Modern Work: Die richtige Vorbereitung beugt Chaos vor

In der Modern-Work-Umgebung gilt wie so oft: Der Teufel steckt im Detail. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anfang. Doch um die vielen Vorteile im Hybrid zu realisieren, müssen die Tools auch richtig konfiguriert und genutzt werden.

Public-Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 spielen im Rahmen der digitalen Transformation von Firmen eine zentrale Rolle: Die Belegschaft verlangt für das Arbeiten im Hybrid Apps wie Microsoft Teams und Microsoft 365. Die CIOs haben den Auftrag, Kosteneinsparpotenziale mit der Ablösung von teuren On-Premises-Lösungen zu realisieren. 

Doch was passiert danach?  

Wenn Microsoft Teams auf den PCs und Mobiles der Mitarbeitenden installiert wurde?  

Der Ersteindruck: einfach und flexibel 

Auf die vordergründig einfache Bedienbarkeit folgen verschiedene Chaos-Szenarien, weil sich die IT, die User, die Geschäftsleitung den Herausforderungen der vielen verborgenen Einstellungen von Microsoft Teams oft nicht bewusst sind.  

Microsoft Teams ist eine sehr vielseitige Anwendung. Neben der Telefonie, dem Conferencing und den Chats für die Kommunikation gibt es Teams und Channels für die Zusammenarbeit. Immer mehr Zusatzfunktionen werden eingebunden. Mit dem Ziel, vormals separate Applikationen in eine Oberfläche zu integrieren, die für alle Endgeräte funktioniert und das Versprechen von Einfachheit und Flexibilität gegenüber den Usern einlöst.  

 
Auf die Länge kann es chaotisch werden  

Ja, die Apps sind leicht zu bedienen. Aber gerade die Benutzerfreundlichkeit wird vielen Unternehmen zum Verhängnis – nämlich dort, wo User unkontrolliert mit den verschiedenen Microsoft-Anwendungen arbeiten.  

Babylonische Verwirrung entwirren 

Die Themenvielschichtigkeit von Microsoft 365 führt oft dazu, dass niemand das grosse Ganze im Auge hat und auch behält, um den erforderlichen digitalen Wandel zu bewältigen.  

Bei MondayCoffee setzen wir auf einen gesamtheitlichen und integrierten Ansatz bestehend aus Software, Business Consulting, Engineering und Adoption. Damit adressieren wir unterschiedliche Zielgruppen in der Organisation und werden ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht.  

• Für die Fachbereiche und einzelnen Mitarbeitenden verbessern wir die Benutzererfahrung und geben ihnen Zusatzfunktionen an die Hand für mehr Produktivität bei der Arbeit und Zusammenarbeit.  

• Der IT ermöglichen wir durch Automatismen und Standards eine effiziente Verwaltung einer geordneten und sicheren Modern-Work-Umgebung. 

• Die Geschäftsleitung begleiten wir auf ihrem Weg des modernen und sicheren Arbeitens.  

Lust auf mehr? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.  

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Die Weichen stellen für Modern Work

Würden wir Menschen unterschiedlicher Generationen zu der damaligen und heutigen Arbeitsweise befragen, könnten die Aussagen wohl nicht unterschiedlicher sein. Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert.  

Klassische Organisationsmodelle kommen in unserer schnelllebigen Welt an ihre Grenzen, genauso wie viele Mitarbeitende, die mit Datenflut und kontinuierlicher Ablenkung zu kämpfen haben.

Zwei Fragen stellen sich: 

• Wie kann die Geschäftsführung eine Organisation etablieren, die zuverlässig und effizient und gleichzeitig schnell und agil ist, um in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu operieren?  

• Wie stellen sie dabei die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sicher? 

Die unmittelbare Antwort: Digitalisierung. Technologie.

Unsere Antwort: Eine neue Arbeitsweise.

Studien belegen eine Produktivitätssteigerungspotenzial von 20–25 % durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Das Potenzial ausschöpfen können aber nur die Unternehmen, die ihre Arbeitsweise anpassen, eine offene Kommunikation und das Teilen von Wissen fördern und eine vernetzte Organisation ins Leben rufen.

7 goldene Regeln einer modernen Arbeitsweise 

Wir durften in den letzten 20 Jahren bereits einige Unternehmen auf ihrem Weg zu einer moderneren Arbeitsweise begleiten. Folgende 7 goldene Regeln für eine moderne Arbeitsweise haben sich herauskristallisiert: 

Von den Regeln zur Adoption 

Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen, damit diese Regeln angewendet werden können? Wie bringt man die Mitarbeitenden dazu, sie einhalten zu wollen? 

Dafür haben wir eine eigene Modern-Workplace-Lösung entwickelt.  

Sie stellt die Mitarbeitenden und ihre Arbeitsszenarien ins Zentrum. Im Dialog mit ihnen wollen wir verstehen, wie sie heute arbeiten – als einzelne Arbeitskraft, in Abteilungen, in Teams, auf Projekten oder in Arbeitsgruppen. Mit unserer out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung und Best-Practice-Konfiguration der Microsoft-365-Technologien zeigen wir ihnen dann direkt live auf, wie ihre Arbeitsschritte und Arbeitsprozesse als Einzelarbeitskraft oder in der Zusammenarbeit mit anderen digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Vor allem aber lassen wir sie direkt erleben, wie eine modernere Arbeitsweise ihren Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mehr Selbständigkeit. Schnelleres Finden von Wissen. Einfachere Kommunikation. Nicht auf die Tools müssen sie sich konzentrieren, die neue Arbeitsweise steht im Zentrum.  

Organisationsweite Skalierung einer modernen Zusammenarbeit

Die einzelnen Arbeitsszenarien hinterlegen und konfigurieren wir als Unternehmensstandards und auf Basis von Best-Practice-Vorlagen in unserer Modern-Workplace-Lösung. Das ermöglicht die organisationsweite Skalierung einer langfristig geordneten und strukturierten Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Gleichzeitig sind damit die nötige Governance und Security in einer vernetzten Organisation sichergestellt. 

Für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’ wurden wir kürzlich von Microsoft mit einer erweiterten Spezialisierung ausgezeichnet.  

Sie möchten das Potenzial einer modernen Arbeitsweise in Ihrer Organisation besser verstehen? Unsere Expertinnen und Experten freuen sich über einen Austausch mit Ihnen.  

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Modern Work Adoption Kontakt

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Adoption & Change Management‘

MondayCoffee hat von Microsoft erneut eine erweiterte Spezialisierung erhalten. Diesmal für unsere Kompetenz auf dem Thema ‚Adoption & Change Management’. Im Mai 2021 qualifizierte sich MondayCoffee bereits für ‚Calling for Microsoft Teams’. 

Die Auszeichnung ist ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich geniessen.  

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Ein erprobter Ansatz zur Digitalisierung 

Die Digitalisierung beginnt bei den Mitarbeitenden. Im Arbeitsalltag. Ein Credo, auf welches wir seit über 20 Jahren unsere Beratungsleistung und Modern-Work-Lösung ausrichten. ‚Adoption & Change Management’ ist der Kern unseres Kundenversprechens.  

«Ein Tool einzuführen ist das eine, eine moderne Arbeitsweise in Unternehmen zu etablieren, eine andere Geschichte», sagte unsere Beraterin Melody Fleury kürzlich in einem Kundenreferenz-Video. Sie bringt es auf den Punkt.  

Damit uns die Adoption unserer Modern-Work-Lösung in Unternehmen gelingt, arbeiten wir mit folgendem Ansatz:  

• Wir stellen nicht das Tool in den Vordergrund, sondern den Umgang damit. Wir bringen den Mitarbeitenden nicht primär das Tool bei, sondern definieren mit ihnen alltägliche Use Cases und nutzen dann das Tool, um diese digital abzubilden und für alle auf Knopfdruck zugänglich zu machen. 

• Auf unseren Kundenprojekten suchen wir aktiv den Dialog mit den Mitarbeitenden der jeweiligen Organisation. Ohne den direkten Austausch mit ihnen würden wir unsere Mission nicht erfüllen können. Erst, wenn alle Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Gewohnheiten ändern wollen und wissen, wie sie modern arbeiten können, sind wir am Ziel angekommen. 

