Alles Wichtige nur wenige Klicks entfernt

„Wusste ich gar nicht!“

„Diese News sind mir entgangen.“

„Davon habe ich nichts gehört.“ 

Seit die hybride Arbeitswelt das New Normal mit definiert, häufen sich solche Aussagen von Mitarbeitenden. Wir fühlen uns nicht mehr gleich in ein Team integriert wie früher. Der Arbeitgeber ist abstrakter geworden.  

Wenn ich früher in der Pause den neuesten firmeninternen Klatsch mitbekommen habe, dann bleibt mir heute vieles verborgen. Teils auch Dinge, die ein Mitarbeitender wissen muss, um operativ leistungsfähig zu bleiben, innovativ zu sein und das Unternehmenswachstum mitzutreiben.  

Employer Engagement muss zurück auf die Agenda 

Der virtuelle Anteil der kulturellen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, zwischen Mitarbeitenden und Mitarbeitenden, spielt eine immer grössere Rolle.  

Microsoft bringt mit Viva Connections einen technischen Lösungsansatz – insbesondere für das Mobile –, um das Zusammengehhörigkeitsgefühl zu stärken.  

Wir haben die neuen Funktionalitäten und Vorteile von Viva Connections in unsere Modern-Workplace-Lösung integriert. Damit Mitarbeitenden am Puls des täglichen Geschehens bleiben, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind.    

Personalisierter News-Feed 

Mithilfe unserer Modern-Workplace-Lösung können Mitarbeitende direkt auf der Microsoft Teams App auf ihren persönlichen News-Feed zugreifen. Die Beiträge können geliked, kommentiert, weitergeleitet oder auch gespeichert werden – genauso wie man es von Instagram, Facebook oder LinkedIn gewohnt ist.  

Der News-Feed bringt den Mitarbeitenden die neuesten oder relevantesten Inhalte direkt ins Blickfeld – wo immer sie sich befinden. 

Eigenes Work-Management-Dashboard 

Gerade von unterwegs kann der Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Kommunikationen, Aufgaben, Meetings, etc., kompliziert sein. Nicht mit unserer Modern-Workplace-Lösung. Über Microsoft Teams steht jedem Mitarbeitenden mit einem Klick sein eigenes Dashboard zur Verfügung mit personalisierten Quick Links auf alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Verlinkt werden: 

• Aufgaben aus dem Microsoft Planner, die erledigt werden müssen, 

• Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden, 

• Meetings, die nächstens stattfinden, 

• Arbeitsräume, die häufig besucht wurden, 

• Genehmigungen, die ausstehen oder man erfassen möchte,  

• und vieles mehr 

Tschüss Browser!  

Ein weiterer Vorteil der Integration aller Microsoft-Technologien durch unsere Modern-Workplace-Lösung ist der Verzicht auf den Browser. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag sicher, geregelt und unkompliziert über die Microsoft Teams App zu managen. Damit dem hybriden Arbeitsmodell nichts mehr im Wege steht. 

Sie möchten mehr dazu erfahren? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns.  

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Kontaktformular: Viva Connections

Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

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Modern Work Adoption Kontakt

Die digitalen Optimisten

THE CIRCLE

Microsoft Schweiz zieht demnächst in den CIRCLE ein. Für die rund 400 Mitarbeitenden in der Region Zürich gibt es viel offene Fläche und Kollaborationsräume in jeder Grösse. Klassische Fokusarbeitsplätze hingegen gibt es nur noch 88. Das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsvision mehr.
Mit Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz, haben wir über die hybride Zukunft gesprochen. So viel steht fest: Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.

Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz

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Herr Holitscher – rund 400 der insgesamt 600 Mitarbeitenden der Microsoft Schweiz ziehen demnächst in den CIRCLE ein. Was erwartet sie?

Kein Ort, um E-Mails zu schreiben oder Telefonate zu führen, sondern ein Ort der Begegnung und Innovation.

Microsoft arbeitet seit 2012 ortsunabhängig. Bereits in Wallisellen standen die Gemeinschaftsräume im Vordergrund. Was ist im CIRCLE anders? Hatte die Pandemie zu kurzfristigen Änderungen in der Raumgestaltung geführt?

Wir haben nochmals 1.000 m² dazu gemietet für das Microsoft Technology Center, welches im Januar 2022 seine Türen öffnet. Dort wollen wir mit Kunden zusammenkommen, um über neue Technologien zu diskutieren und sie erlebbar zu machen.

70 Prozent unserer Büroräumlichkeiten im CIRCLE stehen auch unseren Partnern und Kunden offen. Wir wollen ins Office kommen, um gemeinsam Innovation zu betreiben. Dieser Trend hat sich nochmals verstärkt. In Wallisellen gab es 290 Fokus-Arbeitsplätze. Im CIRCLE sind es noch 88.

Ein klares Zeichen dafür, dass die physische Präsenz nicht erforderlich ist. 

Ja. Bei uns muss – mit wenigen Ausnahmen – niemand vor Ort sein. Die einzelnen Teams sollen sich untereinander organisieren – so, dass es für den Kunden, aber auch für jedes einzelne Teammitglied stimmt. Studien belegen, dass das Zusammenkommen eben doch gewünscht ist. Dafür wollen wir attraktive Möglichkeiten in unserem Space im CIRCLE anbieten.

Sie sprechen das Paradox an, welches der jährliche Work-Trend-Index von Microsoft schön aufzeigt: 71 Prozent der befragten Schweizer Arbeitnehmenden wünschen sich das hybride Arbeitsmodell, über 70 Prozent mehr Zeit physisch mit ihren Teams zu verbringen. Gibt es darauf bereits Antworten seitens Microsoft?

