver zu arbeiten. Das war natürlich genau das, was wir brauchten", blickt Lukas Fischer zurück.

Fileshares und Fluten von Emails mit Anhängen gehörten nach und nach der Vergangenheit an. Selbstverständlich brauchten die Projektmitarbeiter eine gewisse Zeit, bis sie sich an die neue Arbeitsweise gewohnt hatten. Schnell waren Sie aber mit den Vorteilen dieser Collaboration-Plattform vertraut und nutzten diese aus.

Die komplette Konzept- und Implementierungsphase des ERP-Projektes wurde vollumfänglich über das EmmiNet abgewickelt. Alle Projektmitglieder können in virtuellen Arbeitsräumen geordnet auf die verschiedenen Dokumente zugreifen, gemeinsam daran arbeiten und das zu jederzeit und von jedem Endgerät aus. Projekt-Updates oder Meeting-Notizen können am selben Ort abgelegt werden, wo auch die Task-Liste geführt und Dokumente hinterlegt sind“, erklärt Lukas Fischer und führt weiter aus: "Das hat uns geholfen, uns auf die Inhalte zu fokussieren".

Die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement im Zuge des weiteren Rollouts des ERP-Projektes über die ganze Gruppe hinweg soll nach den guten Erfahrungen ebenfalls über das EmmiNet laufen, da es erlaubt, dass auch unsere internationalen Kollegen schnell und einfach auf die relevanten Informationen und Daten Zugriff haben.

In steter Weiterentwicklung

Für Thomas Pizzolato ist die Einführung von CoffeeNet ein Business-Projekt mit hoher Change-Komponente.

Parallel zum Rollout des ERP-Projektes haben die Applikationsverantwortlichen von Emmi auf Basis des CoffeeNet die Lösung für Emmi weiterentwickelt und gleichzeitig vom On-Premise-Betrieb auf die Online-Lösung transferiert, welche auf SharePoint Online/Office 365 basiert. "Dabei haben wir das Schwergewicht auf die Benutzerfreundlichkeit, modernes und intuitives Design sowie eine starke Suchfunktion gelegt", führt der SharePoint-Teamleiter bei Emmi, Thomas Pizzolato, aus.

"Für den Umgang mit EmmiNet haben wir die Verantwortung dem Business übergeben, sprich: unsere Kolleginnen und Kollegen entscheiden quasi selbst, mit welchen Arbeitsräumen sie zu welchen Themen mit wem zusammenarbeiten wollen", fasst Thomas Pizzolato die wohl zentralste Änderung im Zuge der Weiterentwicklung zusammen. Deshalb sei die veränderte Arbeitsweise weg von Fileshares hin zur SharePoint Online/Office 365-Technologie kein IT-, sondern vielmehr ein Business-Projekt mit einer hohen Change-Komponente. "Sobald die Benutzer aber einmal die Vorzüge kennengelernt haben, sind sie überzeugt davon und möchten nicht mehr zurück"; weil man sich eben auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen!

Für die Entwicklung neuer Technologien und Produkte ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen USTER Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien zentral.

Roger Heckly arbeitet täglich mit Daten; er führt Daten zusammen, verknüpft sie, generiert daraus Informationen und Wissen und stellt das dann seinen Arbeitskollegen zur Verfügung. „Ich helfe meinem Arbeitgeber Uster Technologies AG, einem führenden Schweizer Hersteller von Messinstrumenten für die Textilindustrie, den Zugang zu Informationen und Wissen zu vereinfachen“, beantwortet Heckly die Frage nach seiner Rolle im Unternehmen.

Für Roger Heckly war das UsterNet ein Katalysator für einen kulturellen Wandel.

Als Erfolgsfaktor sieht er dabei vor allem eine bewusst gewählte und gelebte Kultur, welche die Zusammenarbeit zwischen den weltweit verteilten Mitarbeitenden von USTER fördert. „Vor 5 Jahren begann bei uns ein Wandel in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, ausgelöst durch die Einführung der Collaboration-Lösung UsterNet, die auf CoffeeNet sprich Microsoft Sharepoint aufbaut.“ 

Neue Arbeitsweise – Top-down

Ob ein Mitarbeiter nun in Tennessee sitzt oder in Suzhou arbeitet, die Unternehmensziele müssen für alle klar sein. Dies bedarf insbesondere einer direkten und einfach zugänglichen Kommunikation des CEOs. Gleichzeitig dürfen einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien keinerlei technische Hindernisse mehr im Wege stehen. Das waren Zielsetzungen des damaligen CEOs von USTER. Er initiierte 2011 die Einführung des UsterNet und unterstützte persönlich die weltweite Implementation der Plattform während den zwei darauffolgenden Jahren.