• Change-Management setzen wir auf Projekten systematisch ein und mit unserer Modern-Work-Fertiglösung ermöglichen wir eine schnelle Adoption. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Kunden EPRO und WZW AG von unserer Expertise in ‚Adoption & Change Management‘ profitiert haben. 

Bestens ausgestattet für die Adoption einer modernen Arbeitsweise 

Mit der erweiterten Spezialisierung für ‚Adoption & Change Management’ gehören wir zu einem sehr kleinen Anteil von Microsoft-Partnern, die einen vergleichbaren Fähigkeitsnachweis bieten können. Neben den bereits existierenden acht Gold Partner-Kompetenzen, die insbesondere unsere Technologiekompetenz nachweisen, freuen wir uns sehr, mit dieser Spezialisierung von Microsoft zusätzlich für unsere Beratungsdienstleistung zur Adoption einer modernen Arbeitsweise ausgezeichnet zu werden.  

Die digitalen Optimisten

THE CIRCLE

Microsoft Schweiz zieht demnächst in den CIRCLE ein. Für die rund 400 Mitarbeitenden in der Region Zürich gibt es viel offene Fläche und Kollaborationsräume in jeder Grösse. Klassische Fokusarbeitsplätze hingegen gibt es nur noch 88. Das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsvision mehr.
Mit Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz, haben wir über die hybride Zukunft gesprochen. So viel steht fest: Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.

Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz

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Herr Holitscher – rund 400 der insgesamt 600 Mitarbeitenden der Microsoft Schweiz ziehen demnächst in den CIRCLE ein. Was erwartet sie?

Kein Ort, um E-Mails zu schreiben oder Telefonate zu führen, sondern ein Ort der Begegnung und Innovation.

Microsoft arbeitet seit 2012 ortsunabhängig. Bereits in Wallisellen standen die Gemeinschaftsräume im Vordergrund. Was ist im CIRCLE anders? Hatte die Pandemie zu kurzfristigen Änderungen in der Raumgestaltung geführt?

Wir haben nochmals 1.000 m² dazu gemietet für das Microsoft Technology Center, welches im Januar 2022 seine Türen öffnet. Dort wollen wir mit Kunden zusammenkommen, um über neue Technologien zu diskutieren und sie erlebbar zu machen.

70 Prozent unserer Büroräumlichkeiten im CIRCLE stehen auch unseren Partnern und Kunden offen. Wir wollen ins Office kommen, um gemeinsam Innovation zu betreiben. Dieser Trend hat sich nochmals verstärkt. In Wallisellen gab es 290 Fokus-Arbeitsplätze. Im CIRCLE sind es noch 88.

Ein klares Zeichen dafür, dass die physische Präsenz nicht erforderlich ist. 

Ja. Bei uns muss – mit wenigen Ausnahmen – niemand vor Ort sein. Die einzelnen Teams sollen sich untereinander organisieren – so, dass es für den Kunden, aber auch für jedes einzelne Teammitglied stimmt. Studien belegen, dass das Zusammenkommen eben doch gewünscht ist. Dafür wollen wir attraktive Möglichkeiten in unserem Space im CIRCLE anbieten.

Sie sprechen das Paradox an, welches der jährliche Work-Trend-Index von Microsoft schön aufzeigt: 71 Prozent der befragten Schweizer Arbeitnehmenden wünschen sich das hybride Arbeitsmodell, über 70 Prozent mehr Zeit physisch mit ihren Teams zu verbringen. Gibt es darauf bereits Antworten seitens Microsoft?

Die Technologie macht vieles möglich. Die Experience von hybriden Meetings, zum Beispiel, wird immer besser – mit Microsoft Teams, aber auch dank moderner Infrastruktur in Sitzungsräumen. Lautsprecher und Kamera richten sich automatisch auf die Person aus, die gerade spricht. Die Sitzungsräume bei uns im CIRCLE wurden so konzipiert und ausgestattet, dass eine optimale Meeting Experience für die Leute vor Ort und virtuell gewährleistet ist. 

Die Technologie ermöglicht die Flexibilität. Räumlichkeiten können angepasst werden. Das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen – für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden genauso wie für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.  

Seit der Pandemie ist Microsoft Teams Herrn und Frau Schweizer wohl genauso bekannt wie Migros oder Coop. Was machen Sie daraus?

Wir sind enorm stolz, dass wir so viele Menschen befähigen konnten, mit Teams ihre Arbeit weiter zu tätigen, das Studium weiterzuführen oder auch einfach mit Familie und Freunden in Kontakt zu bleiben. Gleichzeitig war und ist es eine Riesenverantwortung und eine echte Belastungsprobe für das System. Die gute Nachricht: unsere Datencenter haben den Test bestanden. Die enorme und rasante Nachfrage hätte mit keiner anderen Infrastruktur abgefedert werden können. Es ist erfreulich zu sehen, dass immer mehr Unternehmen von den Vorteilen der Microsoft Cloud in der Schweiz Gebrauch machen und Microsoft Teams zum Mittelpunkt des Arbeitsalltags wird.

“Der Hybrid ist Realität. Die Menschen wollen so arbeiten. Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken.”

Technologisch gesehen haben wohl einige CH-Unternehmen einen Sprung nach vorne gemacht. Ihre Infrastruktur auf einen neueren Stand gebracht. Microsoft spricht aber auch oft von Kultur. Im neuen Microsoft Technology Center will man Technologie greifbar machen. Wo gibt es – nach der Infrastruktur – bei den CH-Unternehmen noch am meisten Aufholbedarf, um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten?

Wir bei Microsoft leben technologisch gesehen in einer Art Bubble. Bei vielen Unternehmen gibt es immer noch Personen, die keine mobilen Geräte haben. Keine Webcams. Da sind wir bei Microsoft in einer sehr privilegierten Situation. Wir haben und kriegen alles, um das hybride Arbeitsmodell voll auszukosten.

Die 3 Ps stehen unserer Meinung nach für eine hybride Zukunft im Vordergrund.

• PEOPLE: Die Menschen müssen verstehen und beurteilen können, wie sie Technologie für sich nutzen können, um Dinge zu verbessern. Dafür braucht es regelmässige Aus- und Weiterbildung.

• PLACES: Es gilt Räume umzugestalten, damit sie andere Zwecke und neue Bedürfnisse erfüllen können.

• PROCESS: Jeder einzelne noch so kleine Prozess muss auf den Prüfstand gestellt und neu gedacht werden.

Wie gehen wir zum Beispiel in Zukunft mit vertraulichen Unterlagen um, die nur auf Papier existieren? Können vertrauliche Dokumente mit nach Hause genommen werden? Wie stellen wir sicher, dass wir für Verträge die nötigen Unterschriften zusammenbekommen, wenn nicht mehr alle vor Ort arbeiten?

Wir haben eine einmalige Chance, jetzt die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett zu überdenken. Der Hybrid ist Realität. Die Leute wollen so arbeiten – für die Generation Z wäre alles andere undenkbar.

Jedes Unternehmen braucht jetzt einen genauen Plan, wie man in Zukunft physisch und digital verbindet. Aber wir brauchen dafür auch die richtigen regulatorischen Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichen, modernste Technologien einzusetzen. Die heutigen Gesetze wurden teils vor der Internet-Ära gemacht. Auch sie müssen neu gedacht werden. Dies soll verantwortungsvoll und keinesfalls auf Kosten von nicht verhandelbaren Werten wie Transparenz, Sicherheit oder dem Schutz der Privatsphäre geschehen.

Wir bei Microsoft sind digitale Optimisten. Wir glauben daran, dass sich eine hybride Welt schaffen lässt, in der wir erfolgreicher zusammenarbeiten und besser leben.

Mobil, schreibtischlos – kundennah: Warum sich die Digitalisierung der Frontline-Arbeitsplätze lohnt

Was haben eine Skilehrerin und ein Werkinstandhalter gemeinsam? Sie geraten bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes – mit dem Ziel, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen – oft in Vergessenheit. Vielleicht weil sie keinen Arbeitsplatz im klassischen Sinne haben. Vielleicht auch, weil es schwieriger ist, sie zu erreichen. Zumindest war das mal so.

