BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

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INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.

Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.

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Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.

Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

“Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.”

— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

“Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud.”

— Pascal Meury

Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.

Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.

Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

DR. WIESELHUBER & PARTNER: Die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen.

Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.

Ausgangslage

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs bei Dr. Wieselhuber & Partner der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden.

Vorgehen

Unter dem Namen WE-Net wurde die Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365 eingeführt. Zur finalen Definition der Anforderungen veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen.

Resultate

Mit WE-Net ist bei Dr. Wieselhuber & Partner heute kollaboratives Arbeiten in Multi-Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die interne Kommunikation und der Austausch von Information ist deutlich transparenter und erfolgt in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird.

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FEINTOOL: Ein wesentlicher Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Feinschneiden, Umformen und E-Blechstanzen zur Verarbeitung von Stahlblechen. Diese Technologien zeichnen sich durch Wirtschaftlichkeit, Qualität und Produktivität aus. Das 1959 gegründete Unternehmen ist mit rund 2700 Mitarbeitenden in Europa, USA, China und Japan vertreten.

Ausgangslage

Die Feintool Gruppe wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform CoffeeNet 365 wurde die Anwendung der Microsoft 365-Produkte vereinfacht und der richtige Produktmix für die Feintool Gruppe gefunden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.

Resultate

Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.

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SUISSETEC: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellen

Der Schweizerisch-Liechtensteinische Gebäudetechnikverband (suissetec) ist ein Branchen- und Arbeitgeberverband. Er umfasst rund 3500 Mitgliederbetriebe aus den Bereichen Spenglerei/ Gebäudehülle, Sanitär/Wasser/Gas, Heizung sowie Lüftung/Klima/Kälte. Mit ca. 85 Mitarbeitenden betreibt suissetec Standorte in allen Sprachregionen der Schweiz.

Ausgangslage

Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suisstec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissens-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen.

Vorgehen

Die Projektbeteiligten von MondayCoffee und suissetec führten die neue digitale Arbeitsplattform suissetec365 & Microsoft Teams ein. Das Besondere: Statt dem standardisierten Office 365 wurde direkt die erprobte Best-Practice-Lösung von MondayCoffee implementiert, die die Nutzung der Microsoft Tools, vereinfacht und intuitiver macht.

Resultate

Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premise-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale und moderne Arbeitsweise aus.

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ALPORA: Mit einer virtuellen Arbeitsumgebung, Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten

Die ALPORA AG ist ein junges Schweizer Investment-Analytics-Unternehmen mit Sitz in Zug. Als Finanzproduktanbieter mit enger Anbindung an verschiedene Universitäten hat ALPORA Zugang zu aktuellen wissenschaftlichen Themen im Bereich Innovation- und Technologie-Management.

Ausgangslage

In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten, länderübergreifend aus zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.

Vorgehen

Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgrösse des Finanzproduktanbieters angepasst.

Resultate

Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. Mit der neuen Arbeitsweise resultiert mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.

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DOSB: Weg von einer reinen Linienorganisation und hin zu einer themen- und projektorientierten Zusammenarbeit

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des Sports in Deutschland mit 100 Mitgliedsorganisationen, etwa 90.000 Vereinen und über 27 Mio. Mitgliedschaften. Als Teil der weltweiten Olympischen Bewegung entwickelt er den Sport in all seinen Facetten weiter.

Ausgangslage

Beim DOSB spielt eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, den Mitgliedsorganisationen aber auch weiteren externen Partnern eine wichtige Rolle. So setzte sich der DOSB zum Ziel, eine moderne und agilere Arbeitsform zu fördern und die Organisation dahingehend weiterzuentwickeln.

Vorgehen

Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform TeamPlay (CoffeeNet 365) in der DOSB-Grundausstattung bereit und die Pilotphase konnte beginnen. Am Live-System wurde die Plattform schrittweise und hands on gemäss den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und mit intensivem Training in der Organisation ausgerollt.

Resultate

Mit der Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services durch die zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) wurde eine neue digitale und moderne Arbeitsweise ermöglicht, die Zusammenarbeit intern und mit Externen verbessert und vereinfacht und die organisatorischen Fähigkeiten im Umgang mit Office 365 gesteigert.