Die Technologie macht vieles möglich. Die Experience von hybriden Meetings, zum Beispiel, wird immer besser – mit Microsoft Teams, aber auch dank moderner Infrastruktur in Sitzungsräumen. Lautsprecher und Kamera richten sich automatisch auf die Person aus, die gerade spricht. Die Sitzungsräume bei uns im CIRCLE wurden so konzipiert und ausgestattet, dass eine optimale Meeting Experience für die Leute vor Ort und virtuell gewährleistet ist. 

Die Technologie ermöglicht die Flexibilität. Räumlichkeiten können angepasst werden. Das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen – für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden genauso wie für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.  

Seit der Pandemie ist Microsoft Teams Herrn und Frau Schweizer wohl genauso bekannt wie Migros oder Coop. Was machen Sie daraus?

Wir sind enorm stolz, dass wir so viele Menschen befähigen konnten, mit Teams ihre Arbeit weiter zu tätigen, das Studium weiterzuführen oder auch einfach mit Familie und Freunden in Kontakt zu bleiben. Gleichzeitig war und ist es eine Riesenverantwortung und eine echte Belastungsprobe für das System. Die gute Nachricht: unsere Datencenter haben den Test bestanden. Die enorme und rasante Nachfrage hätte mit keiner anderen Infrastruktur abgefedert werden können. Es ist erfreulich zu sehen, dass immer mehr Unternehmen von den Vorteilen der Microsoft Cloud in der Schweiz Gebrauch machen und Microsoft Teams zum Mittelpunkt des Arbeitsalltags wird.

“Der Hybrid ist Realität. Die Menschen wollen so arbeiten. Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.”

Technologisch gesehen haben wohl einige CH-Unternehmen einen Sprung nach vorne gemacht. Ihre Infrastruktur auf einen neueren Stand gebracht. Microsoft spricht aber auch oft von Kultur. Im neuen Microsoft Technology Center will man Technologie greifbar machen. Wo gibt es – nach der Infrastruktur – bei den CH-Unternehmen noch am meisten Aufholbedarf, um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten?

Wir bei Microsoft leben technologisch gesehen in einer Art Bubble. Bei vielen Unternehmen gibt es immer noch Personen, die keine mobilen Geräte haben. Keine Webcams. Da sind wir bei Microsoft in einer sehr privilegierten Situation. Wir haben und kriegen alles, um das hybride Arbeitsmodell voll auszukosten.

Die 3 Ps stehen unserer Meinung nach für eine hybride Zukunft im Vordergrund.

• PEOPLE: Die Menschen müssen verstehen und beurteilen können, wie sie Technologie für sich nutzen können, um Dinge zu verbessern. Dafür braucht es regelmässige Aus- und Weiterbildung.

• PLACES: Es gilt Räume umzugestalten, damit sie andere Zwecke und neue Bedürfnisse erfüllen können.

• PROCESS: Jeder einzelne noch so kleine Prozess muss auf den Prüfstand gestellt und neu gedacht werden.

Wie gehen wir zum Beispiel in Zukunft mit vertraulichen Unterlagen um, die nur auf Papier existieren? Können vertrauliche Dokumente mit nach Hause genommen werden? Wie stellen wir sicher, dass wir für Verträge die nötigen Unterschriften zusammenbekommen, wenn nicht mehr alle vor Ort arbeiten?

Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken. Der Hybrid ist Realität. Die Leute wollen so arbeiten – für die Generation Z wäre alles andere undenkbar.

Jedes Unternehmen braucht jetzt einen genauen Plan, wie man in Zukunft physisch und digital verbindet. Aber wir brauchen dafür auch die richtigen regulatorischen Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichen, modernste Technologien einzusetzen. Die heutigen Gesetze wurden teils vor der Internet-Ära gemacht. Auch sie müssen neu gedacht werden. Dies soll verantwortungsvoll und keinesfalls auf Kosten von nicht verhandelbaren Werten wie Transparenz, Sicherheit oder dem Schutz der Privatsphäre geschehen.

Wir bei Microsoft sind digitale Optimisten. Wir glauben daran, dass sich eine hybride Welt schaffen lässt, in der wir erfolgreicher zusammenarbeiten und besser leben.

Wie Homeoffice unsere Büros menschlicher macht

Vor der Pandemie hätte wohl niemand erwartet, dass ein so schneller Wechsel vom Präsenzmodell ins Homeoffice möglich ist. Etwa 18 Monate später sind einige Unternehmen, darunter auch das Architekturbüro Marazzi + Paul Architekten, bei einem hybriden Arbeitsmodell angekommen – das wirkt sich auch auf die zukünftigen Büro- und Wohnbauten aus. Wir haben mit Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten, über den Umbau ihres eigenen Office und über den Einfluss der Pandemie auf die Architektur von morgen gesprochen.

Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten

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Herr Paul – Sie haben den Moment der Stunde genutzt und während der zweiten Corona-Welle das Office umgebaut. Gab es die Pläne für den Umbau schon vorher?  

Die Pläne hatten wir schon länger in der Schublade, aber die Dringlichkeit fehlte, etwas zu ändern. Als klassisches Architekturbüro wurde unser Open-Office schlicht fürs Arbeiten genutzt. Man kam morgens, ging mittags draussen was essen, arbeitete nachmittags am Platz oder gemeinsam im Sitzungsraum, und ging abends nach Hause.  

Mit Pandemie und der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells haben sich die Gewohnheiten im Office verändert und damit auch die Ansprüche an die Räumlichkeiten. Heute kommen unsere Mitarbeitenden vor allem für die sozialen Momente ins Office. Viel Platz nehmen neu unsere Küche und Kaffee-Ecke ein oder auch die dedizierten Meeting-Ecken.  

Die Arbeitsweise ist heute also eine andere?  

Ja. Wir mussten uns damals bei der ersten Welle innerhalb von 24 Stunden von dem fixen Arbeitsplatz im Office verabschieden und komplett auf eine digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise umschalten. Von 0 auf 100 – dass dies so unkompliziert verlaufen könnte, hätte ich nie gedacht.  