Heute ist die Technologie (Soft- und Hardware) so weit fortgeschritten, dass es keinen Grund mehr gibt, das Potenzial der Frontline-Mitarbeitenden nicht auszuschöpfen. Denn sie sind es, die das Kundenerlebnis am stärksten mitprägen, die Qualität von Produkten garantieren oder die Produktion am Laufen halten. 

Auch wir bei MondayCoffee hatten unseren Fokus meist auf den Wissensmitarbeitenden. Heute ist das anders. Der Skilehrer und die Werkinstandhalterin können von unserer Modern-Workplace-Lösung genauso profitieren, denn mit dedizierten Use Cases lassen sich das Potenzial und die Bedürfnisse dieser Mitarbeitenden richtig gut adressieren.

Ein ungenutztes Potenzial, um den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen

80 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung sind schreibtischlos. Darunter die Firstline-Workers. Das sind Mitarbeitende, deren Arbeit hauptsächlich fern vom PC stattfindet – aber einen gewissen Zugang zur Technologie erfordert. Diese Technologie ist in vielen Unternehmen nicht mehr auf dem neuesten Stand. Während die Wissensmitarbeitenden die Vorteile eines Modern-Workplaces geniessen, besteht bei den Frontline-Workers die Gefahr eines Disconnects. Hier ein paar Gründe, warum es diese Herausforderung zu adressieren gilt:

Frontline-Workers sind…

… die ersten, die mit Kundinnen und Kunden in Kontakt treten.

… die ersten, die die Marke eines Unternehmens repräsentieren.

… die ersten, die Produkte und Dienstleistungen in Aktion sehen.

Sie sind die Menschen hinter dem Schalter, am Telefon, in den Kliniken, in der Werkstatt. Sie bauen unsere Fahrzeuge, versorgen unsere Patienten, betreiben unsere Fabriken, liefern unsere Pakete aus, bauen unsere Lebensmittel an und errichten unsere Gebäude. Zu ihnen gehören Wartungsarbeiter, Verkäufer, Pflegepersonal, Flugbegleiter, Elektriker, Baristas und Filialleiter.

Sie bilden das Rückgrat vieler der grössten Industriezweige der Welt. Ohne sie könnten die ehrgeizigen Pläne und Strategien der Unternehmensführer nicht verwirklicht werden.

Die Digitalisierung der Arbeit in der ersten Reihe bringt Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit

Frontline-Mitarbeitende verfügen über ein enormes, aber ungenutztes Potenzial, um Wachstum zu fördern, Innovationen anzustossen und den Erfolg eines Unternehmens im digitalen Zeitalter zu beschleunigen. Dieses Potenzial kann freigesetzt werden, indem man sie mit Technologie, Informationen und einem gewissen Mass an Autonomie bei der Ausführung ihrer Aufgaben ausstattet. Der Einzelne muss in die Lage versetzt werden, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Ein Beispiel dafür liefert unser erfolgreiches Projekt mit der Weissen Arena.

Die Weisse Arena Gruppe (WAG) ist eine integrierte Dienstleistungsunternehmung in der Tourismus- und Freizeitbranche im Kanton Graubünden in der Schweiz. Die Mitarbeitenden bieten der Kundschaft in allen Jahreszeiten unvergessliche Erlebnisse.

2020 hatte die WAG das LaaxNet (die Modern-Workplace-Solution von MondayCoffee) eingeführt, um eine moderne Zusammenarbeit in ihrer holokratischen Organisation zu unterstützen. Heute können die Mitarbeitenden «on the slope» und «on the road» über ihr Smartphone und die Microsoft-Teams-App manuelle Prozesse digital abwickeln, haben in Echtzeit Zugang zu wichtigen Informationen und können Kundenerfahrungen mit ihren Kollegen und Kolleginnen teilen.
Wissensmitarbeitende und Frontline-Workers arbeiten in derselben Lösung einfach über unterschiedliche Geräte zusammen. Sie werden im gleichen Ausmass mit Informationen in Echtzeit bedient und profitieren beide von state-of-the-art Hard- und Software.

Damit das gesamte Personal der WAG jederzeit weiss, was auf dem Berg geschieht, wurde ein spezieller News-Flow erarbeitet. Dieser versorgt die Frontline-Workers über ihr Mobilgerät (Microsoft Teams) mit wichtigen sowie zeitkritischen Informationen. Täglich werden beispielsweise Newsposts über die aktuelle Wetterlage, Temperatur, die offenen Anlagen oder Beeinträchtigungen im Bahnbetrieb gepostet.

Erst die Basis, dann die Optimierung: Zusammenarbeitsszenarien und Prozesse machen den Anfang

Die Investition in die richtige Technologie spielt bei der Befähigung der Firstline-Belegschaft eine wichtige Rolle. Genauso wichtig ist es, Aufgaben und Prozesse zu hinterfragen, digital neu zu denken und die digitalen Fähigkeiten anzutrainieren.

Die IT-Infrastruktur muss für die Unterstützung einer viel grösseren und stärker verteilten Mitarbeiter-Basis ready sein. Die Sicherung von Geräten und Daten erfordert neue Ansätze. Vor allem in Arbeitsumgebungen mit hohem Arbeitsaufkommen und hoher Fluktuation.

Aber noch bevor man sich über Themen wie Datensicherheit und Governance Gedanken macht, gilt es – zusammen mit den Mitarbeitenden – die verschiedenen Zusammenarbeitsszenarien zu verstehen und strukturiert zu erfassen, damit man dann gezielt an den technischen Herausforderungen arbeiten kann.

STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

Download Case Study

Case Study Download: Stadtwerke Kiel

Wie Homeoffice unsere Büros menschlicher macht

Vor der Pandemie hätte wohl niemand erwartet, dass ein so schneller Wechsel vom Präsenzmodell ins Homeoffice möglich ist. Etwa 18 Monate später sind einige Unternehmen, darunter auch das Architekturbüro Marazzi + Paul Architekten, bei einem hybriden Arbeitsmodell angekommen – das wirkt sich auch auf die zukünftigen Büro- und Wohnbauten aus. Wir haben mit Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten, über den Umbau ihres eigenen Office und über den Einfluss der Pandemie auf die Architektur von morgen gesprochen.

Alfred Paul, Mitinhaber von Marazzi + Paul Architekten

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Herr Paul – Sie haben den Moment der Stunde genutzt und während der zweiten Corona-Welle das Office umgebaut. Gab es die Pläne für den Umbau schon vorher?  

Die Pläne hatten wir schon länger in der Schublade, aber die Dringlichkeit fehlte, etwas zu ändern. Als klassisches Architekturbüro wurde unser Open-Office schlicht fürs Arbeiten genutzt. Man kam morgens, ging mittags draussen was essen, arbeitete nachmittags am Platz oder gemeinsam im Sitzungsraum, und ging abends nach Hause.  

Mit Pandemie und der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells haben sich die Gewohnheiten im Office verändert und damit auch die Ansprüche an die Räumlichkeiten. Heute kommen unsere Mitarbeitenden vor allem für die sozialen Momente ins Office. Viel Platz nehmen neu unsere Küche und Kaffee-Ecke ein oder auch die dedizierten Meeting-Ecken.  

Die Arbeitsweise ist heute also eine andere?  

Ja. Wir mussten uns damals bei der ersten Welle innerhalb von 24 Stunden von dem fixen Arbeitsplatz im Office verabschieden und komplett auf eine digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise umschalten. Von 0 auf 100 – dass dies so unkompliziert verlaufen könnte, hätte ich nie gedacht.  

Doch wir haben gelernt, dass wir keine fixen Arbeitsplätze brauchen, um als Team und mit KundInnen gut arbeiten zu können. Technologisch wäre so ein Set-up vor zwei Jahren auch noch nicht möglich gewesen. Heute wollen wir davon profitieren und unseren Mitarbeitenden ein flexibles Arbeitsmodell anbieten.  

Wie definiert sich bei Ihnen das flexible Arbeitsmodell? Gibt es neue Regelungen?  

