Modern Work: Die richtige Vorbereitung beugt Chaos vor

In der Modern-Work-Umgebung gilt wie so oft: Der Teufel steckt im Detail. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anfang. Doch um die vielen Vorteile im Hybrid zu realisieren, müssen die Tools auch richtig konfiguriert und genutzt werden.

Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 spielen im Rahmen der digitalen Transformation von Firmen eine zentrale Rolle: Die Belegschaft verlangt für das Arbeiten im Hybrid Apps wie Microsoft Teams und Microsoft 365. Die CIOs haben den Auftrag, Kosteneinsparpotenziale mit der Ablösung von teuren On-Premises-Lösungen zu realisieren. 

Doch was passiert danach?  

Wenn Microsoft Teams auf den PCs und Mobiles der Mitarbeitenden installiert wurde?  

Der Ersteindruck: einfach und flexibel 

Auf die vordergründig einfache Bedienbarkeit folgen verschiedene Chaos-Szenarien, weil sich die IT, die User, die Geschäftsleitung den Herausforderungen der vielen verborgenen Einstellungen von Microsoft Teams oft nicht bewusst sind.  

Microsoft Teams ist eine sehr vielseitige Anwendung. Neben der Telefonie, dem Conferencing und den Chats für die Kommunikation gibt es Teams und Channels für die Zusammenarbeit. Immer mehr Zusatzfunktionen werden eingebunden. Mit dem Ziel, vormals separate Applikationen in eine Oberfläche zu integrieren, die für alle Endgeräte funktioniert und das Versprechen von Einfachheit und Flexibilität gegenüber den Usern einlöst.  

 
Auf die Länge kann es chaotisch werden  

Ja, die Apps sind leicht zu bedienen. Aber gerade die Benutzerfreundlichkeit wird vielen Unternehmen zum Verhängnis – nämlich dort, wo User unkontrolliert mit den verschiedenen Microsoft-Anwendungen arbeiten.  

Babylonische Verwirrung entwirren 

Die Themenvielschichtigkeit von Microsoft 365 führt oft dazu, dass niemand das grosse Ganze im Auge hat und auch behält, um den erforderlichen digitalen Wandel zu bewältigen.  

Bei MondayCoffee setzen wir auf einen gesamtheitlichen und integrierten Ansatz bestehend aus Software, Business Consulting, Engineering und Adoption. Damit adressieren wir unterschiedliche Zielgruppen in der Organisation und werden ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht.  

• Für die Fachbereiche und einzelnen Mitarbeitenden verbessern wir die Benutzererfahrung und geben ihnen Zusatzfunktionen an die Hand für mehr Produktivität bei der Arbeit und Zusammenarbeit.  

• Der IT ermöglichen wir durch Automatismen und Standards eine effiziente Verwaltung einer geordneten und sicheren Modern-Work-Umgebung. 

• Die Geschäftsleitung begleiten wir auf ihrem Weg des modernen und sicheren Arbeitens.  

Lust auf mehr? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.  

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Alles Wichtige nur wenige Klicks entfernt

„Wusste ich gar nicht!“

„Diese News sind mir entgangen.“

„Davon habe ich nichts gehört.“ 

Seit die hybride Arbeitswelt das New Normal mit definiert, häufen sich solche Aussagen von Mitarbeitenden. Wir fühlen uns nicht mehr gleich in ein Team integriert wie früher. Der Arbeitgeber ist abstrakter geworden.  

Wenn ich früher in der Pause den neuesten firmeninternen Klatsch mitbekommen habe, dann bleibt mir heute vieles verborgen. Teils auch Dinge, die ein Mitarbeitender wissen muss, um operativ leistungsfähig zu bleiben, innovativ zu sein und das Unternehmenswachstum mitzutreiben.  

Employer Engagement muss zurück auf die Agenda 

Der virtuelle Anteil der kulturellen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, zwischen Mitarbeitenden und Mitarbeitenden, spielt eine immer grössere Rolle.  

Microsoft bringt mit Viva Connections einen technischen Lösungsansatz – insbesondere für das Mobile –, um das Zusammengehhörigkeitsgefühl zu stärken.  

Wir haben die neuen Funktionalitäten und Vorteile von Viva Connections in unsere Modern-Workplace-Lösung integriert. Damit Mitarbeitenden am Puls des täglichen Geschehens bleiben, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind.    

Personalisierter News-Feed 

Mithilfe unserer Modern-Workplace-Lösung können Mitarbeitende direkt auf der Microsoft Teams App auf ihren persönlichen News-Feed zugreifen. Die Beiträge können geliked, kommentiert, weitergeleitet oder auch gespeichert werden – genauso wie man es von Instagram, Facebook oder LinkedIn gewohnt ist.  