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SERAFE: Einführung einer hochmodernen Kommunikationslösung in kürzester Zeit

Die SERAFE AG übernahm per Januar 2019 von  der Billag die Erhebung der Radio- und Fernsehabgaben bei den Schweizer Haushalten. Im Herbst 2018 befand sich die neue Erhebungsstelle noch im Aufbau und benötigte Unterstützung für die bevorstehende Erstabwicklung. Eine Telefonanlage und ein Contact Center mussten für die Mitarbeitenden von SERAFE AG in kürzester Zeit implementiert und in Betrieb genommen werden, um die Kontaktaufnahmen per Telefon (später auch via Chat) effizient abzuwickeln.

MondayCoffee konzipierte in kürzester Zeit eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der SERAFE AG und integrierte gleichzeitig die Contact Center-Lösung LUCS von Luware. Mitarbeitende können nun einfach und effizient untereinander, aber auch mit Partnern und Kunden via Audio, Video oder Chat kommunizieren.

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SWICA: Umsetzung einer flexiblen und effizienten Modern-Work-Umgebung mit CoffeeNet

SWICA ist eine der führenden Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz und betreut rund 1,5 Millionen Versicherte und 27 000 Unternehmenskunden. Mit ihren 1843 Mitarbeitenden und jährlichen Prämieneinnahmen in Höhe von 4,6 Mrd. CHF bietet SWICA ihren Kunden finanzielle Sicherheit und eine optimale medizinische Versorgung bei Krankheit, Unfall und Mutterschaft.

Um den Mitarbeitern von SWICA eine flexible und effiziente Modern-Work-Umgebung zur Verfügung zu stellen, wurde die veraltete und nicht mehr zukunftsweisende SharePoint-Plattform abgelöst und das SWICAnet eingeführt. Heute können die Mitarbeitenden von SWICA produktiver kommunizieren und zusammenarbeiten.

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GENERALI: Die Mobilität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und die Kundenbetreuung vereinfachen

Die Schweizer Tochtergesellschaft des italienischen Versicherungskonzerns Generali mit rund 1’800 Mitarbeitenden und 63 Agenturen hat 2016 die Umstrukturierung ihrer IT-Infrastruktur ausgeschrieben. Das Generalunternehmen Avectris hat die Gesamtausschreibung gewonnen und für die Bereiche Unified Communication & Collaboration (UCC) und Callcenter den passenden Partner gesucht.

MondayCoffee konzipierte für Generali eine Enterprise Skype for Business-Umgebung in den Datacentern der Avectris. Nahtlos integriert in Skype for Business wurden zudem die Contact Center-Lösung LUCS, Teammanager von Luware und eine revisionskonforme Sprachaufzeichnungslösung mit dem Marktführer Verint/Verba. Generali-Mitarbeiter können heute mobiler arbeiten und Kunden über den wichtigsten Kanal – das Telefon – optimal bedienen.

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REICHLE & DE-MASSARI: Mehr Engagement und Innovationskraft mit der Einführung von CoffeeNet 365

Die Reichle & De-Massari AG entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetze. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke und langfristige Investitionssicherheit. R&M ist in der Schweiz Marktführer und gehört zu den Top-Playern in Europa, im Mittleren Osten sowie in Asien.

Um das SharePoint-Intranet vor Ort durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit verbesserten sozialen Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen und so intern die Kommunikation und das Engagement zu fördern, entschied sich R&M für die Collaboration-Lösung CoffeeNet 365.

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BÜHLER GROUP: Eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen

Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitenden in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit unter der Belegschaft sowie mit externen Interessengruppen. Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte dem Unternehmen das Zugreifen, Teilen und Verteilen aller relevanten Informationen und Kenntnisse – überall und jederzeit. Globale Teams können damit effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern. Bühler hat eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation geschaffen.

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VALIANT BANK: Die Kommunikation und Interaktion mit Kunden einfacher, sicherer und leistungsfähiger gestalten.

Die Schweizer Valiant Bank bietet Ihren Kunden einfach verständliche Produkte und einen exzellenten Service rund um Zahlen, Sparen, Anlegen, Vorsorgen und Finanzieren. Mit einem Spezialisten-Team von MondayCoffee löste die Valiant Bank die bestehende Telefonie ab und führte eine top moderne Unified Communications und Collaboration (UCC) Lösung mit Skype for Business ein. Die Belegschaft kann heute schneller und effektiver miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten und ihren Kunden einen noch besseren Service bieten.

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HOVAL GRUPPE: Mit CoffeeNet 365 eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.

