RHOMBERG BAU: Familiengeführtes Bauunternehmen nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial zu erschließen

Die Rhomberg Bau GmbH ist ein internationales Familienunternehmen in 4. Generation und in den Bereichen Bau, Bahntechnik und Ressourcen tätig. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.

MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.

DOLDER HOTEL AG: Mit EspressoNet 365 die Kommunikationskultur verbessern

Die Dolder Hotel AG – mit dem Fünfsternehotel Dolder Grand, dem Viersternehotel Dolder Waldhaus und Dolder Sports - setzte sich zum Ziel, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit der Einführung des cloudbasierten, out-of-the-box Collaboration-Tools EspressoNet 365 für Office 365 haben die Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die täglichen News, Einsatzpläne oder die Auslastung des Hotels. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können sofort kommuniziert werden. Auch interne und externe Parteien können effizient zusammenarbeiten und haben zu jederzeit den Überblick über das Task Management und die Projekt-News sowie Zugriff auf die relevanten Dokumente. Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter konnte mit EspressoNet 365 vereinfacht werden und dazu beigetragen, dass sich die Kommunikationskultur verbessert und die Organisation informierter und involvierter ist.

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Eine digitale, ortsunabhängige Kommunikation ermöglichen

Die Sihl AG ist die führende Qualitätsanbieterin für bedruckbare Medien im weltweit schnell wachsenden Digital-Druck-Markt. Das Unternehmen ersetzte die analoge Telefonanlage mit einer cloudbasierten Enterprise Voice Telefonie (VoIP) und ermöglichte so den Mitarbeitern eine vielseitige und ortsunabhängige Kommunikation – via Chat, Audio, Video, im Meeting-Raum, am Arbeitsplatz oder von unterwegs auf dem Mobile.

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Einfach, schnell und nachhaltig - auch in der unternehmensweiten Zusammenarbeit

Planzer ist ein internationales Transport- und Logistikunternehmen.

Schon mit 3 Jahren liebte es Andreas Pfister mit Lastwagen zu spielen. Später kamen die Züge dazu. In dieser Welt ist er noch heute zu Hause. Bei dem Familienunternehmen Planzer. Ein Schweizer Transport- und Logistikunternehmen mit rund 4'800 Mitarbeiter, 50 Standorten in der Schweiz und 5 im Ausland. Jeden Tag transportieren rund 1'400 Fahrzeuge, 350 Bahnwagen und 3 Cargobikes Waren für Klein- und Grossunternehmen nachhaltig von A nach B.

Angefangen hat Andreas als Lehrling in der Disposition – eine der wichtigsten Abteilungen in einem Transportunternehmen! „Die Disposition ist der Dreh- und Angelpunkt zwischen Kunde und Lastwagenfahrer. Viele Personen, die in der Disposition arbeiten, transportierten früher die Ware: eine hilfreiche Erfahrung oder besser eine Voraussetzung, um nachher bei der Planung der Touren einen guten Job machen zu können“, so Andreas.

Für Mitarbeiter im Office und Fahrer unterwegs sollte eine 'Work Smart' Umgebung enstehen.

ALLES AN EINEM ORT 

Heute ist Andreas bei Planzer für die Projektleitung Support National zuständig, arbeitet Transportkonzepte für Grossunternehmen aus, bereitet Offerten vor und kümmert sich um die Kundenbetreuung. „Spannend wird’s immer dann, wenn die Theorie in die Praxis umgesetzt wird – beim Go-Live des Transportkonzeptes“, erklärt Andreas. Wird es wohl auf den Schienen und Straßen einwandfrei funktionieren?

Aber wie wird heute so ein Transportkonzept überhaupt ausgearbeitet? „Fachleute von mehreren Planzer- Standorten und die Kunden müssen miteinbezogen werden. Früher haben wir uns die Dokumente via Email hin- und hergeschickt, heute nutzen wir unseren online FamilyTable. Dort finden wir auch alle Dokumente zum Planzer eigenen Qualitätsmanagement“, erläutert Andreas.

CoffeeNet 365 sorgt mit seiner vorgegebenen Struktur für die notwendige Orientierung.

Das FamilyTable ist die out-of-the-box Collaboration-Software von MondayCoffee. Sie ersetzte bei Planzer die bestehende SharePoint-Umgebung, mit dem Ziel eine Plattform zu schaffen, die Intranet-Funktionalitäten, Kommunikation und firmenweite Collaboration in einem standardisierten Tool verbindet. Die Mitarbeiter, insbesondere auch die Fahrer, will man so auch von unterwegs noch besser integrieren. 