Doch wir haben gelernt, dass wir keine fixen Arbeitsplätze brauchen, um als Team und mit KundInnen gut arbeiten zu können. Technologisch wäre so ein Set-up vor zwei Jahren auch noch nicht möglich gewesen. Heute wollen wir davon profitieren und unseren Mitarbeitenden ein flexibles Arbeitsmodell anbieten.  

Wie definiert sich bei Ihnen das flexible Arbeitsmodell? Gibt es neue Regelungen?  

Bei der Definition unseres neuen Arbeitsmodells haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen. Während Corona haben wir eine Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Niemand will 100 % von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. In unseren Arbeitsverträgen haben wir neu festgehalten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zwischen 40–50 % (bei einer 100-%-Stelle) im Homeoffice zu arbeiten. Eine Regelung sieht vor, dass jede/r Mitarbeitende im Vorfeld entscheiden muss, wie seine oder ihre Aufteilung ausschaut. Blockzeiten gelten bei uns auch im Home-Office und die Themen Ergonomie und Infrastruktur am Arbeitsplatz haben wir auch neu geregelt. Beispielsweise kriegen unsere Mitarbeitenden neu im Jahr einen fixen Kostenbeitrag für die Investition in ihr Homeoffice, sind aber selbst dafür verantwortlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu Hause einzuhalten. Und – Donnerstag ist für alle Bürotag. An einem Tag wollen wir uns mit allen Mitarbeitenden im Office persönlich austauschen können.  

“Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse und auf diese können durch einen kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden eingegangen werden.”

Sie leben das hybride Arbeitsmodell nun bereits seit einiger Zeit. Gibt es Blind Spots? 

Neue Arbeitsmodelle müssen gut durchdacht sein. Das Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause darf nicht unterschätzt werden. Da gibt es sicherlich Dinge, die wir langfristig nochmals anpassen müssen. Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse. Auf viele konnten wir eingehen und haben zurzeit eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Andere kennen wir heute noch nicht. Wichtig erscheint mir der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitenden.  

Perspektivenwechsel: Marazzi + Paul Architekten entwirft und realisiert Büroumbauten und Neubauten. Sind in der Architektur bereits erste Corona-Effekte spürbar? Mit welchen Ideen liebäugeln die Architekten bei der Neu- oder Umgestaltung von Bürogebäuden?  

Die Pandemie ist ein Katalysator für Trends, die bereits vorher da waren: vom fixen, eigenen Arbeitsplatz zum Shared-Desk. Sharing wird überdurchschnittlich gefordert. Das Office wird zum Hub, die Arbeitsplätze verdichten sich, die Begegnungszonen vervielfachen sich. Mitarbeitende kommen ins Office, weil sie sich dort wohlfühlen, die Möglichkeit haben, sich mit anderen Personen in einer einladenden Umgebung zu treffen und zusammenzuarbeiten.  

Welche Entwicklungen sagen Sie bei der Planung von Wohnbauten voraus? Wird es vermehrt Co-Working-Spaces in Siedlungsbauten geben? Oder wird das Office in der Wohnung zum Standard?  

Sie erinnern sich an den Gemeinschaftsraum in Siedlungen, welcher von niemandem genutzt wurde? Und meist als Abstellraum diente? Nun ist ein echtes Bedürfnis für einen solchen Raum entstanden. 

Wir sind gerade an einem Projekt dran, wo wir uns konkret über einen Co-Working-Space in einer Siedlung Gedanken machen – von der Küche über die Infrastruktur bis zur Technik.  

Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten.  

Auch für uns Architekten ist das eine Riesenchance. Bei Marazzi + Paul Architekten setzen wir uns immer sehr intensiv mit dem Ort auseinander, wo unsere Bauten entstehen. Wenn wir nun in Zukunft vor Ort, am Ort, arbeiten können, kann nochmals ein ganz anderer Bezug zu den Menschen in der Umgebung entstehen.  

Beim vorher erwähnten Projekt haben wir die EinwohnerInnen eine Postkarte malen lassen, um zu verstehen, wie sie sich die Umgebung in Zukunft vorstellen. Eine solche Ortsanalyse könnte in Zukunft noch andere Dimensionen annehmen.  

“Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten. ”

Welche Auswirkung hätten solche Entwicklungen, das Arbeiten von überall aus, auf die Planung des öffentlichen Raumes?  

Ob privat, halbprivat oder öffentlich, Räume werden immer vielschichtiger genutzt. Das Restaurant wird zum Arbeitsort. Die Bankfiliale wird zum Arbeitsort. Die Parkbank im Grünen wird zum Arbeitsplatz. In unserem Office könnten wir in Zukunft auch branchenfremde Co-Workers empfangen. Schulräume oder auch Fußballstadien könnten doppelt genutzt werden.  

Ich hatte schon immer die Vision eines fliegenden Klassenzimmers. SchülerInnen ziehen wie NomadInnen durch die Stadt, erkunden Orte, lernen Neues beim Erleben. Die Technik schenkt uns Raum für neue Ideen. Mal schauen, was daraus wird. 

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Abbildungen: Das Office der Marazzi + Paul Architekten

Die Zs

Die Generation Z: junge Menschen, die um die Jahrtausendwende herum geboren sind. Auch ich bin als jüngstes Mitglied der MondayCoffee AG ein Teil von ihr. 

Pünktlich zur Corona-Krise beende ich mein Studium ohne Abschlussfeier nach endlos vielen Online-Vorlesungen. Mein Arbeitsleben beginnt in einer Welt, die sich innerhalb weniger Monate enorm verändert hat. So habe ich während des Studiums in Praktika und auch als Werkstudentin gelernt, über welche Themen man sich am Mittagstisch in der Kantine unterhält oder wie man sich im Büro zu kleiden hat. 