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RHOMBERG BAU: Familiengeführtes Bauunternehmen nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial zu erschließen

Die Rhomberg Bau GmbH ist Teil eines internationales Familienunternehmens in 4. Generation. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.

MondayCoffee kombinierte für Rhomberg Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mit Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Schlüsselprozesse von Rhomberg automatisiert. Dadurch wurde die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht, Zeit eingespart und die Transparenz erhöht.

Herausforderung

Die Rhomberg Bau GmbH besteht aus mehreren Geschäftsbereichen, die sich zum Ziel gesetzt haben, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern. Infolgedessen wechselte das Unternehmen in die Cloud, installierte einen Microsoft Office 365 Tenant und ersetzte einige IT-Legacy-Systeme durch die Standard-Tools von Microsoft.

Eine Verbesserung der Zusammenarbeit erforderte auch das Ändern von Gewohnheiten. MondayCoffee unterstützte Rhomberg Bau bei dem angesagten Kulturwandel und definierte strikt einzuhaltende Regeln:

• Dateien werden nur einmal gespeichert.

• Projekte werden nur einmal im System angelegt, auch wenn mehrere Geschäftsbereiche daran arbeiten. In der Vergangenheit hatte jeder Bereich seinen eigenen separaten Projektbereich.

• Die Transparenz über den Fortschritt der Projekte muss erhöht werden.

• Prozesse und Strukturen müssen standardisiert und übersichtlich und einfach im System visualisiert werden. Ihre Anwendung wird weniger abhängig vom jeweiligen Verantwortlichen.

Gemeinsam vereinte man alte IT-Systeme, die früher in jedem Geschäftsbereich einzeln verwaltet wurden, vereinheitlichte deren Handhabung und versuchte sie durch Automatisierung noch effizienter zu gestalten.

Strategie

In Workshops wurde das Potenzial von Office 365, Dynamics CRM und Azure eruiert. Darauffolgend konzipierte MondayCoffee, zusammen mit Stakeholdern von Rhomberg Bau, eine geeignete Architektur und Vorgehensweise für die Einführung einer Reihe von dedizierten Business Apps auf der neuen Microsoft-Plattform. Folgende Apps wurden als Piloten eingeführt:

Baumängel App: Entwickelt für das einfache Erfassen (einschließlich des Hochladens von Smartphone-Bildern), Klassifizieren und Nachverfolgen von Baumängeln.

Bei Bauprojekten sind die Klassifizierung und die Nachverfolgung von Baumängeln die größten Treiber für Kosten- und Terminüberschreitungen, weshalb ein einfacher Erfassungs- und Nachverfolgungsprozess für das Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht diese App dem Unternehmen, seine Lieferanten in Bezug auf die Bauqualität zu bewerten.

Dynamische Speicher-App: Entwickelt für die dynamische Erstellung von SharePoint-Site-Strukturen, um projektbezogene Dokumente an einem Ort zu speichern – in Übereinstimmung mit den beteiligten Geschäftspartnern (gemäß den CRM-Projekteinträgen). Bei großen Bauvorhaben ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten Dokumente intuitiv speichern und finden, ohne sich in komplexen Ablagestrukturen zu verlieren.

Gebäude-Dokumentation App: Entwickelt für eine bessere Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern über Projektfortschritte. Mit der App können alle Beteiligten ganz einfach Bilder und Pläne der Baustelle hochladen und versenden und Neuigkeiten über den Fortschritt veröffentlichen.

Für die Entwicklung der Apps verwendete MondayCoffee die folgenden Microsoft-Tools: PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook Online.

Alle Apps werden derzeit in einer Pilotphase von Key-Usern eingesetzt, die entsprechend geschult wurden. Ein vollständiger Roll-out ist für 2019 geplant.

Ergebnisse

Die Entwicklung und Einführung der Apps ermöglichen die Automatisierung von teamübergreifenden Aufgaben, was zu einer Vereinfachung und Verbesserung in der Zusammenarbeit führt. Neben der Zeitersparnis gewinnt das Unternehmen auch bei geschäftsrelevanten Workflows an Transparenz und Qualität.

Die Verbesserungen werden bereits in der Organisation spürbar und verleihen der digitalen Transformation zusätzliche Schubkraft.