Der gute Mix zwischen Struktur und Flexibilität

„Beim FamilyTable kann ich selbständig meine Arbeitsräume einrichten, ohne aber Stunden dafür aufzuwenden. Projektmitglieder lassen sich einfach einladen, und benötige ich Informationen aus anderen Projekten, habe ich meine ‚Seiten, denen ich folge’ Links ein Mausklick entfernt. Das gefällt mir“, so Andreas. Das Tool mit seiner vorgegebenen Struktur sorgt auch für die notwendige Orientierung. „Das war früher mit SharePoint eher schwieriger“, ergänzt Andreas. Mit dem Hemd nach hinten gekrempelt und einem verschmitzten Lächeln fügt er hinzu: „also in den Dokumenten-Libraries ertappen wir uns noch ab und zu, dass wir wieder unsere altbekannte File-Ordner-Struktur verwenden, obwohl das ja eigentlich dank Tags und der Suchfunktion nicht mehr notwendig wäre.“

Arbeitsweisen umzukrempeln braucht Zeit, Geduld und Übung. Doch es lohnt sich. „Unsere Lastwagenfahrer posten heute, über den integrierten Yammer-News-Feed direkt im FamilyTable, Bilder von unterwegs. „Das erinnert mich dann wieder an meine Zeit in der Dispo“, so Andreas. Oder an seine Kindheit, als er davon träumte, einen grossen Lastwagen zu fahren!   

Planzer verfügt heute über eine zukunftsweisende Arbeits- und Kommunikationsumgebung, die zeit- und ortsunabhängig ist.

Wie CoffeeNet 365 die Leitung komplexer Projekte vereinfachen kann

In der Fachzeitschrift Eisenbahningenieur erzählt unser Kunde Rhomberg Sersa, wie sie unsere Collaboration-Lösung für ihre komplexen Projekte erfolgreich einsetzen. So erleichtert beispielsweise der Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, zu jeder Zeit und an jedem Ort, die Zusammenarbeit aller involvierten internen und externen Parteien.

Wenn man sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Die Firma Emmi ist die grösste Milchverarbeiterin der Schweiz

Überall und zu jeder Zeit. Diese Erwartungshaltung hat sich längst auch in den Unternehmen breitgemacht. Gleichzeitig hat man vermehrt mit Kollegen und Externen zu tun, die nicht in unmittelbarer Nähe sind, mit denen man jedoch schnell, einfach und professionell zusammenarbeiten möchte, um die gesteckten Ziele zu erreichen. So zum Beispiel im Rahmen der Einführung eines unternehmensweiten ERP-Systems.

Lukas Fischer, Projektleiter in der Abteilung Corporate Development bei Emmi, der grössten Milchverarbeiterin der Schweiz, war als Führungsmitglied des Project Management Office massgeblich daran beteiligt, das neue ERP-System auf Basis SAP zwischen 2012 und 2017 erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Die Gewissheit, dass für Emmi kein Weg an einem durchgängigen ERP-System vorbeiführen wird, war gepaart mit grossem Respekt: Es war ein Mammut-Projekt mit anfänglich sehr vielen Unbekannten.

Lukas Fischer führte bei Emmi ein neues ERP System mithilfe EmmiNet ein.

"Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines solchen Systems betroffen. Unzählige Ansprechpartner, unzählige Meetings, und immer wieder neue Personen, die in das Projekt einsteigen und so rasch als möglich eingearbeitet werden müssen“, erklärt Lukas Fischer die Situation. Wie können wir sicherstellen, dass alle im Projekt-Team intelligent verknüpft sind und unsere Zeit nicht mit allzu viel administrativen Arbeiten und IT-Themen verbringen müssen? Diese Frage stellte sich dem Projektteam gleich zu Beginn.

Effizient zusammenarbeiten – im Projekt agil vorankommen

Eine Frage, die sich bei Emmi seit einigen Jahren einfach beantworten lässt. Bereits 2009 machte sich Emmi daran, die unternehmensweite Zusammenarbeit über die verschiedenen Unternehmensbereiche hinweg einfacher zu gestalten. "Wir wollten unsere Mitarbeitenden dazu befähigen, in der Zusammenarbeit effizienter und agiler zu werden. Unsere Leute sollten schneller und besser an relevante Informationen und vorhandenes Wissen kommen sowie mit allen Involvierten, intern und extern, einfach digital kommunizieren und zusammenarbeiten können“, lautete die Vorgabe.
EmmiNet – so der Name der SharePoint-Plattform bei Emmi – kristallisierte als eine zukunftsorientierte und nachhaltige Lösung in diesem Sinne heraus. Zudem war Emmis Betriebssystem damals schon Microsoft Office und daran sollte sich auch nichts ändern. Eine professionelle Microsoft-kompatible Plattform musste her, die das Unternehmen für die digitale Transformation fit machen würde. 

Jeder Kernprozess ist von der Einführung eines ERP-Systems betroffen. Mit dem EmmiNet waren alle Projektbeteiligten intelligent miteinander verknüpft.