Von einem Moment auf den anderen änderte sich alles. Welche Hose man im Home-Office trägt oder in welcher Ecke der Münchner Wohnung man diesmal zu Mittag isst, ohne sich dabei über geplante und vergangene Urlaube zu unterhalten, schien plötzlich vollkommen belanglos. Durch die Aneinanderreihung von Lockdowns, verkorksten “Gap Years” und verschobenen Australien-Reisen blieb der Generation Z einiges an Zeit übrig, um darüber nachzudenken, was uns im Arbeitskontext eigentlich wirklich wichtig ist. 

Leonie Bachmaier, Business Consultant & Produkt Management bei MondayCoffee über Firmen die gut daran tun, sich langfristig auf das Hybridbüro einzustellen.

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1. DAS HYBRIDE ARBEITSMODELL KÖNNTE ZUM AUSWAHLKRITERIUM WERDEN

Seit dem Einstieg ins Berufsleben arbeite ich örtlich und zeitlich flexibel. Meine Work-Life-Balance ist intakt. Meine Motivation bei der Arbeit groß. Meine Leistung, so wird es mir auf jeden Fall von meinen Vorgesetzten bestätigt, zufriedenstellend. Mir ist es wichtig, auch in Zukunft einen Job zu haben, bei dem ein flexibles Arbeitsmodell möglich ist – und das trifft wahrscheinlich auch auf einige meiner Generationsgenossen zu. Firmen tun sich gut daran, sich auf den Hybrid langfristig einzustellen. 

2. DIE FÜHRUNG WIRD IM HYBRID NOCH STÄRKER AUF DIE PROBE GESTELLT

Die Begeisterung, ins Arbeitsleben einzusteigen, war bei mir groß. Auch mit Corona. Sie war aber auch gepaart mit etwas Unsicherheit und vielleicht auch Orientierungslosigkeit. Was passiert an meinem ersten Arbeitstag? Ich schalte meinen Laptop an, und dann? Was tue ich, wenn ich nicht weiter weiss? Wegen einer einfachen Frage meinen Boss anrufen? Viele Kolleginnen und Kollegen kannte ich noch nicht. Die Gespräche an der Kaffeetheke gab es nicht. Der Schnellstart in das Arbeitsleben hatte so seine Tücken – aber die zentrale Frage ist ja, wie führt man die GenZ ganz generell im Hybrid?  

Mein Takeaway seit meinem Start: Neben der Führungsperson, die eine Balance zwischen Freiraum und Struktur finden muss, spielen Mentoren eine ganz wichtige Rolle. Ihnen kann man jegliche Fragen stellen, mit ihnen Situationen reflektieren und nochmals auf eine andere Weise die eigene Weiterentwicklung spiegeln. 

3. SOCIAL MEDIA ALS ZENTRALER REKRUTIERUNGSKANAL

Wie erreicht man die Talente der GenZ? Ganz klar über Social Media. Auch ich habe meine Position als Werkstudentin bei der MondayCoffee über einen Job Alert in LinkedIn gefunden. Die Bewerbung konnte ich in nur wenigen Klicks durchführen – vom Smartphone aus. Dann folgte ein Video-Call. 

Am meisten Erfolg bei der Rekrutierung von Zs wird man haben, wenn die Bewerbung einfach digital stattfinden kann, und zwar genau dort, wo man auch sonst viel Zeit verbringt. Lange Fragebögen oder Cover Letters sind nichts für uns. Wir setzen auf Echtzeit-Interaktion.  

Vom Hörsaal ins Wohnzimmer – und zurück?

Mit der Pandemie hat sich auch das Universitätsleben schlagartig verändert. Studierende, Professor:innen, Dozent:innen und Backoffice-Mitarbeiter:innen mussten sich in kürzester Zeit auf eine neue Lehr-, Lern- und Arbeitsweise einstellen. Wir haben mit Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen, über Learnings und mögliche Zukunftsszenarien gesprochen.

Frau Dr. Solveig Randhahn, Geschäftsführerin der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen

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Frau Dr. Randhahn, wie funktionierte Ihre Organisation während der Krise und wie sind Sie mit den Herausforderungen umgegangen?

Seit dem ersten Lockdown müssen wir permanent mit einer großen Unsicherheit umgehen: Entscheidungen auf politischer Ebene ebenso wie vonseiten der Hochschulleitung werden erst sehr kurzfristig getroffen und für uns bekannt. Gleichwohl liefern sie eine wichtige Grundlage für das Geschehen und die Handlungsspielräume an der Fakultät. Dabei wird erwartet, dass für die verschiedensten Szenarien Handlungsoptionen entwickelt werden, um möglichst flexibel mit eben diesen kurzfristigen Entscheidungen umgehen zu können. Das erfordert eine sehr hohe Dauerbelastung für die meisten unserer Mitarbeiter:innen. Von zentraler Bedeutung für das Krisenmanagement war daher eine intensive Kommunikation in und mit den verschiedenen Bereichen. Dies beinhaltet: Entwicklungen transparent machen und erklären, Fragen diskutieren, Handlungsoptionen abwägen, Sorgen und Ängste von Mitarbeiter:innen ernst nehmen, gleichzeitig lösungsorientiert und pragmatisch agieren, und nicht in einen Lähmungszustand verfallen – das war und ist nicht einfach. 

Die Pandemie beeinträchtigte nicht nur die Lehre, sondern auch die Arbeit im Backoffice. Was hat sich seit Beginn der Pandemie in der Arbeitsweise der Verwaltung verändert?