Bei der Definition unseres neuen Arbeitsmodells haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen. Während Corona haben wir eine Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Niemand will 100 % von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. In unseren Arbeitsverträgen haben wir neu festgehalten, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zwischen 40–50 % (bei einer 100-%-Stelle) im Homeoffice zu arbeiten. Eine Regelung sieht vor, dass jede/r Mitarbeitende im Vorfeld entscheiden muss, wie seine oder ihre Aufteilung ausschaut. Blockzeiten gelten bei uns auch im Home-Office und die Themen Ergonomie und Infrastruktur am Arbeitsplatz haben wir auch neu geregelt. Beispielsweise kriegen unsere Mitarbeitenden neu im Jahr einen fixen Kostenbeitrag für die Investition in ihr Homeoffice, sind aber selbst dafür verantwortlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu Hause einzuhalten. Und – Donnerstag ist für alle Bürotag. An einem Tag wollen wir uns mit allen Mitarbeitenden im Office persönlich austauschen können.  

“Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse und auf diese können durch einen kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden eingegangen werden.”

Sie leben das hybride Arbeitsmodell nun bereits seit einiger Zeit. Gibt es Blind Spots? 

Neue Arbeitsmodelle müssen gut durchdacht sein. Das Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause darf nicht unterschätzt werden. Da gibt es sicherlich Dinge, die wir langfristig nochmals anpassen müssen. Aus Veränderungen entstehen neue Bedürfnisse. Auf viele konnten wir eingehen und haben zurzeit eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Andere kennen wir heute noch nicht. Wichtig erscheint mir der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitenden.  

Perspektivenwechsel: Marazzi + Paul Architekten entwirft und realisiert Büroumbauten und Neubauten. Sind in der Architektur bereits erste Corona-Effekte spürbar? Mit welchen Ideen liebäugeln die Architekten bei der Neu- oder Umgestaltung von Bürogebäuden?  

Die Pandemie ist ein Katalysator für Trends, die bereits vorher da waren: vom fixen, eigenen Arbeitsplatz zum Shared-Desk. Sharing wird überdurchschnittlich gefordert. Das Office wird zum Hub, die Arbeitsplätze verdichten sich, die Begegnungszonen vervielfachen sich. Mitarbeitende kommen ins Office, weil sie sich dort wohlfühlen, die Möglichkeit haben, sich mit anderen Personen in einer einladenden Umgebung zu treffen und zusammenzuarbeiten.  

Welche Entwicklungen sagen Sie bei der Planung von Wohnbauten voraus? Wird es vermehrt Co-Working-Spaces in Siedlungsbauten geben? Oder wird das Office in der Wohnung zum Standard?  

Sie erinnern sich an den Gemeinschaftsraum in Siedlungen, welcher von niemandem genutzt wurde? Und meist als Abstellraum diente? Nun ist ein echtes Bedürfnis für einen solchen Raum entstanden. 

Wir sind gerade an einem Projekt dran, wo wir uns konkret über einen Co-Working-Space in einer Siedlung Gedanken machen – von der Küche über die Infrastruktur bis zur Technik.  

Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten.  

Auch für uns Architekten ist das eine Riesenchance. Bei Marazzi + Paul Architekten setzen wir uns immer sehr intensiv mit dem Ort auseinander, wo unsere Bauten entstehen. Wenn wir nun in Zukunft vor Ort, am Ort, arbeiten können, kann nochmals ein ganz anderer Bezug zu den Menschen in der Umgebung entstehen.  

Beim vorher erwähnten Projekt haben wir die EinwohnerInnen eine Postkarte malen lassen, um zu verstehen, wie sie sich die Umgebung in Zukunft vorstellen. Eine solche Ortsanalyse könnte in Zukunft noch andere Dimensionen annehmen.  

“Die Arbeit wird in Zukunft nicht mehr räumlich gebunden sein. Mit 5G und den Tools, die uns zur Verfügung stehen, werden wir auch vermehrt im öffentlichen Raum arbeiten. ”

Welche Auswirkung hätten solche Entwicklungen, das Arbeiten von überall aus, auf die Planung des öffentlichen Raumes?  

Ob privat, halbprivat oder öffentlich, Räume werden immer vielschichtiger genutzt. Das Restaurant wird zum Arbeitsort. Die Bankfiliale wird zum Arbeitsort. Die Parkbank im Grünen wird zum Arbeitsplatz. In unserem Office könnten wir in Zukunft auch branchenfremde Co-Workers empfangen. Schulräume oder auch Fußballstadien könnten doppelt genutzt werden.  

Ich hatte schon immer die Vision eines fliegenden Klassenzimmers. SchülerInnen ziehen wie NomadInnen durch die Stadt, erkunden Orte, lernen Neues beim Erleben. Die Technik schenkt uns Raum für neue Ideen. Mal schauen, was daraus wird. 

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Abbildungen: Das Office der Marazzi + Paul Architekten

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

MondayCoffee qualifiziert sich für die erweiterte Spezialisierung ‚Calling for Microsoft Teams‘

MondayCoffee gehört neu zu einem kleinen Kreis besonders ausgezeichneter Lösungsanbieter. Wir haben von Microsoft nach einer anspruchsvollen Validierung die erweiterte Spezialisierung ‘Calling for Microsoft Teams’ erhalten. Ein Nachweis dafür, dass unsere KundInnen den höchsten Standard für die Bereitstellung und den Support in diesem Bereich erhalten.  

Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, mithilfe von Microsoft 365 eine moderne Arbeitsweise in der Organisation zu etablieren. Dafür investieren wir kontinuierlich in unser Know-how und bauen unsere Kompetenzen stetig aus, um unseren KundInnen die Spezialisierungen zu bieten, die heute erforderlich sind. 

Wir sind bereits stolze Inhaber von 8 Gold Partner-Kompetenzen und verfügen über eine ausgeprägte Erfahrung in Enterprise Voice und UCC. Die erweiterte Spezialisierung für ‘Calling for Microsoft Teams’ erlaubt es MondayCoffee, sich auch im Bereich von Teams Enterprise Voice weiter zu differenzieren.  

Steigende Nachfrage nach modernen Telefonielösungen, die Unified Communication & Collaboration vereinen  

Sprach- und Videokonferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Ihre Bedeutung wird weiter zunehmen, da immer mehr Unternehmen von diesen Funktionalitäten Gebrauch machen.  

Teams Enterprise Voice bietet die Funktionen, die Unternehmen heute benötigen, um Mitarbeitenden, GeschäftspartnerInnen und KundInnen ein nahtloses und interaktives Voice- und Videokonferenz-Erlebnis zu ermöglichen. Da die Implementierung von Calling-Lösungen komplex sein kann und neben der Netzwerksanierung die Bereitstellung von O365-Services, Telefonnummern (oder Portierung) und Geräten umfasst, benötigen KundInnen einen Partner mit einem hochspezialisierten Skillset.  

Mit MondayCoffee haben Unternehmen alle notwendigen Kompetenzen und Spezialisierungen für ein Microsoft Teams Enterprise Voice-Projekt in einem Anbieter vereint: vom Business-Consulting über die technische Beratung und das Engineering bis hin zur Schulung und Hardwarebereitstellung.  

Warum sich viele unserer KundInnen bereits für ‘Calling in Microsoft Teams’ entschieden haben  

Die Beweggründe unserer KundInnen für ein Umsteigen auf Microsoft Teams sind vielfältig. Einige wünschen sich ein SaaS-Modell für Enterprise Voice im Gegensatz zum herkömmlichen Skype for Business-Modell, andere wiederum haben bereits Erfahrung mit Microsoft Teams, was die Collaboration anbelangt, und wollen Voice hinzufügen, um ihre Skype for Business-Installation zu ersetzen.  

Es gibt auch KundInnen, welche die Umstellung auf Microsoft Teams Voice nutzen, um von On-premises-Lösungen in die Cloud auf Microsoft 365 zu migrieren. Oder man hat als Organisation ganz einfach den Wunsch, die neueste Technologie mit der aktuellsten UX für sich selbst und für die eigenen KundInnen einzusetzen.  

Müssen Sie Ihr Telefoniesystem ersetzen oder modernisieren? Sie interessieren sich für Microsoft Teams, sind jedoch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Oder stehen Sie gerade vor der Herausforderung, Ihr Enterprise-Voice-System in Microsoft 365 zu integrieren? 