Der News-Feed bringt den Mitarbeitenden die neuesten oder relevantesten Inhalte direkt ins Blickfeld – wo immer sie sich befinden. 

Eigenes Work-Management-Dashboard 

Gerade von unterwegs kann der Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Kommunikationen, Aufgaben, Meetings, etc., kompliziert sein. Nicht mit unserer Modern-Workplace-Lösung. Über Microsoft Teams steht jedem Mitarbeitenden mit einem Klick sein eigenes Dashboard zur Verfügung mit personalisierten Quick Links auf alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Verlinkt werden: 

• Aufgaben aus dem Microsoft Planner, die erledigt werden müssen, 

• Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden, 

• Meetings, die nächstens stattfinden, 

• Arbeitsräume, die häufig besucht wurden, 

• Genehmigungen, die ausstehen oder man erfassen möchte,  

• und vieles mehr 

Tschüss Browser!  

Ein weiterer Vorteil der Integration aller Microsoft-Technologien durch unsere Modern-Workplace-Lösung ist der Verzicht auf den Browser. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag sicher, geregelt und unkompliziert über die Microsoft Teams App zu managen. Damit dem hybriden Arbeitsmodell nichts mehr im Wege steht. 

Sie möchten mehr dazu erfahren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns.  

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Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

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Modern Work Adoption Kontakt

Die digitalen Optimisten

THE CIRCLE

Microsoft Schweiz zieht demnächst in den CIRCLE ein. Für die rund 400 Mitarbeitenden in der Region Zürich gibt es viel offene Fläche und Kollaborationsräume in jeder Grösse. Klassische Fokusarbeitsplätze hingegen gibt es nur noch 88. Das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsvision mehr.
Mit Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz, haben wir über die hybride Zukunft gesprochen. So viel steht fest: Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.

Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz

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Herr Holitscher – rund 400 der insgesamt 600 Mitarbeitenden der Microsoft Schweiz ziehen demnächst in den CIRCLE ein. Was erwartet sie?

Kein Ort, um E-Mails zu schreiben oder Telefonate zu führen, sondern ein Ort der Begegnung und Innovation.

Microsoft arbeitet seit 2012 ortsunabhängig. Bereits in Wallisellen standen die Gemeinschaftsräume im Vordergrund. Was ist im CIRCLE anders? Hatte die Pandemie zu kurzfristigen Änderungen in der Raumgestaltung geführt?

Wir haben nochmals 1.000 m² dazu gemietet für das Microsoft Technology Center, welches im Januar 2022 seine Türen öffnet. Dort wollen wir mit Kunden zusammenkommen, um über neue Technologien zu diskutieren und sie erlebbar zu machen.

70 Prozent unserer Büroräumlichkeiten im CIRCLE stehen auch unseren Partnern und Kunden offen. Wir wollen ins Office kommen, um gemeinsam Innovation zu betreiben. Dieser Trend hat sich nochmals verstärkt. In Wallisellen gab es 290 Fokus-Arbeitsplätze. Im CIRCLE sind es noch 88.

Ein klares Zeichen dafür, dass die physische Präsenz nicht erforderlich ist. 

Ja. Bei uns muss – mit wenigen Ausnahmen – niemand vor Ort sein. Die einzelnen Teams sollen sich untereinander organisieren – so, dass es für den Kunden, aber auch für jedes einzelne Teammitglied stimmt. Studien belegen, dass das Zusammenkommen eben doch gewünscht ist. Dafür wollen wir attraktive Möglichkeiten in unserem Space im CIRCLE anbieten.

Sie sprechen das Paradox an, welches der jährliche Work-Trend-Index von Microsoft schön aufzeigt: 71 Prozent der befragten Schweizer Arbeitnehmenden wünschen sich das hybride Arbeitsmodell, über 70 Prozent mehr Zeit physisch mit ihren Teams zu verbringen. Gibt es darauf bereits Antworten seitens Microsoft?

Die Technologie macht vieles möglich. Die Experience von hybriden Meetings, zum Beispiel, wird immer besser – mit Microsoft Teams, aber auch dank moderner Infrastruktur in Sitzungsräumen. Lautsprecher und Kamera richten sich automatisch auf die Person aus, die gerade spricht. Die Sitzungsräume bei uns im CIRCLE wurden so konzipiert und ausgestattet, dass eine optimale Meeting Experience für die Leute vor Ort und virtuell gewährleistet ist. 

Die Technologie ermöglicht die Flexibilität. Räumlichkeiten können angepasst werden. Das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen – für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden genauso wie für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.  