Die Arbeit wurde fast vollständig in den virtuellen Raum verlegt. Das Verwaltungspersonal musste von heute auf morgen mit Arbeitsgeräten ausgestattet und für das Arbeiten daheim arbeitsfähig gemacht werden. Für viele verwaltungstechnische Prozesse wurden sehr kurzfristig digitale Abläufe geschaffen, die vorher noch nicht vorgesehen waren. Mitarbeiter:innen lernten mit Videokonferenzsystemen umzugehen, digitale Signaturen einzurichten, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten usw., d. h. grundsätzlich vollumfassend im digitalen Raum zu arbeiten. Hier ist einiges in Bewegung geraten und es bleibt zu hoffen, dass daran angeknüpft und die Arbeit noch weiter flexibilisiert wird.

Zurück zu den Studierenden: Man würde glauben, dass der Digitalisierungsschub für die junge Generation (Studierende) mehr ein Segen als ein Fluch war/ist. Stimmt das?

Die Digitalisierung in der Lehre hat ja nicht erst durch die Pandemie begonnen, sondern es gab sie auch vorher schon. Gleichwohl hat sie natürlich noch einmal ein ganz neues Gewicht erhalten, nicht zuletzt dadurch, dass Studierende inzwischen seit drei Semestern nur virtuell studieren. Mit Blick auf die Entwicklung innovativer Lehr-/Lernangebote ist die aktuelle Lage in der Tat ein Segen, denn die Bereitschaft und Offenheit zum Gestalten und Ausprobieren hat kräftig Anschub bekommen. Der Zugang zu digitaler wissenschaftlicher Literatur, Artikeln und Texten und der wissenschaftliche Austausch auf vielfältigen Plattformen im virtuellen Raum hat sich enorm erweitert. Open Access sei als Stichwort genannt – in diesem Zusammenhang wurden die Möglichkeiten für Forschung und Lehre sehr umfassend erweitert.

Gleichzeitig stellt die gegenwärtige Situation eines Studiums im virtuellen Raum ohne jegliche Präsenz auch eine enorme Herausforderung für die Studierenden dar: Das für ein Studium und die persönliche Entwicklung so wichtige Sozialleben am Campus findet aktuell nicht statt. Prüfungen unter den Rahmenbedingungen der Pandemie zu entwickeln und durchzuführen, ist häufig sowohl für Prüfer:innen als auch für Studierende eine neue und große Herausforderung. Hinzu kommt, dass einige Studierende zuhause keine angemessenen Rahmenbedingungen haben, um «in Ruhe» studieren zu können. Häufig teilen sie ihren Arbeitsplatz mit der Familie, und sind gleichzeitig (wie die Mitarbeiter:innen auch) mit Familienpflichten konfrontiert.  

Gemäss verschiedenen Studien wünschen sich viele Mitarbeitende, dass das flexible Arbeitsmodell bestehen bleibt. Besteht dieser Wunsch auch bei den Studierenden, den Lehrkräften und den Mitarbeitenden bei Ihnen in der Verwaltung? Wird sich ein hybrides Arbeitsmodell auch in Ihrem Bereich in Zukunft etablieren?

Das flexible Arbeiten von Daheim oder anderen Orten aus stößt auf große Zustimmung unter den Mitarbeiter:innen und Lehrenden. Es wird gewünscht, dass hierfür auch zukünftig flexible Arbeitsweisen ermöglicht werden. Eine zentrale Voraussetzung für die Verwaltungsmitarbeiter:innen wurde bereits geschaffen: Anfang Oktober trat eine neue Dienstvereinbarung zum Homeoffice in Kraft, die einen deutlich flexibleren und strukturellen Rahmen für die Gestaltung von Homeoffice bietet.

“Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren.”

Gleichzeitig ist die Universität Duisburg-Essen eine Präsenzuniversität. D.h., insgesamt findet das Studium an der Universität vor Ort an den beiden Campus in Duisburg und Essen statt. Das schließt nicht aus, dass Lehre auch digital erfolgen kann. Ganz im Gegenteil: Es geht nunmehr sehr stark darum, wie man die Vorteile aus beiden Welten sinnvoll miteinander kombinieren kann und Studium und Lehre in geeigneter Weise weiterentwickelt, so dass die Studierenden bestens auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereitet werden. In der Theorie ist die Idee von «hybriden Lehr-/Lernmodellen» schon lange nichts Neues mehr. Wie gelingt es jedoch, eine Campusinfrastruktur und eine Lehrplanung aufzubauen, die genau solche Überlegungen ermöglicht, so dass Studierende selber entscheiden könnten, ob sie im Hörsaal oder von einem anderen Ort aus an der Lehre teilnehmen. In diesem Zusammenhang steht uns noch ein großer Lern- und Entwicklungsprozess bevor – genau dafür ist eine innovative Universität aber ja vielleicht auch einfach der richtige Ort.

Was bedeutet «Normalität» heute für Sie? Und wie stellen Sie sich den Universitätsalltag in naher Zukunft vor?

Corona hat uns gezeigt, wie spontan und schnell wir in der Lage sein können, vom scheinbar «Normalen» abzuweichen und Dinge anders zu machen. Ich hoffe, dass wir uns diese Flexibilität und den erforderlichen Mut zum Handeln für die Zukunft bewahren. Weniger ein Denken in «Das geht nicht»-Mechanismen, sondern gestaltend und lösungsorientiert. Ich wünsche mir, dass der Campus wieder ein Ort der direkten Begegnung wird für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig nutzen wir dabei den virtuellen Raum, um innovative Lehr-/Lernangebote zu schaffen, Forschungsfragen zu behandeln und Servicestrukturen bereitzustellen, die für gute Lehre und Forschung erforderlich sind.  

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

ZEIT richtig einsetzen

Unser CEO Reto Meneghini schreibt in seinem Blog-Post über das vergangene Jahr:

„Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus gilt es nun, die ‚Zukunft des Arbeitens‘ zu gestalten.“

Über EIN Learning wird gerade besonders intensiv diskutiert: die Kehrseite des Home-Office. Zu viel Entgrenzung (fehlende Trennung von Arbeits- und Privatleben) sowie zu viel Entfremdung (zwischen Arbeitskolleg*innen) kann das Wohlbefinden von Mitarbeitenden sowie die Leistungs- und Innovationsfähigkeit von Teams und Organisationen beeinträchtigen.