DOLDER HOTEL AG: Mit EspressoNet 365 die Kommunikationskultur verbessern

Die Dolder Hotel AG – mit dem Fünfsternehotel Dolder Grand, dem Viersternehotel Dolder Waldhaus und Dolder Sports - setzte sich zum Ziel, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit der Einführung des cloudbasierten, out-of-the-box Collaboration-Tools EspressoNet 365 für Office 365 haben die Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die täglichen News, Einsatzpläne oder die Auslastung des Hotels. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können sofort kommuniziert werden. Auch interne und externe Parteien können effizient zusammenarbeiten und haben zu jederzeit den Überblick über das Task Management und die Projekt-News sowie Zugriff auf die relevanten Dokumente. Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter konnte mit EspressoNet 365 vereinfacht werden und dazu beigetragen, dass sich die Kommunikationskultur verbessert und die Organisation informierter und involvierter ist.

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SIHL AG: Eine digitale, ortsunabhängige Kommunikation ermöglichen

Die Sihl AG ist die führende Qualitätsanbieterin für bedruckbare Medien im weltweit schnell wachsenden Digital-Druck-Markt. Das Unternehmen ersetzte die analoge Telefonanlage mit einer cloudbasierten Enterprise Voice Telefonie (VoIP) und ermöglichte so den Mitarbeitern eine vielseitige und ortsunabhängige Kommunikation – via Chat, Audio, Video, im Meeting-Raum, am Arbeitsplatz oder von unterwegs auf dem Mobile.

PLANZER TRANSPORT AG: Mit CoffeeNet 365 eine Work Smart Umgebung schaffen

Das Schweizer Transport - und Logistikunternehmen Planzer, mit rund 4800 Mitarbeiter in der Schweiz und im Ausland, setze sich zum Ziel, eine zukunftsweisende Plattform einzuführen, die sowohl als Intranet als auch für die unternehmensweite Collaboration eingesetzt werden konnte. Mit der Implementierung der Cloud-Collaboration-Lösung CoffeeNet 365 etablierte das Unternehmen eine moderne Arbeits- und Kommunikationsumgebung, steigerte die unternehmensweite Effizienz und erhöhte die Motivation der Belegschaft. 

USTER TECHNOLOGIES AG: Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen!

Für die Entwicklung neuer Technologien und Produkte ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen USTER Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien zentral.

Roger Heckly arbeitet täglich mit Daten; er führt Daten zusammen, verknüpft sie, generiert daraus Informationen und Wissen und stellt das dann seinen Arbeitskollegen zur Verfügung. „Ich helfe meinem Arbeitgeber Uster Technologies AG, einem führenden Schweizer Hersteller von Messinstrumenten für die Textilindustrie, den Zugang zu Informationen und Wissen zu vereinfachen“, beantwortet Heckly die Frage nach seiner Rolle im Unternehmen.

Für Roger Heckly war das UsterNet ein Katalysator für einen kulturellen Wandel.

Als Erfolgsfaktor sieht er dabei vor allem eine bewusst gewählte und gelebte Kultur, welche die Zusammenarbeit zwischen den weltweit verteilten Mitarbeitenden von USTER fördert. „Vor 5 Jahren begann bei uns ein Wandel in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, ausgelöst durch die Einführung der Collaboration-Lösung UsterNet, die auf CoffeeNet sprich Microsoft Sharepoint aufbaut.“ 

NEUE ARBEITSWEISE – TOP-DOWN

Ob ein Mitarbeiter nun in Tennessee sitzt oder in Suzhou arbeitet, die Unternehmensziele müssen für alle klar sein. Dies bedarf insbesondere einer direkten und einfach zugänglichen Kommunikation des CEOs. Gleichzeitig dürfen einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in der Schweiz, USA, China oder Indien keinerlei technische Hindernisse mehr im Wege stehen. Das waren Zielsetzungen des damaligen CEOs von USTER. Er initiierte 2011 die Einführung des UsterNet und unterstützte persönlich die weltweite Implementation der Plattform während den zwei darauffolgenden Jahren.

„UsterNet war ein Katalysator, um einen Wandel einzuleiten. Sich ins neue Tool einzuloggen, genügte nicht, wir mussten eine neue, für die digitale Welt passende Arbeitsweise erlernen. Wichtig war dabei, was uns von ganz oben vorgelebt wurde“, erläutert Heckly seine Beobachtungen von damals. 