Seit der Pandemie ist Microsoft Teams Herrn und Frau Schweizer wohl genauso bekannt wie Migros oder Coop. Was machen Sie daraus?

Wir sind enorm stolz, dass wir so viele Menschen befähigen konnten, mit Teams ihre Arbeit weiter zu tätigen, das Studium weiterzuführen oder auch einfach mit Familie und Freunden in Kontakt zu bleiben. Gleichzeitig war und ist es eine Riesenverantwortung und eine echte Belastungsprobe für das System. Die gute Nachricht: unsere Datencenter haben den Test bestanden. Die enorme und rasante Nachfrage hätte mit keiner anderen Infrastruktur abgefedert werden können. Es ist erfreulich zu sehen, dass immer mehr Unternehmen von den Vorteilen der Microsoft Cloud in der Schweiz Gebrauch machen und Microsoft Teams zum Mittelpunkt des Arbeitsalltags wird.

“Der Hybrid ist Realität. Die Menschen wollen so arbeiten. Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.”

Technologisch gesehen haben wohl einige CH-Unternehmen einen Sprung nach vorne gemacht. Ihre Infrastruktur auf einen neueren Stand gebracht. Microsoft spricht aber auch oft von Kultur. Im neuen Microsoft Technology Center will man Technologie greifbar machen. Wo gibt es – nach der Infrastruktur – bei den CH-Unternehmen noch am meisten Aufholbedarf, um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten?

Wir bei Microsoft leben technologisch gesehen in einer Art Bubble. Bei vielen Unternehmen gibt es immer noch Personen, die keine mobilen Geräte haben. Keine Webcams. Da sind wir bei Microsoft in einer sehr privilegierten Situation. Wir haben und kriegen alles, um das hybride Arbeitsmodell voll auszukosten.

Die 3 Ps stehen unserer Meinung nach für eine hybride Zukunft im Vordergrund.

• PEOPLE: Die Menschen müssen verstehen und beurteilen können, wie sie Technologie für sich nutzen können, um Dinge zu verbessern. Dafür braucht es regelmässige Aus- und Weiterbildung.

• PLACES: Es gilt Räume umzugestalten, damit sie andere Zwecke und neue Bedürfnisse erfüllen können.

• PROCESS: Jeder einzelne noch so kleine Prozess muss auf den Prüfstand gestellt und neu gedacht werden.

Wie gehen wir zum Beispiel in Zukunft mit vertraulichen Unterlagen um, die nur auf Papier existieren? Können vertrauliche Dokumente mit nach Hause genommen werden? Wie stellen wir sicher, dass wir für Verträge die nötigen Unterschriften zusammenbekommen, wenn nicht mehr alle vor Ort arbeiten?

Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken. Der Hybrid ist Realität. Die Leute wollen so arbeiten – für die Generation Z wäre alles andere undenkbar.

Jedes Unternehmen braucht jetzt einen genauen Plan, wie man in Zukunft physisch und digital verbindet. Aber wir brauchen dafür auch die richtigen regulatorischen Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichen, modernste Technologien einzusetzen. Die heutigen Gesetze wurden teils vor der Internet-Ära gemacht. Auch sie müssen neu gedacht werden. Dies soll verantwortungsvoll und keinesfalls auf Kosten von nicht verhandelbaren Werten wie Transparenz, Sicherheit oder dem Schutz der Privatsphäre geschehen.

Wir bei Microsoft sind digitale Optimisten. Wir glauben daran, dass sich eine hybride Welt schaffen lässt, in der wir erfolgreicher zusammenarbeiten und besser leben.

Wie Homeoffice unsere Büros menschlicher macht

Vor der Pandemie hätte wohl niemand erwartet, dass ein so schneller Wechsel vom Präsenzmodell ins Homeoffice möglich ist. Etwa 18 Monate später sind einige Unternehmen, darunter auch das Architekturbüro Marazzi + Paul Architekten, bei einem hybriden Arbeitsmodell angekommen – das wirkt sich auch auf die zukünftigen Büro- und Wohnbauten aus. Wir haben mit Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten, über den Umbau ihres eigenen Office und über den Einfluss der Pandemie auf die Architektur von morgen gesprochen.

Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten

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Herr Paul – Sie haben den Moment der Stunde genutzt und während der zweiten Corona-Welle das Office umgebaut. Gab es die Pläne für den Umbau schon vorher?  

Die Pläne hatten wir schon länger in der Schublade, aber die Dringlichkeit fehlte, etwas zu ändern. Als klassisches Architekturbüro wurde unser Open-Office schlicht fürs Arbeiten genutzt. Man kam morgens, ging mittags draussen was essen, arbeitete nachmittags am Platz oder gemeinsam im Sitzungsraum, und ging abends nach Hause.  