Keine Fileshares, weniger Emails

"CoffeeNet, die Collaboration-Lösung von MondayCoffee, hat uns nicht nur wegen des originellen Namens hellhörig gemacht", resümieren die Applikationsverantwortlichen. „Uns wurde eine einsatzbereite und benutzerfreundliche Plattform präsentiert, die uns von der Zusammenarbeit über die Kommunikation bis hin zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement erlaubte, effizienter und effektiver zu arbeiten. Das war natürlich genau das, was wir brauchten", blickt Lukas Fischer zurück.

Fileshares und Fluten von Emails mit Anhängen gehörten nach und nach der Vergangenheit an. Selbstverständlich brauchten die Projektmitarbeiter eine gewisse Zeit, bis sie sich an die neue Arbeitsweise gewohnt hatten. Schnell waren Sie aber mit den Vorteilen dieser Collaboration-Plattform vertraut und nutzten diese aus.

Die komplette Konzept- und Implementierungsphase des ERP-Projektes wurde vollumfänglich über das EmmiNet abgewickelt. Alle Projektmitglieder können in virtuellen Arbeitsräumen geordnet auf die verschiedenen Dokumente zugreifen, gemeinsam daran arbeiten und das zu jederzeit und von jedem Endgerät aus. Projekt-Updates oder Meeting-Notizen können am selben Ort abgelegt werden, wo auch die Task-Liste geführt und Dokumente hinterlegt sind“, erklärt Lukas Fischer und führt weiter aus: "Das hat uns geholfen, uns auf die Inhalte zu fokussieren".

Die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement im Zuge des weiteren Rollouts des ERP-Projektes über die ganze Gruppe hinweg soll nach den guten Erfahrungen ebenfalls über das EmmiNet laufen, da es erlaubt, dass auch unsere internationalen Kollegen schnell und einfach auf die relevanten Informationen und Daten Zugriff haben.

In steter Weiterentwicklung

Für Thomas Pizzolato ist die Einführung von CoffeeNet ein Business-Projekt mit hoher Change-Komponente.

Parallel zum Rollout des ERP-Projektes haben die Applikationsverantwortlichen von Emmi auf Basis des CoffeeNet die Lösung für Emmi weiterentwickelt und gleichzeitig vom On-Premise-Betrieb auf die Online-Lösung transferiert, welche auf SharePoint Online/Office 365 basiert. "Dabei haben wir das Schwergewicht auf die Benutzerfreundlichkeit, modernes und intuitives Design sowie eine starke Suchfunktion gelegt", führt der SharePoint-Teamleiter bei Emmi, Thomas Pizzolato, aus.

"Für den Umgang mit EmmiNet haben wir die Verantwortung dem Business übergeben, sprich: unsere Kolleginnen und Kollegen entscheiden quasi selbst, mit welchen Arbeitsräumen sie zu welchen Themen mit wem zusammenarbeiten wollen", fasst Thomas Pizzolato die wohl zentralste Änderung im Zuge der Weiterentwicklung zusammen. Deshalb sei die veränderte Arbeitsweise weg von Fileshares hin zur SharePoint Online/Office 365-Technologie kein IT-, sondern vielmehr ein Business-Projekt mit einer hohen Change-Komponente. "Sobald die Benutzer aber einmal die Vorzüge kennengelernt haben, sind sie überzeugt davon und möchten nicht mehr zurück"; weil man sich eben auf das wirklich Wichtige konzentrieren kann!

Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen!

Für die Entwicklung neuer Technologien und Produkte ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen USTER Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien zentral.

Roger Heckly arbeitet täglich mit Daten; er führt Daten zusammen, verknüpft sie, generiert daraus Informationen und Wissen und stellt das dann seinen Arbeitskollegen zur Verfügung. „Ich helfe meinem Arbeitgeber Uster Technologies AG, einem führenden Schweizer Hersteller von Messinstrumenten für die Textilindustrie, den Zugang zu Informationen und Wissen zu vereinfachen“, beantwortet Heckly die Frage nach seiner Rolle im Unternehmen.

Für Roger Heckly war das UsterNet ein Katalysator für einen kulturellen Wandel.

Als Erfolgsfaktor sieht er dabei vor allem eine bewusst gewählte und gelebte Kultur, welche die Zusammenarbeit zwischen den weltweit verteilten Mitarbeitenden von USTER fördert. „Vor 5 Jahren begann bei uns ein Wandel in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, ausgelöst durch die Einführung der Collaboration-Lösung UsterNet, die auf CoffeeNet sprich Microsoft Sharepoint aufbaut.“ 

Neue Arbeitsweise – Top-down

Ob ein Mitarbeiter nun in Tennessee sitzt oder in Suzhou arbeitet, die Unternehmensziele müssen für alle klar sein. Dies bedarf insbesondere einer direkten und einfach zugänglichen Kommunikation des CEOs. Gleichzeitig dürfen einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien keinerlei technische Hindernisse mehr im Wege stehen. Das waren Zielsetzungen des damaligen CEOs von USTER. Er initiierte 2011 die Einführung des UsterNet und unterstützte persönlich die weltweite Implementation der Plattform während den zwei darauffolgenden Jahren.