Endlich haben wir uns davon gelöst, mobile Arbeitsformen vor allem als ein Wohlfühlthema für ausgewählte Mitarbeitende zu sehen – und schon lernen wir auch die Grenzen von ‚Home-Office en masse‘ kennen.

Das Arbeitsmodell der Zukunft ist ein Hybrid

Wie so oft gilt es, einen Mittelweg zu finden. Eine Kombination aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit, aus Home-Office und im Office – aber mit neuen Regeln (siehe dazu Blog-Post „Aufbruch in die hybride Arbeitswelt“) und mithilfe der richtigen Tools. Damit Mitarbeitende ‚gesund‘ arbeiten – und leben. Damit Führungspersonen ihre Teams aus der Ferne erfolgreich führen und Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell bestmöglich nutzen können.

Wir wollen auf die veränderte Art moderner Zusammenarbeit reagieren: in erster Linie indem wir unserer Kundschaft helfen zu verstehen, wie mit dem Faktor ‚Zeit‘ umgegangen wird. Davon ausgehend gilt es die richtigen Weichen zu stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.

“Die Weichen stellen für ein gesundes modernes Arbeiten – im Hybridmodell.”

Workplace Analytics

Für dieses Vorhaben sind zwei Dimensionen von Bedeutung: die der einzelnen Arbeitskraft und die der Teams und der Organisation.

Mitarbeitende sollten von überall auf die richtigen Tools zugreifen und diese anwenden können, um die Trennung von Arbeits- und Privatleben zu wahren. Microsoft hat dafür MyAnalytics entwickelt: Mit diesem Tool können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit besser einteilen und auf Basis einer individuellen Datenauswertung ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern. Mir selbst hilft MyAnalytics unter anderem dabei, in meinem dicht gedrängten Terminkalender wichtige Freiräume für meine persönliche Aufgabenerledigung zu schaffen.

Microsoft Workplace Analytics (WPA) erweitert die Idee von MyAnalytics auf die Unternehmensebene und richtet sich nicht an die einzelne Arbeitskraft, sondern an Entscheidungstragende. Teamleitung, Führungspersonal von Abteilungen und CEOs von Firmen können mithilfe WPA leichter nachvollziehen, wie die Ressource ‚Zeit‘ allgemein im Unternehmen eingesetzt wird:

• Zeit für Einzelarbeit versus team- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

• Zeit für Innovation und Kreativität versus Zeit für alltägliche Arbeiten

• Zeit für Meetings versus konzentriertes Arbeiten

• Zeit für das Team versus eigene Arbeit

• Zeit für sich versus Zeit für die Community

Microsoft Workplace Analytics bietet datengestützte Einblicke in Arbeitsmuster, die sich auf das Wohlbefinden, die Produktivität und die Unternehmensperformance auswirken. Mit diesem Verständnis können Herausforderungen verschiedener Art gezielt oder auch präventiv angegangen werden: Es sind Arbeitsmuster erkennbar, die das Burnout-Risiko erhöhen, die Effizienz vermindern oder die Team-Performance beeinträchtigen. Ressourcen-intensive Aktivitäten lassen sich noch gezielter im Hinblick auf Cost/Benefit untersuchen.

Das Analysetool unterstützt Unternehmen dabei, ein tieferes Verständnis der internen Organisation zu entwickeln und daraus Verbesserungschancen abzuleiten – was für gesundes, modernes Arbeiten im Hybridmodell besonders hilfreich sein kann.

Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen

Wichtig zu wissen: Schutzmassnahmen wie Anonymisierung, Aggregation und ‚differenzielle Privatsphäre‘ sind im Tool standardmässig integriert, um personenbezogene Daten zu schützen. Somit können keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen gezogen werden. WPA ist im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO nutzbar.

Wo starten?

Microsoft Workplace Analytics eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Die Frage, die sich stellt: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Wir empfehlen Unternehmen, klein anzufangen: erste Erfahrungen in Teams zu sammeln, bevor sie die Gesamtorganisation unter die Lupe nehmen. Ein Beispiel ist das Sales-Team: Auf Basis von Verhaltensmustern können erfolgreiche mit weniger erfolgreichen Sales-Teams verglichen werden. Basierend auf diesem Vergleich lassen sich datengestützte Massnahmenpläne zur Optimierung empfehlen und einführen. Anhand von regelmässiger Messung und Analyse können Veränderungen der Verhaltensmuster sichtbar gemacht werden.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Als zertifizierter WPA-Microsoft-Partner (siehe Box) können wir Unternehmen beim Einsatz von WPA unterstützen – von der Erstanalyse über die Konfiguration und das Monitoring hin zur Auswertung und Beratung für Verbesserungsprogramme.

Interessiert, welche Chancen WPA Ihrer Organisation bietet? Für einen Austausch stehen wir gern zur Verfügung.

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 Andreas Hänni ist Partner und COO bei MondayCoffee AG.

Aufbruch in die hybride Arbeitswelt

Bild: MondayCoffees Office in München

Das Arbeiten in der häuslichen Enge mit rein virtuellem Kontakt zu Teammitgliedern, Kundschaft und Geschäftspartnern hat in uns die Sehnsucht nach mehr geweckt.  

Seit die Pandemie uns ins Homeoffice gezwungen hat, haben nur wenige persönliche Meetings stattgefunden – und die, die am meisten Spass machen, fehlen nach wie vor: der informelle Plausch bei der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch eines Kollegen, ein Feierabendbier oder das jährliche Büroessen.  