Mit Pandemie und der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells haben sich die Gewohnheiten im Office verändert und damit auch die Ansprüche an die Räumlichkeiten. Heute kommen unsere Mitarbeitenden vor allem für die sozialen Momente ins Office. Viel Platz nehmen neu unsere Küche und Kaffee-Ecke ein oder auch die dedizierten Meeting-Ecken.  

Die Arbeitsweise ist heute also eine andere?  

Ja. Wir mussten uns damals bei der ersten Welle innerhalb von 24 Stunden von dem fixen Arbeitsplatz im Office verabschieden und komplett auf eine digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise umschalten. Von 0 auf 100 – dass dies so unkompliziert verlaufen könnte, hätte ich nie gedacht.  

Doch wir haben gelernt, dass wir keine fixen Arbeitsplätze brauchen, um als Team und mit KundInnen gut arbeiten zu können. Technologisch wäre so ein Set-up vor zwei Jahren auch noch nicht möglich gewesen. Heute wollen wir davon profitieren und unseren Mitarbeitenden ein flexibles Arbeitsmodell anbieten.  

Wie definiert sich bei Ihnen das flexible Arbeitsmodell? Gibt es neue Regelungen?  

Bei der Definition unseres neuen Arbeitsmodells haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen. Während Corona haben wir eine Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Niemand will 100 % von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. In unseren Arbeitsverträgen haben wir neu festgehalten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zwischen 40–50 % (bei einer 100-%-Stelle) im Homeoffice zu arbeiten. Eine Regelung sieht vor, dass jede/r Mitarbeitende im Vorfeld entscheiden muss, wie seine oder ihre Aufteilung ausschaut. Blockzeiten gelten bei uns auch im Home-Office und die Themen Ergonomie und Infrastruktur am Arbeitsplatz haben wir auch neu geregelt. Beispielsweise kriegen unsere Mitarbeitenden neu im Jahr einen fixen Kostenbeitrag für die Investition in ihr Homeoffice, sind aber selbst dafür verantwortlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu Hause einzuhalten. Und – Donnerstag ist für alle Bürotag. An einem Tag wollen wir uns mit allen Mitarbeitenden im Office persönlich austauschen können.  

“Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse und auf diese können durch einen kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden eingegangen werden.”

Sie leben das hybride Arbeitsmodell nun bereits seit einiger Zeit. Gibt es Blind Spots? 

Neue Arbeitsmodelle müssen gut durchdacht sein. Das Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause darf nicht unterschätzt werden. Da gibt es sicherlich Dinge, die wir langfristig nochmals anpassen müssen. Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse. Auf viele konnten wir eingehen und haben zurzeit eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Andere kennen wir heute noch nicht. Wichtig erscheint mir der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitenden.  

Perspektivenwechsel: Marazzi + Paul Architekten entwirft und realisiert Büroumbauten und Neubauten. Sind in der Architektur bereits erste Corona-Effekte spürbar? Mit welchen Ideen liebäugeln die Architekten bei der Neu- oder Umgestaltung von Bürogebäuden?  

Die Pandemie ist ein Katalysator für Trends, die bereits vorher da waren: vom fixen, eigenen Arbeitsplatz zum Shared-Desk. Sharing wird überdurchschnittlich gefordert. Das Office wird zum Hub, die Arbeitsplätze verdichten sich, die Begegnungszonen vervielfachen sich. Mitarbeitende kommen ins Office, weil sie sich dort wohlfühlen, die Möglichkeit haben, sich mit anderen Personen in einer einladenden Umgebung zu treffen und zusammenzuarbeiten.  

Welche Entwicklungen sagen Sie bei der Planung von Wohnbauten voraus? Wird es vermehrt Co-Working-Spaces in Siedlungsbauten geben? Oder wird das Office in der Wohnung zum Standard?  

Sie erinnern sich an den Gemeinschaftsraum in Siedlungen, welcher von niemandem genutzt wurde? Und meist als Abstellraum diente? Nun ist ein echtes Bedürfnis für einen solchen Raum entstanden. 

Wir sind gerade an einem Projekt dran, wo wir uns konkret über einen Co-Working-Space in einer Siedlung Gedanken machen – von der Küche über die Infrastruktur bis zur Technik.  

Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten.  

Auch für uns Architekten ist das eine Riesenchance. Bei Marazzi + Paul Architekten setzen wir uns immer sehr intensiv mit dem Ort auseinander, wo unsere Bauten entstehen. Wenn wir nun in Zukunft vor Ort, am Ort, arbeiten können, kann nochmals ein ganz anderer Bezug zu den Menschen in der Umgebung entstehen.  