„UsterNet war ein Katalysator, um einen Wandel einzuleiten. Sich ins neue Tool einzuloggen, genügte nicht, wir mussten eine neue, für die digitale Welt passende Arbeitsweise erlernen. Wichtig war dabei, was uns von ganz oben vorgelebt wurde“, erläutert Heckly seine Beobachtungen von damals. 

Historisch gewachsene Datensilos zwischen Abteilungen und Standorten, die eine effiziente Zusammenarbeit nur zu oft behinderten, hatten keine Daseinsberichtigung mehr. Mit dem UsterNet konnten nun Mitarbeitende selbstständig und ohne IT-Support virtuelle Zusammenarbeitsräume, sogenannte Workspaces, schaffen. Die darin abgespeicherten Informationen sind für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich. „Diese Selbstständigkeit sowie auch der Abbau der Silos mussten geübt und vorgelebt werden“, so Heckly zu den wichtigsten Aufgaben nach dem Rollout von UsterNet.

Das globale UsterNet startete als Intranet, einheitliche Informationsplattform und Ort für sämtliche Workspaces. Aber das war erst der Anfang.

Der digitale Wandel findet überall statt.

Mehr Leistung – Bottom-Up

„Dieser Kulturwandel beschäftigt uns bis heute“, so Heckly. Für USTER ist eine langfristige Effizienzsteigerung eine zentrale Anforderung. „Nachdem das UsterNet integraler Teil unserer täglichen Arbeit wurde und wir uns mit der neuen Arbeitsweise langsam anvertrauten, merken viele nun, was alles noch möglich ist.“

Nach und nach entdeckte jeder Bereich, durch den Einsatz von UsterNet, mögliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Ein Bespiel ist das prozess-spezifische Knowledge-Management - sei dies im Global Sourcing, im Produktmanagement, in der Textile Technology oder im Research & Development. Schlüsselinformationen, zu denen man früher nur über Umwege oder über das eigene Netzwerk gelangte, können nun über die zentrale Suchfunktion gefunden werden.

„Ein Hauptaugenmerk war der Umgang mit korrekten Informationen aus dem ERP-System“, so Heckly. Fast in jedem Prozess besteht die Gelegenheit, Daten aus dem ERP-System, zum Beispiel Kennzahlen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten, noch einfacher in den Arbeitsalltag über das UsterNet zu integrieren. „So können Mitarbeitende schneller mit den richtigen Informationen, deren Quelle klar definiert ist, arbeiten. Es entstehen weniger Fehler.“

Ein weiteres Beispiel ist Microsoft OneNote. OneNote wird heute, zugänglich über das UsterNet, auch immer häufiger als zusätzliches Collaboration-Tool eingesetzt. Das offene Format von OneNote ergänzt die Funktion der Libraries für die strukturierte Dokumentenablage, das Aufgaben-Management oder das Posten von News. In informellen Brown-Bag Schulungen wurde den Mitarbeitenden aufgezeigt, wie man die Zusammenarbeit mit OneNote gleichzeitig informeller aber auch wirksamer gestalten kann: zum Beispiel für Mitarbeitergespräche, Sitzungsprotokolle oder auch Brainstormings.

„Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass sie sich dank dem UsterNet und der adaptierten Arbeitsweise besser organisieren und strukturieren können, dass der Austausch von Informationen einfacher geht, und das auch im Team mit Kollegen, die auf anderen Kontinenten zu Hause sind.“

Kommunikation, Training und vor allem ‚Vorleben’

Ein Wandel, oder eben eine neue Verhaltensweise zu lernen, ist kein Selbstläufer. Es braucht explizite Unterstützung vom Top-Management. Es braucht Training. Es braucht Kommunikation. Es braucht Botschafter wie Roger Heckly, die früh erkennen, wie so ein neues Tool und der richtige Umgang damit sich positiv auf die eigene Arbeit und die Organisation auswirken können. „Es ist auch heute noch in meinem Interesse, immer mal wieder daran zu erinnern, dass keine Dokumente mehr via Email versandt werden sollen, dass es für einzelne Excel-Tabellen bessere Lösungen im UsterNet gibt oder, dass man auch gut mit der Suchmaschine arbeiten kann, sofern die Dokumente richtig ‚getagged’ sind. Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen - davon ist Heckly überzeugt.