„UsterNet war ein Katalysator, um einen Wandel einzuleiten. Sich ins neue Tool einzuloggen, genügte nicht, wir mussten eine neue, für die digitale Welt passende Arbeitsweise erlernen. Wichtig war dabei, was uns von ganz oben vorgelebt wurde“, erläutert Heckly seine Beobachtungen von damals. 

Historisch gewachsene Datensilos zwischen Abteilungen und Standorten, die eine effiziente Zusammenarbeit nur zu oft behinderten, hatten keine Daseinsberichtigung mehr. Mit dem UsterNet konnten nun Mitarbeitende selbstständig und ohne IT-Support virtuelle Zusammenarbeitsräume, sogenannte Workspaces, schaffen. Die darin abgespeicherten Informationen sind für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich. „Diese Selbstständigkeit sowie auch der Abbau der Silos mussten geübt und vorgelebt werden“, so Heckly zu den wichtigsten Aufgaben nach dem Rollout von UsterNet.

Das globale UsterNet startete als Intranet, einheitliche Informationsplattform und Ort für sämtliche Workspaces. Aber das war erst der Anfang.

Der digitale Wandel findet überall statt.

Mehr Leistung – Bottom-Up

„Dieser Kulturwandel beschäftigt uns bis heute“, so Heckly. Für USTER ist eine langfristige Effizienzsteigerung eine zentrale Anforderung. „Nachdem das UsterNet integraler Teil unserer täglichen Arbeit wurde und wir uns mit der neuen Arbeitsweise langsam anvertrauten, merken viele nun, was alles noch möglich ist.“

Nach und nach entdeckte jeder Bereich, durch den Einsatz von UsterNet, mögliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Ein Bespiel ist das prozess-spezifische Knowledge-Management - sei dies im Global Sourcing, im Produktmanagement, in der Textile Technology oder im Research & Development. Schlüsselinformationen, zu denen man früher nur über Umwege oder über das eigene Netzwerk gelangte, können nun über die zentrale Suchfunktion gefunden werden.

„Ein Hauptaugenmerk war der Umgang mit korrekten Informationen aus dem ERP-System“, so Heckly. Fast in jedem Prozess besteht die Gelegenheit, Daten aus dem ERP-System, zum Beispiel Kennzahlen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten, noch einfacher in den Arbeitsalltag über das UsterNet zu integrieren. „So können Mitarbeitende schneller mit den richtigen Informationen, deren Quelle klar definiert ist, arbeiten. Es entstehen weniger Fehler.“

Ein weiteres Beispiel ist Microsoft OneNote. OneNote wird heute, zugänglich über das UsterNet, auch immer häufiger als zusätzliches Collaboration-Tool eingesetzt. Das offene Format von OneNote ergänzt die Funktion der Libraries für die strukturierte Dokumentenablage, das Aufgaben-Management oder das Posten von News. In informellen Brown-Bag Schulungen wurde den Mitarbeitenden aufgezeigt, wie man die Zusammenarbeit mit OneNote gleichzeitig informeller aber auch wirksamer gestalten kann: zum Beispiel für Mitarbeitergespräche, Sitzungsprotokolle oder auch Brainstormings.

„Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass sie sich dank dem UsterNet und der adaptierten Arbeitsweise besser organisieren und strukturieren können, dass der Austausch von Informationen einfacher geht, und das auch im Team mit Kollegen, die auf anderen Kontinenten zu Hause sind.“

Kommunikation, Training und vor allem ‚Vorleben’

Ein Wandel, oder eben eine neue Verhaltensweise zu lernen, ist kein Selbstläufer. Es braucht explizite Unterstützung vom Top-Management. Es braucht Training. Es braucht Kommunikation. Es braucht Botschafter wie Roger Heckly, die früh erkennen, wie so ein neues Tool und der richtige Umgang damit sich positiv auf die eigene Arbeit und die Organisation auswirken können. „Es ist auch heute noch in meinem Interesse, immer mal wieder daran zu erinnern, dass keine Dokumente mehr via Email versandt werden sollen, dass es für einzelne Excel-Tabellen bessere Lösungen im UsterNet gibt oder, dass man auch gut mit der Suchmaschine arbeiten kann, sofern die Dokumente richtig ‚getagged’ sind. Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen - davon ist Heckly überzeugt. 

Ich vertraue dir! Auch digital!

Die BDO hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. 

Markus Felber ist 49 Jahre alt. Er kümmert sich bei der BDO, ein führender Schweizer Treuhänder, um die Finanzangelegenheiten von mittelgrossen Kunden. Markus Felber weiss alles über die Finanzen seiner Kunden. „Vertrauen ist unser oberstes Gebot“, so Markus Felber. Vertrauen in die Menschen; Vertrauen in die Handhabung der Daten; Vertrauen in den Service der BDO.

