STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

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BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud.”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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RHOMBERG BAU: Familiengeführtes Bauunternehmen nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial zu erschließen

Die Rhomberg Bau GmbH ist Teil eines internationales Familienunternehmens in 4. Generation. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.

MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.

Herausforderung

Die Rhomberg Bau GmbH besteht aus mehreren Geschäftsbereichen, die sich zum Ziel gesetzt haben, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern. Infolgedessen wechselte das Unternehmen in die Cloud, installierte einen Microsoft Office 365 Tenant und ersetzte einige IT-Legacy-Systeme durch die Standard-Tools von Microsoft.

Eine Verbesserung der Zusammenarbeit erforderte auch das Ändern von Gewohnheiten. MondayCoffee unterstützte Rhomberg Bau bei dem angesagten Kulturwandel und definierte strikt einzuhaltende Regeln:

• Dateien werden nur einmal gespeichert.

• Projekte werden nur einmal im System angelegt, auch wenn mehrere Geschäftsbereiche daran arbeiten. In der Vergangenheit hatte jeder Bereich seinen eigenen separaten Projektbereich.

• Die Transparenz über den Fortschritt der Projekte muss erhöht werden.

• Prozesse und Strukturen müssen standardisiert und übersichtlich und einfach im System visualisiert werden. Ihre Anwendung wird weniger abhängig vom jeweiligen Verantwortlichen.

Gemeinsam vereinte man alte IT-Systeme, die früher in jedem Geschäftsbereich einzeln verwaltet wurden, vereinheitlichte deren Handhabung und versuchte sie durch Automatisierung noch effizienter zu gestalten.

Strategie

In Workshops wurde das Potenzial von Office 365, Dynamics CRM und Azure eruiert. Darauffolgend konzipierte MondayCoffee, zusammen mit Stakeholdern von Rhomberg Bau, eine geeignete Architektur und Vorgehensweise für die Einführung einer Reihe von dedizierten Business Apps auf der neuen Microsoft-Plattform. Folgende Apps wurden als Piloten eingeführt:

Baumängel App: Entwickelt für das einfache Erfassen (einschließlich des Hochladens von Smartphone-Bildern), Klassifizieren und Nachverfolgen von Baumängeln.

Bei Bauprojekten sind die Klassifizierung und die Nachverfolgung von Baumängeln die größten Treiber für Kosten- und Terminüberschreitungen, weshalb ein einfacher Erfassungs- und Nachverfolgungsprozess für das Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht diese App dem Unternehmen, seine Lieferanten in Bezug auf die Bauqualität zu bewerten.

Dynamische Speicher-App: Entwickelt für die dynamische Erstellung von SharePoint-Site-Strukturen, um projektbezogene Dokumente an einem Ort zu speichern – in Übereinstimmung mit den beteiligten Geschäftspartnern (gemäß den CRM-Projekteinträgen). Bei großen Bauvorhaben ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten Dokumente intuitiv speichern und finden, ohne sich in komplexen Ablagestrukturen zu verlieren.

Gebäude-Dokumentation App: Entwickelt für eine bessere Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern über Projektfortschritte. Mit der App können alle Beteiligten ganz einfach Bilder und Pläne der Baustelle hochladen und versenden und Neuigkeiten über den Fortschritt veröffentlichen.

Für die Entwicklung der Apps verwendete MondayCoffee die folgenden Microsoft-Tools: PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook Online.

Alle Apps werden derzeit in einer Pilotphase von Key-Usern eingesetzt, die entsprechend geschult wurden. Ein vollständiger Roll-out ist für 2019 geplant.

Ergebnisse

Die Entwicklung und Einführung der Apps ermöglichen die Automatisierung von teamübergreifenden Aufgaben, was zu einer Vereinfachung und Verbesserung in der Zusammenarbeit führt. Neben der Zeitersparnis gewinnt das Unternehmen auch bei geschäftsrelevanten Workflows an Transparenz und Qualität.

Die Verbesserungen werden bereits in der Organisation spürbar und verleihen der digitalen Transformation zusätzliche Schubkraft.