Beim vorher erwähnten Projekt haben wir die EinwohnerInnen eine Postkarte malen lassen, um zu verstehen, wie sie sich die Umgebung in Zukunft vorstellen. Eine solche Ortsanalyse könnte in Zukunft noch andere Dimensionen annehmen.  

“Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten. ”

Welche Auswirkung hätten solche Entwicklungen, das Arbeiten von überall aus, auf die Planung des öffentlichen Raumes?  

Ob privat, halbprivat oder öffentlich, Räume werden immer vielschichtiger genutzt. Das Restaurant wird zum Arbeitsort. Die Bankfiliale wird zum Arbeitsort. Die Parkbank im Grünen wird zum Arbeitsplatz. In unserem Office könnten wir in Zukunft auch branchenfremde Co-Workers empfangen. Schulräume oder auch Fußballstadien könnten doppelt genutzt werden.  

Ich hatte schon immer die Vision eines fliegenden Klassenzimmers. SchülerInnen ziehen wie NomadInnen durch die Stadt, erkunden Orte, lernen Neues beim Erleben. Die Technik schenkt uns Raum für neue Ideen. Mal schauen, was daraus wird. 

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Abbildungen: Das Office der Marazzi + Paul Architekten

Die Zs

Die Generation Z: junge Menschen, die um die Jahrtausendwende herum geboren sind. Auch ich bin als jüngstes Mitglied der MondayCoffee AG ein Teil von ihr. 

Pünktlich zur Corona-Krise beende ich mein Studium ohne Abschlussfeier nach endlos vielen Online-Vorlesungen. Mein Arbeitsleben beginnt in einer Welt, die sich innerhalb weniger Monate enorm verändert hat. So habe ich während des Studiums in Praktika und auch als Werkstudentin gelernt, über welche Themen man sich am Mittagstisch in der Kantine unterhält oder wie man sich im Büro zu kleiden hat. 

Von einem Moment auf den anderen änderte sich alles. Welche Hose man im Home-Office trägt oder in welcher Ecke der Münchner Wohnung man diesmal zu Mittag isst, ohne sich dabei über geplante und vergangene Urlaube zu unterhalten, schien plötzlich vollkommen belanglos. Durch die Aneinanderreihung von Lockdowns, verkorksten “Gap Years” und verschobenen Australien-Reisen blieb der Generation Z einiges an Zeit übrig, um darüber nachzudenken, was uns im Arbeitskontext eigentlich wirklich wichtig ist. 

Leonie Bachmaier, Business Consultant & Produkt Management bei MondayCoffee über Firmen die gut daran tun, sich langfristig auf das Hybridbüro einzustellen.

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1. DAS HYBRIDE ARBEITSMODELL KÖNNTE ZUM AUSWAHLKRITERIUM WERDEN

Seit dem Einstieg ins Berufsleben arbeite ich örtlich und zeitlich flexibel. Meine Work-Life-Balance ist intakt. Meine Motivation bei der Arbeit groß. Meine Leistung, so wird es mir auf jeden Fall von meinen Vorgesetzten bestätigt, zufriedenstellend. Mir ist es wichtig, auch in Zukunft einen Job zu haben, bei dem ein flexibles Arbeitsmodell möglich ist – und das trifft wahrscheinlich auch auf einige meiner Generationsgenossen zu. Firmen tun sich gut daran, sich auf den Hybrid langfristig einzustellen. 

2. DIE FÜHRUNG WIRD IM HYBRID NOCH STÄRKER AUF DIE PROBE GESTELLT

Die Begeisterung, ins Arbeitsleben einzusteigen, war bei mir groß. Auch mit Corona. Sie war aber auch gepaart mit etwas Unsicherheit und vielleicht auch Orientierungslosigkeit. Was passiert an meinem ersten Arbeitstag? Ich schalte meinen Laptop an, und dann? Was tue ich, wenn ich nicht weiter weiss? Wegen einer einfachen Frage meinen Boss anrufen? Viele Kolleginnen und Kollegen kannte ich noch nicht. Die Gespräche an der Kaffeetheke gab es nicht. Der Schnellstart in das Arbeitsleben hatte so seine Tücken – aber die zentrale Frage ist ja, wie führt man die GenZ ganz generell im Hybrid?  

Mein Takeaway seit meinem Start: Neben der Führungsperson, die eine Balance zwischen Freiraum und Struktur finden muss, spielen Mentoren eine ganz wichtige Rolle. Ihnen kann man jegliche Fragen stellen, mit ihnen Situationen reflektieren und nochmals auf eine andere Weise die eigene Weiterentwicklung spiegeln. 