Immer häufiger stellt sich die Frage: Kommt die alte Bürokultur zurück? Wollen wir denn zurückkehren?  

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Erst jetzt wissen wir, wie es ist. 

Während einige Branchen wie Medien, Telekommunikation, IT und Energie schon seit Jahrzehnten Remote-Arbeit praktizieren, haben die meisten von uns bisher kaum von zu Hause aus gearbeitet. Viele hatten regelrecht Zweifel, ob das so eine gute Idee ist. Ich erinnere mich an Diskussionen über all die Nachteile, wenn man Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten lässt: wie unmöglich es sei, sie zu managen, und wie unproduktiv die Arbeit ausserhalb des Büros sei. 

“Die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen.”

Heute wird Telearbeit nicht mehr als Wohlfühl-Vergünstigung für ausgewählte Mitarbeitende wahrgenommen. Nach einem Jahr Pandemie haben sich die Vorteile bewährt – und sind die wirklichen Herausforderungen zum Vorschein gekommen. Meiner Meinung nach die grösste Challenge: die Pflege persönlicher Beziehungen. Ja, wir haben die virtuelle Kaffeepause und das virtuelle Feierabendbier ausprobiert. Aber finden Sie das nicht auch irgendwie seltsam?

Die Entdeckung einer neuen hybriden Arbeitsweise 

Was kommt als Nächstes?  

Auch wenn wir die pandemiebedingten Schliessungen hinter uns lassen, wird ein Teil unseres Remote-Arbeitsverhaltens bestehen bleiben. Eine BCG-Umfrage unter Tausenden von Führungskräften und Beschäftigten in ganz Europa prognostiziert jedenfalls einen deutlich höheren Anteil an Remote-Arbeit als vor 2020. Nach der Umfrage werden ausserdem mehrere Vorteile damit einhergehen: höhere Produktivität, geringere Bürokosten und mehr Vorteile für die Mitarbeiterschaft. 
Die Umfrageteilnehmenden wurden auch nach den Herausforderungen der Remote-Arbeit gefragt. Ihre Antworten: die Aufrechterhaltung der Arbeitskultur, die Sicherstellung des Team-Engagements und dass Innovation, Kontrolle und die Produktivitätssteigerung nicht mehr auf die gleiche Weise wie vor Ort funktionieren. 

Einige unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird. Eine Kombination aus persönlicher und virtueller Zusammenarbeit. Eine Kombination aus ‚zu Hause‘ und ‚im Büro‘ – aber mit anderen Parametern oder Regeln. Wir werden nicht unbedingt ins Büro gehen, um dort einfach an unserem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Stattdessen wollen wir uns dort mit einer bestimmten Gruppe von Menschen treffen, um in einem bestimmten Format zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten nicht nur von zu Hause aus, weil es uns mehr Flexibilität ermöglicht oder weil wir zu den Glücklichen gehören, die das dürfen. Wir arbeiten von zu Hause aus, weil wir dort für bestimmte Tätigkeiten produktiver sind.

“Unserer alten Verhaltensweisen im Büro müssen und werden zurückkehren – allerdings in einer neuen Form, die als hybrid bezeichnet wird.”

Bei MondayCoffee, wo ich arbeite, haben wir unsere Informationsinfrastruktur in die Microsoft-Cloud verlagert, sobald dies vor ca. sieben Jahren möglich wurde. Schon vor der Pandemie kann ich mich an keine Meetings ohne Remote-Beteiligte, digitale Whiteboards oder Videokonferenzen erinnern. Auch in unserem Unternehmen sehnen wir uns zurück ins Büro, vor allem für bestimmte Collaboration-Szenarios. Innovationsworkshops, Schulungen und Teambuilding sind einfach viel effektiver, wenn sie persönlich stattfinden. Sofern dies die Hauptgründe für den Aufenthalt im Büro sind, stellt das die aktuelle Raumaufteilung dort in Frage: weniger Einzelarbeitsplätze und dafür mehr und neue Formate von Meetingräumen, die den spezifischen Anforderungen der Zusammenarbeit gerecht werden.

“Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen.”

Wir brauchen neue Regeln  

Wie man ‚hybride Arbeit‘ organisiert, sollte in Unternehmen offen diskutiert werden. Es bedarf neuer Regeln – in erster Linie, um die Gesundheit unserer Arbeitskräfte zu gewährleisten.   

Die Mitarbeitenden müssen sich an den Umgang mit der verschwimmenden Grenze zwischen Privat- und Berufsleben sowie den Unterschied zwischen physischer und digitaler Arbeit gewöhnen. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen ihren Arbeitskräften die richtigen Werkzeuge und Regeln bereitstellen, damit sie ein gesundes Gleichgewicht halten und von Anfang an der Versuchung widerstehen, in ihrer Freizeit Geschäftsmails und Benachrichtigungen zu checken. Doch nicht nur die Mitarbeitenden, auch die Führungskräfte benötigen Unterstützung darin, wie sie ihre Teams in einer hybriden Welt führen können. 

Es gibt ein völlig neues Terrain zu entdecken. Und ich freue mich darauf, dieses gemeinsam mit meinen Kolleg*innen von MondayCoffee zu erkunden und noch einmal zu definieren, wie man in dieser entstehenden hybriden Umgebung am besten und modern arbeitet. Ich bin zuversichtlich, dass dieser Wandel uns viele Innovationen und Möglichkeiten bescheren wird, um die Arbeit effektiver, effizienter und gleichzeitig gesünder zu gestalten. 

Mark Albrecht ist Director Corporate Development bei MondayCoffee AG.

Source illustrations: vecteezy.com

Sicher arbeiten mit Microsoft Teams: Was sollten IT-Verantwortliche beachten?

Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für Microsoft Teams, die integrierte Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Häufig resultiert dieser Entscheid aus dem Tagesgeschäft, das die Notwendigkeit einer stärkeren Digitalisierung im Unternehmen vor Augen führt – um agiler zu werden und die hybriden Arbeitsmodelle zu fördern. In anderen Worten: um mehr Flexibilität zu erlangen und im härteren Wettbewerb erfolgreich zu sein.  Wie geht man aus Sicht der IT mit diesen Anforderungen um? Unser CTO, Thomas Peyer, kennt die Antworten auf die typischen Fragestellungen. 

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Wie sicher ist Microsoft Teams? 

Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um beispielsweise mit Teams sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Viele der Sicherheitsfunktionen, die heute durch einfache Konfiguration aktiviert werden können, waren bis vor Kurzem nur Grosskonzernen vorbehalten. 

“Es ist erstaunlich, wie umfassend das Arsenal von Microsoft 365 ist, um sicheres Arbeiten zu gewährleisten.”

Die hohe Integration aller Services von Microsoft 365 in einer gemeinsamen Plattform bietet mehr Sicherheit bei gleichzeitig weniger Aufwand und Kosten als bei eigenständigen Systemen. So bietet Microsoft z. B. eine integrierte Verwaltung der Benutzer-Identitäten, die über alle Services anwendbar ist. Ein weiteres Beispiel ist das zentrale Überwachungssystem mit präventivem Abwehrmechanismus (ATP = Advanced Threat Protection). ATP sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen von den gängigsten Phishing-Attacken verschont wird. Im Fall eines Angriffs informiert und reagiert das System in Echtzeit – rund um die Uhr. Dies ist ein grosser Mehrwert gegenüber der manuellen Suche in System-Logs mit den anschliessenden eingeleiteten Massnahmen. So müssen Sie sich nur noch um Ausnahmesituationen kümmern und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.  

Die Software passt sich Ihren Anforderungen an, denn der darunter liegende Stack von Microsoft 365 ist auf alle Unternehmensgrössen und Branchen ausgelegt. 

Welches sind die wichtigsten Sicherheitselemente von Teams? 

Wie oben angesprochen, resultieren verschiedene Vorteile aus der gemeinsamen Plattform, was die Transparenz für die IT erhöht und gleichzeitig die Komplexität reduziert. 

Ein Kernaspekt für mehr Sicherheit in einer hybriden Arbeitsweise ist der Schutz der Benutzeridentitäten, um deren Missbrauch auszuschliessen. Dank MFA (Multi-factor Authentication) kann ich bereits mit den günstigsten Microsoft-Lizenzen eine State-of-the-Art-Sicherheit bieten. 

Weitere optionale sicherheitsrelevante Funktionen wie PIM (Privileged Identity Management) erleichtern den Umgang mit privilegierten Zugriffsrechten. Wenn Benutzende also vorübergehend zusätzliche administrative Rechte benötigen, um einen Task zu erledigen, können sie diese für einen begrenzten Zeitraum bei ihren Vorgesetzten oder der IT-Abteilung anfordern. Damit können in der Organisation minimale Berechtigungen vergeben werden («Need-to-know-Prinzip»). Im Bedarfsfall lässt sich der Zugriff dank Self-Service des Berechtigungsmanagements flexibel erweitern, ohne Zusatzaufwand für die IT zu verursachen. 

Schliesslich haben Unternehmen die Möglichkeit, besonders schützenswerte Information mit zusätzlicher Verschlüsselung (Information Protection) zu sichern. So bleiben sensible Inhalte vor unbefugtem Zugriff sicher, egal wo sie abliegen. 

Eine Aufzählung aller Features ist in diesem Rahmen nicht sinnvoll, da viele von ihnen zu sehr ins Detail gehen und nicht alle gleich relevant sind für jedes Unternehmen. 

Wie wirkt sich der Betrieb von Teams auf die IT-Abteilung aus? 

Der Betrieb einer integrierten Plattform wie Microsoft 365 setzt ein anderes Betriebskonzept voraus, als dies in der vergangenen Welt der unterschiedlichen Spezialsysteme der Fall war. Denn die Benutzenden einer Cloud-Plattform greifen zu jeder Tageszeit auf dort abliegende Daten zu, was Ansprüche an einen 24x7-Support weckt. 

“IT-Verantwortliche sollten Microsoft 365 bewusst anpacken und sich von der «alten Welt» verabschieden. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos.”

Auf der anderen Seite übernimmt Microsoft 365 einen Grossteil der repetitiven Aufgaben, womit das IT-Team sich neuen Aufgaben stellen muss (Stichwort: Schulungsbedarf). Kurz: IT-Verantwortliche sollten das neue Betriebsmodell mit Microsoft 365 bewusst anpacken und sich gleichzeitig von der «alten Welt» verabschieden, um die in Aussicht gestellten Vorteile realisieren zu können. Der Parallelbetrieb führt über kurz oder lang ins Chaos. 

Wo fängt man am besten an? 

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut. Auch beim Aufbau der Microsoft Plattform hilft die Orientierung an einer Roadmap – einer Art Landkarte, um den Entwicklungsweg aufzuzeigen. Wo Sie beginnen, und welche Zwischenstationen Sie durchschreiten – das sind Fragen, die unternehmensspezifisch festgelegt werden müssen.  

Ein Blog-Beitrag von Thomas Peyer, CTO bei MondayCoffee

Wir empfehlen, sich für diesen Prozess eng mit dem Business abzustimmen. Denn im Unterschied zu früheren IT-Projekten geht es darum, mehr Verantwortung ans Business zu übergeben, und mittels unternehmensweiter Governance und Standardisierung Leitplanken zu etablieren. Die Reise ist spannend und bietet allen die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. 

Das Thema beschäftigt nicht nur die IT, auch auf Management-Ebene kommen Fragen auf. Auch hier gibt unser CTO, Thomas Peyer Antworten: Zum Interview

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