Die Consultants von MondayCoffee beraten Sie, wie Sie Ihre Telefonanlage im Kontext eines zukunftsorientierten digitalen Arbeitsplatzes ersetzen oder modernisieren können. 

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Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.

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Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

“Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.”

— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

Was haben Sie denn anders gemacht?

Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

“Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.”

— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

Microsoft Viva meets CoffeeNet 365 – ein Ausblick

Vielleicht haben Sie in den News oder Gesprächen im Job schon einen Hauch der Euphorie gewittert: Mit dem neuen Produkt Microsoft Viva sorgt der Softwarekonzern wieder einmal für frischen Wind und Innovationsgeist in der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen die Potenziale von Microsoft Viva auf und die Bedeutung des neuen Produkts von Microsoft für unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365. 

Was ist Microsoft Viva? 

Am 4. Februar 2021 lancierte Microsoft mit Microsoft Viva eine neue Modern Workplace-Funktionalität, genauer eine Employee Experience Platform (EXP). Integriert in die Teams-Oberfläche bietet die Plattform Unternehmen vielfältige Chancen für die Anbindung an Office 365. Wichtige Funktionen des Arbeitsalltags lassen sich künftig in Microsoft Teams kombinieren: von Kommunikation über Fachwissen und Weiterbildung hin zu Ressourcen und Insights. Beschäftigte können auf diese Weise zahlreiche Aufgaben innerhalb der App erledigen – ohne ständiges «Context Switching», das den Arbeitsablauf unterbricht. Microsoft Viva beinhaltet mit den Modulen Insights, Topics, Learning und Connections vier neue Funktionalitäten, die die nahtlose Zusammenarbeit am Modern Workplace fördern:

Microsoft Viva Topics: Fachwissen und Inhalte Ihres Unternehmens organisiert Viva Topics automatisch durch AI-gestütztes Knowledge-Management, kuratierte Knowledge-Portale und Vernetzungen von Schlagworten in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Häufige Themen sind durch die Intranet-Integration aus der Anwendung Teams heraus schnell auffindbar und direkt anwendbar – jederzeit und von jedem Ort aus. 

Microsoft Viva Connections: Mit Viva Connection haben BenutzerInnen über eine personalisierte Startseite Zugriff auf relevante News, Communities, Unterlagen und Tools für produktives Arbeiten. Beschäftigte profitieren von einer effizienteren Zusammenarbeit und haben schneller Zugriff auf die richtigen Inhalte und Konversationen – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. 

Microsoft Viva Learning: Durch die nahtlose Integration eines zentralen Content-Hubs wird Weiterbildung ein natürlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen. Mit Viva Learning können Beschäftigte auf Lerninhalte von Microsoft, Drittanbietern wie LinkedIn oder auch des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Integration soll Mitarbeitenden dabei helfen, mehr Zeit in ihre Weiterentwicklung zu investieren. 

Microsoft Viva Insights: Die Funktion zielt darauf ab, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern durch eine gesunde Balance zwischen Produktivitäts- und Regenerationsphasen. Persönliche und private Insights auf Basis von MyAnalytics und Workplace Analytics zeigen Beschäftigten und Führungskräften Faktoren auf, deren Optimierung zu mehr Fokus, Produktivität und Wohlbefinden beitragen kann. Die Privatsphäre der Arbeitskräfte bleibt jederzeit geschützt. 

Was bedeutet Microsoft Viva für CoffeeNet 365? 

Microsoft Viva birgt eine Vielzahl an innovativen Funktionen und neuen Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können von der Verschlankung und dem Angebot zur Individualisierung der Arbeitsumgebung profitieren. Wir von MondayCoffee sind überzeugt davon, dass die neue Plattform bisherige Lücken in der Toolwelt des Softwareanbieters erfolgreich schliessen und unserer KundInnen einen signifikanten Mehrwert bieten wird.  

In enger Abstimmung mit Microsoft arbeiten wir bereits auf Hochtouren daran, Viva in unser CoffeeNet 365 zu integrieren. CoffeeNet 365 ist die ideale Modern-Workplace-Lösung für Unternehmen, die mit Teams und Microsoft 365 nicht primär neue Technologien einführen, sondern rasch und nachhaltig moderne Arbeitsweisen in ihrer Organisation etablieren wollen. 

MondayCoffee steht in den Startlöchern 

Aktuell ist Microsoft Viva noch nicht erhältlich und wird im Verlauf der kommenden Wochen und Monate schrittweise ausgerollt werden. Fest steht aber schon heute: Für MondayCoffee bedeutet Microsoft Viva eine attraktive Erweiterung des Modern Workplace.

FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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Das Chaos als Chance, die Dinge anders zu denken

3 Leitgedanken zum neuen Arbeiten

Ein Blog-Beitrag von Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee. Reto Meneghini setzt sich seit über 20 Jahren mit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes auseinander. Seine Firma MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine moderne Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren.

Es gab Zeiten im zu Ende gehenden Jahr, da sehnte ich mich nach weniger online! Wo ich sonst keine Gelegenheit auslasse, alles Mögliche in meinem Alltag zu digitalisieren. Ich träumte nachts vom Fliegen, da die Routine des Ständig-unterwegs-Seins plötzlich komplett fehlte. Vieles war anders dieses Jahr. Die Arbeitswelt wurde auf den Kopf gestellt. Wie so viele von uns, stellte auch ich mir die Frage, wie wir die Zukunft des Arbeitens gestalten werden. Ich kam dabei auf folgende 3 Leitgedanken:

1. Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working

Als ein Unternehmen, das seit über 20 Jahren Modern-Workplace-Solutions anbietet, wissen wir, dass Remote-Working funktioniert. Und seit diesem Jahr wissen wir, dass es sogar noch besser funktioniert, als wir dachten. Wir haben heute Kunden im Portfolio, die wir noch nie physisch getroffen haben. Verkaufsgespräche, Verhandlungen oder Kreativ-Workshops finden online statt. Erst jetzt, da wir dazu gezwungen wurden Neues auszuprobieren, erkennen wir die Vorteile, gewisse Dinge auch online zu tun. Dinge, die wir früher reflexartig offline erledigten, weil wir es so gewohnt waren und ein Online-Format auf den ersten Blick nur Nachteile hatte.

Klar, es gibt im aktuellen pandemiebedingten Szenario ‚Remote-Working-Only‘ ungelöste Fragen, auf die auch wir bei MondayCoffee keine perfekte Antwort haben. Zum Beispiel: Wie etabliere ich mich als New-Joiner in einem Team, welches ich noch nie gesehen habe? Wie komme ich an den letzten Company-Gossip, wenn die ungeplanten Gespräche auf dem Weg zum Meeting-Raum oder in der Kaffee-Ecke fehlen?

Würde mich also jemand fragen, ob Büros überflüssig werden, wäre meine Antwort klar Nein. Was meiner Meinung nach aber zukünftig anders sein wird, ist der Grund, warum jemand ins Office geht. Weniger, um an einem Tisch zu sitzen und zu arbeiten, sondern vielmehr, um eine/n ArbeitskollegIn zu treffen. Für ein Meeting, für einen Austausch, für das eigene Bedürfnis nach sozialer Interaktion. Zwischen der 1. und der 2. Welle verspürten einige bei uns im Team den Wunsch, ins Office zu gehen. Nicht, weil sie die Arbeit nicht zuhause erledigen konnten, sondern weil sie eine Begegnungsstätte suchten. Dahingehend müssen wir über die Nutzung und Positionierung des Office nachdenken. Wir sollten das Chaos, das sich uns dieses Jahr präsentierte, auch als Chance nutzen, Dinge neu zu denken. Anders zu denken.  

“Das Büro der Zukunft wird mehr der Begegnung als der Arbeit dienen.”

Wir brauchen sicherlich eine Gleichberechtigung zwischen Remote-Working und Office-Working, damit wir die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Teams befriedigen können. Damit sie sich bestmöglich entfalten können.

2. Im Alltag ansetzen

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird im ‚New-Normal‘ ohne Frage ein Top-Thema bleiben. Was mir in diesem Jahr einmal mehr bewusst wurde, ist, dass die Digitalisierung im Alltag stattfinden muss. Digitalisierung wird zu oft noch mit Technik gleichgesetzt und landet in der IT-Abteilung – oder sie findet in der Strategie-Abteilung auf Papier statt. Doch modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik, sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.