3. SOCIAL MEDIA ALS ZENTRALER REKRUTIERUNGSKANAL

Wie erreicht man die Talente der GenZ? Ganz klar über Social Media. Auch ich habe meine Position als Werkstudentin bei der MondayCoffee über einen Job Alert in LinkedIn gefunden. Die Bewerbung konnte ich in nur wenigen Klicks durchführen – vom Smartphone aus. Dann folgte ein Video-Call. 

Am meisten Erfolg bei der Rekrutierung von Zs wird man haben, wenn die Bewerbung einfach digital stattfinden kann, und zwar genau dort, wo man auch sonst viel Zeit verbringt. Lange Fragebögen oder Cover Letters sind nichts für uns. Wir setzen auf Echtzeit-Interaktion.  

Vom Hörsaal ins Wohnzimmer – und zurück?

Mit der Pandemie hat sich auch das Universitätsleben schlagartig verändert. Studierende, Professor:innen, Dozent:innen und Backoffice-Mitarbeiter:innen mussten sich in kürzester Zeit auf eine neue Lehr-, Lern- und Arbeitsweise einstellen. Wir haben mit Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen, über Learnings und mögliche Zukunftsszenarien gesprochen.

Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen

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Frau Dr. Randhahn, wie funktionierte Ihre Organisation während der Krise und wie sind Sie mit den Herausforderungen umgegangen?

Seit dem ersten Lockdown müssen wir permanent mit einer großen Unsicherheit umgehen: Entscheidungen auf politischer Ebene ebenso wie vonseiten der Hochschulleitung werden erst sehr kurzfristig getroffen und für uns bekannt. Gleichwohl liefern sie eine wichtige Grundlage für das Geschehen und die Handlungsspielräume an der Fakultät. Dabei wird erwartet, dass für die verschiedensten Szenarien Handlungsoptionen entwickelt werden, um möglichst flexibel mit eben diesen kurzfristigen Entscheidungen umgehen zu können. Das erfordert eine sehr hohe Dauerbelastung für die meisten unserer Mitarbeiter:innen. Von zentraler Bedeutung für das Krisenmanagement war daher eine intensive Kommunikation in und mit den verschiedenen Bereichen. Dies beinhaltet: Entwicklungen transparent machen und erklären, Fragen diskutieren, Handlungsoptionen abwägen, Sorgen und Ängste von Mitarbeiter:innen ernst nehmen, gleichzeitig lösungsorientiert und pragmatisch agieren, und nicht in einen Lähmungszustand verfallen – das war und ist nicht einfach. 

Die Pandemie beeinträchtigte nicht nur die Lehre, sondern auch die Arbeit im Backoffice. Was hat sich seit Beginn der Pandemie in der Arbeitsweise der Verwaltung verändert?

Die Arbeit wurde fast vollständig in den virtuellen Raum verlegt. Das Verwaltungspersonal musste von heute auf morgen mit Arbeitsgeräten ausgestattet und für das Arbeiten daheim arbeitsfähig gemacht werden. Für viele verwaltungstechnische Prozesse wurden sehr kurzfristig digitale Abläufe geschaffen, die vorher noch nicht vorgesehen waren. Mitarbeiter:innen lernten mit Videokonferenzsystemen umzugehen, digitale Signaturen einzurichten, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten usw., d. h. grundsätzlich vollumfassend im digitalen Raum zu arbeiten. Hier ist einiges in Bewegung geraten und es bleibt zu hoffen, dass daran angeknüpft und die Arbeit noch weiter flexibilisiert wird.

Zurück zu den Studierenden: Man würde glauben, dass der Digitalisierungsschub für die junge Generation (Studierende) mehr ein Segen als ein Fluch war/ist. Stimmt das?

Die Digitalisierung in der Lehre hat ja nicht erst durch die Pandemie begonnen, sondern es gab sie auch vorher schon. Gleichwohl hat sie natürlich noch einmal ein ganz neues Gewicht erhalten, nicht zuletzt dadurch, dass Studierende inzwischen seit drei Semestern nur virtuell studieren. Mit Blick auf die Entwicklung innovativer Lehr-/Lernangebote ist die aktuelle Lage in der Tat ein Segen, denn die Bereitschaft und Offenheit zum Gestalten und Ausprobieren hat kräftig Anschub bekommen. Der Zugang zu digitaler wissenschaftlicher Literatur, Artikeln und Texten und der wissenschaftliche Austausch auf vielfältigen Plattformen im virtuellen Raum hat sich enorm erweitert. Open Access sei als Stichwort genannt – in diesem Zusammenhang wurden die Möglichkeiten für Forschung und Lehre sehr umfassend erweitert.