Markus Felber bedient seine Kunden heute auch über digitale Kanäle.

„Übersetzt hiess dies früher: vertrauensvolle, persönliche Beratung, gut verschlossene Archive und regelmässige Erreichbarkeit via Telefon. Heute ticken wir anders.“ Kurzfristige Anfragen, oft ausserhalb der Büroöffnungszeiten, höchste Sicherheitsbedürfnisse und bitte auch digital! Sich auf den Treuhänder verlassen können, heisst heute viel mehr!

Die BDO Schweiz hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. Angefangen haben sie bei sich selbst; dem Arbeitsplatz ihrer Mitarbeitenden. „Bevor wir den Kunden was anbieten, müssen wir es selbst erprobt haben und davon überzeugt sein“, so Markus Helbling, Chef der Treuhänder-Sparte bei BDO Schweiz. 2010 führte BDO das CoffeeNet alias BDOnet auf Basis Microsoft SharePoint ein: ein Intranet+ und eine auf die digitale Arbeitswelt ausgerichtete Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

 

Das BDOnet war der erste Schritt in unserer Digitalisierungsstrategie

Mit der Einführung des BDOnet wurden die Mitarbeitenden in das digitale Zeitalter befördert. „Es hatte einige Zeit gedauert, bis wir beispielsweise mit dem ‚Tagging’ von Dokumenten vertraut waren und unsere geliebten Folder-Strukturen verabschiedeten“, erinnert sich Helbling. Der Zeitgewinn beim Finden von Informationen durch eine einfache Eingabe eines Wortes à la Google machten die Anstrengungen jedoch in kürzester Zeit wett. „Das BDOnet machte uns als Organisation agiler, sodass wir den Zeitanforderungen unseren Kunden gerecht werden konnten.“

Die interne Collaboration-Lösung auf Basis Microsoft SharePoint wurde in einem zweiten Schritt auch als Extranet für den Kunden-Service bei BDO eingesetzt.

Von der Eigennutzung zum Service für Kunden

Doch einige Dienstleistungen erfordern eine 24h Verfügbarkeit. So folgte 2014 ein weiterer Schritt in der BDO Digitalisierungsstrategie. Auch die Kunden mussten nun eingebunden und über eine sichere Infrastruktur und kontrollierte Umgebung mit der Organisation verknüpft werden. Das intern erprobte CoffeeNet (BDOnet) sollte nun als Extranet für die Digitalisierung der Kundenbeziehungen eingesetzt und neben einer web-basierten Buchhaltungssoftware Teil des sogenannten Internet Treuhänder werden. Jeder Kunde soll sich mit seinem persönlichen Login sicher und kontrolliert in seinen eigenen Bereich einloggen und dort zu jederzeit auf Protokolle, Steuerdokumente oder Versicherungspolicen zugreifen und an ausgewählten Dokumenten arbeiten können. 

„Morgens, wenn ich ins Office komme, sehe ich als Treuhänder, dass mein Kunde zuletzt das Protokoll kommentiert hat, kann sogleich sein Feedback einarbeiten und die Arbeit fortführen. Muss ich Kollegen zu einem Thema involvieren, kann ich das Dokument im gleichen Arbeitsraum, in einer für das Treuhand-Team reservierten Dokumenten-Bibliothek ablegen, effizient finalisieren und dann wieder im gemeinsamen Bereich meinem Kunden zur Verfügung stellen“, erklärt Markus Felber.

BDO will vor allem auch jüngeren Kunden einen modernen Service anbieten.

Die benutzerfreundliche und standardisierte Oberfläche erleichtert den regional verteilten Fachspezialisten zudem die Orientierung auf den verschiedenen Kunden-Accounts. Die Treuhänder können ohne IT-Unterstützung einen neuen Kunden-Bereich eröffnen. Dafür brauchen sie nur wenige Klicks. Und dank der Standardisierung ist die Seite auch gleich eingerichtet.

„Die Funktionalitäten des Internet Treuhänder kannten wir bestens vom BDOnet und konnten uns so ganz auf das Onboarding unserer Kunden und die Weiterentwicklung der Dienstleistung konzentrieren“, so Markus Felber.

Das CoffeeNet ist als Extranet seit 2014 ein fester Bestandteil des BDO Internet Treuhänder. „Ich kann heute, vor allem auch jüngeren Kunden, einen modernen Service anbieten. Offline hatte ich schon früher ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zu meinen Kunden. Dank CoffeeNet und dem Internet Treuhänder geniesse ich dies nun auch online“, sagt Markus Felber stolz.