“Modernes Arbeiten entsteht nicht in erster Linie durch Strategie oder Technik. Sondern durch Verhaltensänderungen jedes einzelnen Mitarbeitenden.”

Viele Unternehmen werden nun intensiv in die Digitalisierung am Arbeitsplatz investieren. Das ist gut so. Meine Empfehlung: Nicht zu lange in der Strategie und IT-Sphäre verweilen, sondern mit einer Task-Force in den Alltag der Abteilungen abtauchen, sich auf den ersten Blick banale Workflows anschauen, und im Kleinen anfangen, sich an das Neue heranzutasten. Die vielen kleinen Verhaltensänderungen werden Grosses bewegen.

3. Die Unternehmenskultur findet neue Wege

Viele stellen sich in diesem Jahr auch die Frage, ob die Unternehmenskultur auf der Strecke bleibt, wenn das Remote-Working überhandnimmt. Doch wie wird Unternehmenskultur überhaupt vermittelt? Über die Stimmung im Office? Die Räumlichkeiten? Auf den Weihnachts- und Sommerfesten? Auch, ja. Vor allem aber über das Verhalten.

Reto Meneghini, Mitgründer und CEO MondayCoffee

Ich habe bei uns im Kleinen festgestellt, dass Mitarbeitende, die in diesem Jahr – zuhause! – gestartet sind, gewisse Verhaltensmuster ihrer TeamkollegInnen bereits übernommen haben. Ich habe als CEO auch bemerkt, dass meine Abwesenheit im Office und die fehlende Nähe zu MitarbeiterInnen, mit denen ich nicht direkt zusammenarbeite, mich auf neue Ideen gebracht haben. Einfach einmal einen Mitarbeitenden anrufen und mich mit ihm per Video-Call austauschen. Kultur wird ja vor allem auch im persönlichen Gespräch übermittelt. Offline genauso wie online. Eine Mitarbeitende von mir schlug mir eine Lunch-Lotterie vor: Nummer ziehen und wer die gleiche Nummer hat, trifft sich beim Online-Lunch. Im Vordergrund steht das Gespräch.

Vielleicht ist die momentane Herausforderung ein guter Zeitpunkt, um uns zu überlegen, wie wir auch das Kultur-Thema noch stärker am Alltag festmachen können. An spezifischen Use-Cases. Und vielleicht finden sich ja auch neue Wege, wie Kultur vermittelt werden kann.

Wir brauchen ganz klar beide Welten – die physische und die digitale –, um eine Unternehmenskultur zu schaffen, zu vermitteln und zu leben. Doch ich gehöre hier ganz klar zu denen, die eine Chance darin sehen, ein Thema mal anders zu denken.

“Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt sehr viel Neues auszuprobieren. Mit den Learnings daraus, gilt es nun die “Zukunft des Arbeitens” zu gestalten.”

Wir hatten dieses Jahr die Möglichkeit, in der Arbeitswelt viel Neues auszuprobieren. Teils waren wir erstaunt, wie gut es ging. Wie schnell alles ging. Teils standen wir vor Herausforderungen, die wir noch meistern müssen. Sicherlich haben wir viel, sehr viel, dazugelernt und ich bin überzeugt, dass wir mit diesen Learnings die ‚Zukunft des Arbeitens‘ erfolgreich gestalten können.

ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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Am Puls von Microsoft

MondayCoffee ist neu Microsoft Charter Partner für Content Services. Was das genau bedeutet und welche Vorteile sich daraus für MondayCoffee und ihre Kunden ergeben, erläutert Mark Albrecht, Head of Corporate Development bei MondayCoffee. 

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Mark, MondayCoffee ist Microsoft Preferred Partner für Content Services. Was bedeutet das genau?  

Als Microsoft Preferred Partner haben wir die Möglichkeit, uns direkt mit dem Microsoft Product Management in Redmond, Washington, auszutauschen. Wir dürfen uns zu einer exklusiven Gruppe von 37 Partnern weltweit zählen. Darauf sind wir stolz. Teil dieses Programmes zu sein bedeutet für uns auch, dass wir bei der stetigen Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsumgebung – CoffeeNet 365 – auf einen regelmässigen Austausch mit den Produktentwicklern von Microsoft zählen können.  

Unsere Kunden engagieren uns, weil wir die Microsoft-Technologien sehr gut kennen. Als Partner solcher Programme vertiefen wir unser Wissen kontinuierlich, und umso besser können wir unsere Kunden beim Einsatz von Microsoft 365 unterstützen. 

Bei Content Services geht es im Speziellen um das cloudbasierte Content Management rund um SharePoint, Microsoft Teams und weitere, ergänzende AI-Technologien. Früher mussten Firmen auf spezialisierte Systeme zurückgreifen, heute können sie ihre Inhalte direkt mit Microsoft-Tools und integriert in der Microsoft-365-Umgebung managen. Mit unserem Wissen unterstützen wir Firmen dabei, für ihre Use Cases die richtige Konfiguration der Microsoft-Tools zu finden und die notwendigen Prozesse in der Organisation entsprechend zu etablieren.  

Wurden diese Services von Kunden bereits in Anspruch genommen? Kannst du Beispiele nennen? 

Ja. Im Rahmen unserer Projekte und einer unternehmensweiten Adoption von Microsoft 365 kommen diese Services fast immer zum Zuge. Dabei geht es zum Beispiel um den cloud-basierten Arbeitsplatz, um Intranetfunktionen sowie um das Enterprise Content Management. Mit unserer Enterprise-Software CoffeeNet 365 integrieren wir die verschiedenen und dafür notwendigen Microsoft-Apps auf einer benutzerfreundlichen Plattform und stellen eine App-übergreifende Struktur und Governance sicher. Somit verliert sich der Mitarbeitende nicht in den Tiefen von Microsoft, sondern wählt über CoffeeNet 365 per Mausklick die passende Vorlage für seinen Use Case. Die Konfiguration der benötigten Microsoft-Apps passiert von selbst.

MondayCoffee unterstützt Unternehmen dabei, eine moderne Arbeitsweise zu etablieren. In welchem Zusammenhang steht dies mit dem Content-Services-Programm? 

Bei der täglichen Arbeit produzieren wir eine Vielzahl an Inhalten, die wir effizient bearbeiten und sicher abspeichern wollen. Auf der anderen Seite sind wir stets auf der Suche nach bestehendem Wissen in der Organisation, wenn wir ein neuartiges Problem lösen müssen. Je grösser die Firma, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Kollege bereits relevante Erkenntnisse zu meiner Problemstellung festgehalten hat. Solche Verknüpfungen zwischen der täglichen Arbeitsorganisation, dem Content Management, dem kontrollierten Teilen von Inhalten sowie der wirksamen Suche sind alles Bestandteile unserer Dienstleistung. In regulierten Branchen kommen noch zusätzliche Anforderungen an solche Content-Workflows hinzu, damit diese einwandfrei funktionieren. Dies stellen wir mit CoffeeNet 365 und unserem Beratungsansatz sicher.  

Lassen Sie den Digitalisierungs-Push nicht verpuffen

Mit der Corona-Krise erlebt die Digitalisierung der Arbeitswelt einen Schub. Viele Angestellte mussten in kürzester Zeit verschiedene Tools einsetzten, um weiterhin die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Microsoft Teams hat beispielsweise 2.7 Milliarden Meeting Minuten an einem Tag verbucht.

Doch was geschieht, wenn wir wieder ins Office zurückkehren? Wie stellen wir sicher, dass wir diesen Digitalisierungs-Schub richtig nutzen, um unsere Arbeitsweise ganz zu digitalisieren?  

3 Dingen sollte man Beachtung schenken: 

Blickwinkel öffnen 

Microsoft Teams ist für viele in der Krise, was WhatsApp für Private ist. Ein Tool, welches mir ermöglicht, direkt mit vielen Teilnehmern über Chat, Call oder Video zu kommunizieren und online Meetings abzuhalten. Doch eine digitale Arbeitsweise geht über die Kommunikation hinaus. Themen wie eine strukturierte digitale Dokumentenablage, eine einheitliche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder ein nachhaltiger Wissensaustausch gehören genauso dazu. Unsere Empfehlung: öffnen Sie den Blickwinkel, vertiefen Sie das Verständnis der unterschiedlichen digitalen Arbeitsszenarien, um eine strukturierte, digitale Arbeitsweise zu etablieren.  