Gleichzeitig stellt die gegenwärtige Situation eines Studiums im virtuellen Raum ohne jegliche Präsenz auch eine enorme Herausforderung für die Studierenden dar: Das für ein Studium und die persönliche Entwicklung so wichtige Sozialleben am Campus findet aktuell nicht statt. Prüfungen unter den Rahmenbedingungen der Pandemie zu entwickeln und durchzuführen, ist häufig sowohl für Prüfer:innen als auch für Studierende eine neue und große Herausforderung. Hinzu kommt, dass einige Studierende zuhause keine angemessenen Rahmenbedingungen haben, um «in Ruhe» studieren zu können. Häufig teilen sie ihren Arbeitsplatz mit der Familie, und sind gleichzeitig (wie die Mitarbeiter:innen auch) mit Familienpflichten konfrontiert.  

Gemäss verschiedenen Studien wünschen sich viele Mitarbeitende, dass das flexible Arbeitsmodell bestehen bleibt. Besteht dieser Wunsch auch bei den Studierenden, den Lehrkräften und den Mitarbeitenden bei Ihnen in der Verwaltung? Wird sich ein hybrides Arbeitsmodell auch in Ihrem Bereich in Zukunft etablieren?

Das flexible Arbeiten von Daheim oder anderen Orten aus stößt auf große Zustimmung unter den Mitarbeiter:innen und Lehrenden. Es wird gewünscht, dass hierfür auch zukünftig flexible Arbeitsweisen ermöglicht werden. Eine zentrale Voraussetzung für die Verwaltungsmitarbeiter:innen wurde bereits geschaffen: Anfang Oktober trat eine neue Dienstvereinbarung zum Homeoffice in Kraft, die einen deutlich flexibleren und strukturellen Rahmen für die Gestaltung von Homeoffice bietet.

“Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren.”

Gleichzeitig ist die Universität Duisburg-Essen eine Präsenzuniversität. D.h., insgesamt findet das Studium an der Universität vor Ort an den beiden Campus in Duisburg und Essen statt. Das schließt nicht aus, dass Lehre auch digital erfolgen kann. Ganz im Gegenteil: Es geht nunmehr sehr stark darum, wie man die Vorteile aus beiden Welten sinnvoll miteinander kombinieren kann und Studium und Lehre in geeigneter Weise weiterentwickelt, so dass die Studierenden bestens auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereitet werden. In der Theorie ist die Idee von «hybriden Lehr-/Lernmodellen» schon lange nichts Neues mehr. Wie gelingt es jedoch, eine Campusinfrastruktur und eine Lehrplanung aufzubauen, die genau solche Überlegungen ermöglicht, so dass Studierende selber entscheiden könnten, ob sie im Hörsaal oder von einem anderen Ort aus an der Lehre teilnehmen. In diesem Zusammenhang steht uns noch ein großer Lern- und Entwicklungsprozess bevor – genau dafür ist eine innovative Universität aber ja vielleicht auch einfach der richtige Ort.

Was bedeutet «Normalität» heute für Sie? Und wie stellen Sie sich den Universitätsalltag in naher Zukunft vor?

Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren. Weniger ein Denken in «Das geht nicht»-Mechanismen, sondern gestaltend und lösungsorientiert. Ich wünsche mir, dass der Campus wieder ein Ort der direkten Begegnung wird für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig nutzen wir dabei den virtuellen Raum, um innovative Lehr-/Lernangebote zu schaffen, Forschungsfragen zu behandeln und Servicestrukturen bereitzustellen, die für gute Lehre und Forschung erforderlich sind.  

EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

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EW Buchs: Case Study Download

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.

ZEIT richtig einsetzen

Unser CEO Reto Meneghini schreibt in seinem Blog-Post über das vergangene Jahr:

„Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus gilt es nun, die ‚Zukunft des Arbeitens‘ zu gestalten.“

Über EIN Learning wird gerade besonders intensiv diskutiert: die Kehrseite des Home-Office. Zu viel Entgrenzung (fehlende Trennung von Arbeits- und Privatleben) sowie zu viel Entfremdung (zwischen Arbeitskolleg*innen) kann das Wohlbefinden von Mitarbeitenden sowie die Leistungs- und Innovationsfähigkeit von Teams und Organisationen beeinträchtigen.

Endlich haben wir uns davon gelöst, mobile Arbeitsformen vor allem als ein Wohlfühlthema für ausgewählte Mitarbeitende zu sehen – und schon lernen wir auch die Grenzen von ‚Home-Office en masse‘ kennen.