Tooleinsatz kontrolliert automatisieren 

Microsoft offeriert eine Vielzahl an Tools, um digital produktiver zu arbeiten. Microsoft Teams kennen wohl mittlerweile alle und dieses Momentum soll auch genutzt werden, um dem digitalen Arbeitsplatz einen Schritt näher zu kommen. Bevor sich aber die Mitarbeiter selbst auf den Weg machen, um den Dschungel der verschiedenen Microsoft-Technologien zu durchforsten, empfehlen wir Ihnen, dies für die Gesamtorganisation in die Hand zu nehmen, und zu verstehen, wo welche Technologien, basierend auf konkreten digitalen Arbeitsszenarien und Use Cases, kontrolliert zum Einsatz kommen sollen. Wir haben das bei unserer Modern-Workplace-Solution so gelöst, dass je nach definiertem Arbeitsszenario oder Use Case die Microsoft-Technologien im Hintergrund automatisch konfiguriert werden und sich der Mitarbeiter nicht um die Wahl der Technologien kümmern muss, sondern nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

Mitarbeiter und Teams begleiten 

Viele Mitarbeiter waren und sind in der Krise gezwungen, sich mit digitalen Tools schnell vertraut zu machen. Einige haben sicherlich die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise erkannt und sind motiviert in Richtung digitaler Arbeitsplatz weiterzuschreiten. Auf diesem Weg müssen sie begleitet werden – insbesondere die, die noch Mühe haben, alte Gewohnheiten abzulegen. Wir empfehlen Unternehmen, den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen, ihr Feedback zu den Erfahrungen, die sie zurzeit im digitalen Home-Office machen, zu sammeln und das Momentum zu nutzen, um gemeinsam mit ihnen eine digitale Arbeitsweise zu etablieren.   

Wir unterstützen Unternehmen seit geraumer Zeit dabei, eine digitale Arbeitsweise in ihrer Organisation zu etablieren – mit unseren Modern Workplace Solution für Microsoft 365.  

Sollten Sie an einem Erfahrungsaustausch interessiert sein, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme.  

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Modern Work: Vom organisatorischen Fitnesstest zum digitalen Sprint

Durch Glück und Zufall fanden MondayCoffee und Z-PUNKT CONSULTING zusammen. Heute lancieren sie ihr gemeinsames Produkt: einen Modern-Work-Fitnesstest für Unternehmen. Anstatt Elektroden auf der Brust zu befestigen, werden der Organisation über eine webbasierte Plattform methodische Fragen gestellt und die Ergebnisse in einem webbasierten Dashboard visualisiert. Manager können so den Modern-Work-Puls der Organisation fühlen und messen und die richtigen Schwerpunkte setzen. 

Erfahren Sie mehr über das Modern Work Cardiogram (MWC) im Gespräch mit Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING, und Andreas Hänni, Partner und COO bei MondayCoffee.

Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

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Matthias, wie fit ist Z-PUNKT CONSULTING in Bezug auf modernes, digitales Arbeiten? 

Eine moderne Arbeitsweise hat viele verschiedene Dimensionen und Facetten. Als internationales Beratungshaus sind wir besonders fit, was die digitale Infrastruktur und die agile und dynamische Zusammenarbeit betreffen. Verbesserungspotenzial haben wir im Knowledge Management: Dokumente digital sauber zu verwalten, und zwar so, dass sie auch später noch für alle einfach auffindbar sind, ist auch für uns durchaus eine Challenge. 

Doch wir bringen uns langsam, aber sicher in Form. Mit Maschine und Trainer. Wir nutzen einerseits die Modern Workplace Solution von MondayCoffee und andererseits haben wir eine interne Qualitätsmanagerin, die uns dabei unterstützt, Prozesse einzuhalten und die Dinge richtig zu tun. 

Andreas, ihr seid die Experten, wenn es um die Etablierung einer modernen, digitalen Arbeitsweise in Unternehmen geht. Gemeinsam mit Z-PUNKT CONSULTING bietet ihr nun neu einen Modern-Work-Fitnesstest für Firmen an. Wie kam es zu dieser Zusammenarbeit? 

Durch Glück und Zufall. Die gemeinsame Bekannte heisst Microsoft. Matthias suchte mit seiner Firma einen erfahrenen Microsoft-Partner, um ihr Produkt, das Organizational Cardiogram, online auf einer zukunftsfähigen, performanten Plattform anzubieten. 
Wir durften das Projekt umsetzen und während der Arbeit kam uns die Idee, ein Modern-Work-Cardiogram zu entwickeln. Gedacht, getan. Wir brachten unsere Modern-Work-Expertise rein und Z-PUNKT CONSULTING die Methodik und Erfahrung in der Organisationsentwicklung. 

Matthias, wie müssen wir uns diesen Fitnesstest nun vorstellen? Was wird gemessen, überwacht? 

In Unternehmen gibt es sehr viele harte KPIs, die wichtig sind, um das Geschäft zu steuern. Die Latenzzeit vieler dieser KPIs ist jedoch eher lang, während sich das Business immer schneller dreht. Als Manager muss ich in immer engeren Zeitabständen Berichterstattung leisten und mich in einer Flut an KPIs zurechtfinden. Keine einfache Aufgabe. 

Es braucht Orientierung. Und dabei kann das Bauchgefühl, wird es richtig artikuliert, helfen. In unserem Fitnesstest messen und visualisieren wir dieses Bauchgefühl. Wir nutzen harte Methoden, um einen weichen Messpunkt zu erhalten.

Werden mir dann Elektroden auf die Brust geklebt?

Im übertragenen Sinn, ja. Die Elektroden sind in unserem Fall methodische Fragen, die wir den Managern über eine webbasierte und Workflow-gesteuerte Plattform stellen, auswerten und in einem Dashboard online visualisieren. Anhand von wenigen Dimensionen (damit es überschaubar bleibt) erhält der Manager ein Indiz, wo genau sein Führungsteam, bestimmte Abteilungen oder die Gesamtorganisation beim Thema Modern Work stehen. Es können sich beliebig viele Mitarbeiter am Fitnesstest beteiligen. Ausserdem besteht auch die Möglichkeit, die Kundensicht miteinzubeziehen. Es kommt ganz darauf an, welche Zielsetzung man verfolgt. Eine periodische Durchführung, etwa 2- bis 4-mal im Jahr in einem kleineren Kreis und 1-mal im Jahr unternehmensweit, kann sinnvoll sein. Bei einem Change-Projekt, wie der Einführung einer digitalen Arbeitsweise, ist eine höhere Frequenz empfehlenswert. 

“Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. ”

— Andras Hänni, COO & Partner bei MondayCoffee

Andreas, inwiefern profitieren eure Kunden davon? Ist das Modern Work Cardiogram (MWC) ein Erfolgstreiber für die Einführung einer digitalen Arbeitsweise?

Es ist ein sehr nützliches Instrument auf dem Weg dorthin. Mit dem MWC kann ich die Veränderung der Arbeitsweise in verschiedenen Momenten messen. Wir bei MondayCoffee können beispielsweise unseren Kunden in Projekten aufzeigen, ob und wie die User Adoption und das Change-Management stattgefunden haben. 

Ein Tool einführen können viele, doch wir sind erst dann am Ziel angekommen, wenn alle Mitarbeitenden ihre Gewohnheiten geändert haben und auch wirklich modern arbeiten. Das messen wir nicht nur über das Tool selbst, sondern vor allem über das MWC mittels geschickt gestellter Fragen zu den vier Hauptdimensionen der Veränderung: interne Zusammenarbeit, agile Organisation, Mitarbeiter-Fokus und der digitale Arbeitsplatz. 

Matthias, wie viel Aufwand muss seitens Kunde betrieben werden, um das MWC mit Daten zu befüllen?

Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab. Der Kunde hat natürlich einen Initialaufwand: Zu Beginn führen wir gemeinsam mit ihm ein Proof of Concept durch, um sicherzustellen, dass die Fragen und die Formulierungen für die jeweilige Branche und Organisation passend sind. Wir führen zwei bis drei kontextuelle Interviews durch, um den realen Nutzungskontext zu erheben, gefolgt von Test-Interviews. Im Anschluss wird alles in Microsoft 365 bereitgestellt, für den Kunden aktiviert und dann geht’s auch schon los. Bevor die Ergebnisse im Dashboard ersichtlich sind, machen wir einen Datenqualitätscheck und stellen unter anderem sicher, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.  

“Für die Beantwortung der Online-Umfrage brauchen die Kunden aktuell im Durchschnitt 12,76 Minuten pro Teilnehmer. Danach läuft fast alles über Microsoft 365 automatisiert ab.”

— Matthias Zurfluh, CEO & Managing Partner bei Z-PUNKT CONSULTING

Andreas, inwiefern fliessen die Resultate in euer Projektmanagement ein?

Wird das MWC im Rahmen eines Projektes eingesetzt, nutzen wir es für die Projektsteuerung. Oft wird in einem Steuerungsausschuss primär über Timing und Kosten geredet. Mit dem MWC können wir zusätzlich aufzeigen, welche Fortschritte die Organisation bei der Adoption einer modernen Arbeitsweise gemacht hat und wo Handlungsbedarf besteht. Gezielt und basierend auf unserer langjährigen Erfahrung können wir dann gemeinsam die richtigen Massnahmen einleiten. 

In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich – es kann aber auch in anderen Momenten sehr wertvoll sein, um zu verstehen, wie fit man in den unterschiedlichen Themen ist und wie man sich über die Zeit entwickelt. Zum Beispiel nach der Integration oder der Einführung einer neuen Technologie. Das MWC ist kein Schnellschuss, sondern soll Unternehmen ermöglichen, nachhaltig etwas damit zu erreichen.  

“In Transformationsprojekten ist so ein Instrument besonders hilfreich.”

— Andreas Hänni, Partner & COO bei MondayCoffee

Matthias, ihr habt mit eurem Organizational Cardiogram, welches die Stärken und Hot Spots einer Organisation durch eine 360°-Analyse aufzeigt, schon seit vielen Jahre Erfahrung gesammelt. Das MWC ist von der Logik und Methodik her identisch. Es beleuchtet lediglich ein anderes Thema und beruht auf einer anderen Fragestellung. Was sind die wichtigsten Key Success Factors der beiden Applikationen?

Auch das MWC schafft Orientierung für Führungspersonen mit Budget- und Ergebnisverantwortung. Es reduziert die Komplexität und ermöglicht so, den Überblick zu behalten. Hot Spots werden frühzeitig erkannt und Ressourcen gezielt eingesetzt. 
Deshalb ermöglicht das MWC Unternehmen eine kontinuierliche Verbesserung, was Modern Work anbelangt. Trends können leichter gefunden, erkannt und überwacht werden. All das mit wenigen Beteiligten, einem überschaubaren Zeitaufwand und Zeithorizont. Aber mit nachhaltigen Ergebnissen.  

Data Security: Sicher - immer und überall

Sichere Daten immer und überall – geht das denn? Diese Frage hören wir nur allzu oft, denn viele Unternehmen haben in Zeiten der Digitalisierung Sorge, wenn es um das Thema Data Security geht. Diesem Thema möchten wir uns in diesem Blog Beitrag widmen – ausgehend von einer kurzen Geschichte. 

Thomas unglückliche Geschäftsreise 

Für Thomas steht die nächste Geschäftsreise an. In Gedanken versunken steigt er aus dem Zug, geht gelassen die Treppen vom Bahnsteig runter bis ihm auffällt, dass sein Laptop noch gemütlich im Zug auf seinem verlassenen Sitz liegt. Er springt die Treppen wieder hoch, doch vom Zug und seinem Laptop ist keine Spur mehr. Was präsentiert er nun dem Kunden? Wie kann er nun die Reise rechtfertigen? Und was ist mit den Firmendaten und Informationen, die auf dem Laptop sind? Was wenn sich jemand Zugriff verschafft?! So erwarten ihn nicht nur ein unangenehmes Gespräch mit dem Kunden, auch seinem Chef sein Missgeschick zu gestehen, wird ziemlich unschön…  

Alles verloren? Die Authenticator App als Helfer in der Not 

Man würde erwarten, dass sich Thomas genau solche Gedanken und Sorgen macht. Bei ihm war es anders. Er zückte sein Mobile, erklärte dem IT-Support seine Situation und sein Laptop wurde gesperrt.  Im nächsten Geschäft kaufte Thomas ein neues Gerät, ging ins nächste Café und verschaffte sich über das WLAN Zugang zu der digitalen Arbeitsumgebung CoffeeNet 365. Da es sich um ein fremdes Gerät handelte, musste sich Thomas bei der Anmeldung identifizieren. Der Prozess der Identifikation läuft über eine sogenannte Authenticator App, welche einen Code auf den gewünschten Kanal sendet und den sicheren Zugriff in Sekunden ermöglicht. 

Die Präsentation von Thomas war, wie auch alle anderen Dokumente, an denen er arbeitete, in einem entsprechenden Projektraum abgelegt. So konnte er ohne Probleme und wie geplant mit der aktuellsten Version beim Kunden seine Präsentation abhalten.  

Schrittweiser Ausbau von integrierter Sicherheit 

Auch in Zeiten der modernen und mobilen Arbeit, kann mit den richtigen Tools ein geschützter Zugriff auf firmeninterne Daten ermöglicht werden, immer und überall. Wie geht man als Unternehmen am besten vor? Unser Lösungsansatz: Schrittweiser Ausbau der integrierten Sicherheit: 

1. Sicherung der Benutzer-Identität  

   Der Fokus sollte heute in der Sicherung der Benutzer-Identität liegen. Die grundlegende Infrastruktur sollte grundsätzlich für jedermann mit den minimalsten Berechtigungen offen sein. Die Sicherung des einzelnen Benutzers wird durch Überprüfung dessen Identität hergestellt. Das kann über das richtige Passwort, die Multi-Factor Authentifizierung oder über biometrische Daten (z.B. Windows Hello) erfolgen. Interne Inhalte werden über einheitlich definierte und überwachte Berechtigungsgruppen gesichert. Dabei können Berechtigungen nicht-kritischer Inhalte durch Business-Teams anstatt durch IT verwaltet werden. Um die Sicherung der Benutzer-Devices zu generieren sollte für jedes Endgerät eine Passwort-Pflicht bestehen. 

2. Integrierte Sicherheitsfunktionen 

   Mit Microsoft 365 ist es möglich, sämtliche Elemente in einer Sicherheitskette zu einem Gesamtsystem zu verbinden. Sicherheitsfunktionen werden in die einzelnen Anwendungen integriert, aus welches eine Steigerung der Convenience für hohe Sicherheit resultiert. So wird das Gerät nach der fünften Falsch-Eingabe des Passworts automatisch gesperrt. Oder kann in bestimmten Situationen auch direkt extern gesperrt werden. Aber auch die automatische Überwachung des Benutzerverhaltens, welche mittels AI funktioniert, kann zu einer höheren Sicherheit beitragen. 

3. Automatische Überwachung des Benutzerverhaltens 

   Die automatische Muster Überwachung (Advanced Threat Protection) gehört zu den größten Stärken des integrierten Cloud-Ansatzes. Das funktioniert mittels AI, wie z.B. durch Überwachung von Physhing-E-Mails, das Öffnen und Downloaden von Daten und unplausiblen VPN-Verbindungen. Solche Muster können mit automatischen Workflows verbunden werden, die ohne großen Aufwand zu höherer Sicherheit führen, wie z.B. durch Sandboxing von externen E-Mails und deren Attachments oder automatische Alerts und Sperrungen.   

Für uns steht fest: Das Thema Data Security sollte von Unternehmen systematisch und schrittweise angegangen werden. Möchten Sie das Thema für Ihr Unternehmen vertiefen? Wir beraten Sie gerne und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine Roadmap für die Implementierung einer nachhaltigen Cloud-Security-Strategie.

 Thomas Peyer ist Chief Technical Officer bei MondayCoffee AG