Das Arbeitsmodell der Zukunft ist ein Hybrid

Wie so oft gilt es, einen Mittelweg zu finden. Eine Kombination aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit, aus Home-Office und im Office – aber mit neuen Regeln (siehe dazu Blog-Post „Aufbruch in die hybride Arbeitswelt“) und mithilfe der richtigen Tools. Damit Mitarbeitende ‚gesund‘ arbeiten – und leben. Damit Führungspersonen ihre Teams aus der Ferne erfolgreich führen und Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell bestmöglich nutzen können.

Wir wollen auf die veränderte Art moderner Zusammenarbeit reagieren: in erster Linie indem wir unserer Kundschaft helfen zu verstehen, wie mit dem Faktor ‚Zeit‘ umgegangen wird. Davon ausgehend gilt es die richtigen Weichen zu stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.

“Die Weichen stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.”

Workplace Analytics

Für dieses Vorhaben sind zwei Dimensionen von Bedeutung: die der einzelnen Arbeitskraft und die der Teams und der Organisation.

Mitarbeitende sollten von überall auf die richtigen Tools zugreifen und diese anwenden können, um die Trennung von Arbeits- und Privatleben zu wahren. Microsoft hat dafür MyAnalytics entwickelt: Mit diesem Tool können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit besser einteilen und auf Basis einer individuellen Datenauswertung ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern. Mir selbst hilft MyAnalytics unter anderem dabei, in meinem dicht gedrängten Terminkalender wichtige Freiräume für meine persönliche Aufgabenerledigung zu schaffen.

Microsoft Workplace Analytics (WPA) erweitert die Idee von MyAnalytics auf die Unternehmensebene und richtet sich nicht an die einzelne Arbeitskraft, sondern an Entscheidungstragende. Teamleitung, Führungspersonal von Abteilungen und CEOs von Firmen können mithilfe WPA leichter nachvollziehen, wie die Ressource ‚Zeit‘ allgemein im Unternehmen eingesetzt wird:

• Zeit für Einzelarbeit versus team- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

• Zeit für Innovation und Kreativität versus Zeit für alltägliche Arbeiten

• Zeit für Meetings versus konzentriertes Arbeiten

• Zeit für das Team versus eigene Arbeit

• Zeit für sich versus Zeit für die Community

Microsoft Workplace Analytics bietet datengestützte Einblicke in Arbeitsmuster, die sich auf das Wohlbefinden, die Produktivität und die Unternehmensperformance auswirken. Mit diesem Verständnis können Herausforderungen verschiedener Art gezielt oder auch präventiv angegangen werden: Es sind Arbeitsmuster erkennbar, die das Burnout-Risiko erhöhen, die Effizienz vermindern oder die Team-Performance beeinträchtigen. Ressourcen-intensive Aktivitäten lassen sich noch gezielter im Hinblick auf Cost/Benefit untersuchen.

Das Analysetool unterstützt Unternehmen dabei, ein tieferes Verständnis der internen Organisation zu entwickeln und daraus Verbesserungschancen abzuleiten – was für gesundes, modernes Arbeiten im Hybridmodell besonders hilfreich sein kann.

Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen

Wichtig zu wissen: Schutzmassnahmen wie Anonymisierung, Aggregation und ‚differenzielle Privatsphäre‘ sind im Tool standardmässig integriert, um personenbezogene Daten zu schützen. Somit können keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen gezogen werden. WPA ist im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO nutzbar.

Wo starten?

Microsoft Workplace Analytics eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Die Frage, die sich stellt: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Wir empfehlen Unternehmen, klein anzufangen: erste Erfahrungen in Teams zu sammeln, bevor sie die Gesamtorganisation unter die Lupe nehmen. Ein Beispiel ist das Sales-Team: Auf Basis von Verhaltensmustern können erfolgreiche mit weniger erfolgreichen Sales-Teams verglichen werden. Basierend auf diesem Vergleich lassen sich datengestützte Massnahmenpläne zur Optimierung empfehlen und einführen. Anhand von regelmässiger Messung und Analyse können Veränderungen der Verhaltensmuster sichtbar gemacht werden.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Als zertifizierter WPA-Microsoft-Partner (siehe Box) können wir Unternehmen beim Einsatz von WPA unterstützen – von der Erstanalyse über die Konfiguration und das Monitoring hin zur Auswertung und Beratung für Verbesserungsprogramme.

Interessiert, welche Chancen WPA Ihrer Organisation bietet? Für einen Austausch stehen wir gern zur Verfügung.

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 Andreas Hänni ist Partner und COO bei MondayCoffee AG.

Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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