Historisch gewachsene Datensilos zwischen Abteilungen und Standorten, die eine effiziente Zusammenarbeit nur zu oft behinderten, hatten keine Daseinsberichtigung mehr. Mit dem UsterNet konnten nun Mitarbeitende selbstständig und ohne IT-Support virtuelle Zusammenarbeitsräume, sogenannte Workspaces, schaffen. Die darin abgespeicherten Informationen sind für die berechtigten Personen jederzeit zugänglich. „Diese Selbstständigkeit sowie auch der Abbau der Silos mussten geübt und vorgelebt werden“, so Heckly zu den wichtigsten Aufgaben nach dem Rollout von UsterNet.

Das globale UsterNet startete als Intranet, einheitliche Informationsplattform und Ort für sämtliche Workspaces. Aber das war erst der Anfang.

Der digitale Wandel findet überall statt.

MEHR LEISTUNG – BOTTOM-UP

„Dieser Kulturwandel beschäftigt uns bis heute“, so Heckly. Für USTER ist eine langfristige Effizienzsteigerung eine zentrale Anforderung. „Nachdem das UsterNet integraler Teil unserer täglichen Arbeit wurde und wir uns mit der neuen Arbeitsweise langsam anvertrauten, merken viele nun, was alles noch möglich ist.“

Nach und nach entdeckte jeder Bereich, durch den Einsatz von UsterNet, mögliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Ein Bespiel ist das prozess-spezifische Knowledge-Management - sei dies im Global Sourcing, im Produktmanagement, in der Textile Technology oder im Research & Development. Schlüsselinformationen, zu denen man früher nur über Umwege oder über das eigene Netzwerk gelangte, können nun über die zentrale Suchfunktion gefunden werden.

„Ein Hauptaugenmerk war der Umgang mit korrekten Informationen aus dem ERP-System“, so Heckly. Fast in jedem Prozess besteht die Gelegenheit, Daten aus dem ERP-System, zum Beispiel Kennzahlen zu Kunden, Produkten oder Lieferanten, noch einfacher in den Arbeitsalltag über das UsterNet zu integrieren. „So können Mitarbeitende schneller mit den richtigen Informationen, deren Quelle klar definiert ist, arbeiten. Es entstehen weniger Fehler.“

Ein weiteres Beispiel ist Microsoft OneNote. OneNote wird heute, zugänglich über das UsterNet, auch immer häufiger als zusätzliches Collaboration-Tool eingesetzt. Das offene Format von OneNote ergänzt die Funktion der Libraries für die strukturierte Dokumentenablage, das Aufgaben-Management oder das Posten von News. In informellen Brown-Bag Schulungen wurde den Mitarbeitenden aufgezeigt, wie man die Zusammenarbeit mit OneNote gleichzeitig informeller aber auch wirksamer gestalten kann: zum Beispiel für Mitarbeitergespräche, Sitzungsprotokolle oder auch Brainstormings.

„Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass sie sich dank dem UsterNet und der adaptierten Arbeitsweise besser organisieren und strukturieren können, dass der Austausch von Informationen einfacher geht, und das auch im Team mit Kollegen, die auf anderen Kontinenten zu Hause sind.“

KOMMUNIKATION, TRAINING UND VOR ALLEM ‚VORLEBEN’

Ein Wandel, oder eben eine neue Verhaltensweise zu lernen, ist kein Selbstläufer. Es braucht explizite Unterstützung vom Top-Management. Es braucht Training. Es braucht Kommunikation. Es braucht Botschafter wie Roger Heckly, die früh erkennen, wie so ein neues Tool und der richtige Umgang damit sich positiv auf die eigene Arbeit und die Organisation auswirken können. „Es ist auch heute noch in meinem Interesse, immer mal wieder daran zu erinnern, dass keine Dokumente mehr via Email versandt werden sollen, dass es für einzelne Excel-Tabellen bessere Lösungen im UsterNet gibt oder, dass man auch gut mit der Suchmaschine arbeiten kann, sofern die Dokumente richtig ‚getagged’ sind. Der Wandel von heute ist die Bereitschaft für morgen - davon ist Heckly überzeugt. 

BDO AG: Ich vertraue dir auch digital! Mit CoffeeNet 365 eine agile Organisation schaffen

Die BDO hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt.

Markus Felber ist 49 Jahre alt. Er kümmert sich bei der BDO, ein führender Schweizer Treuhänder, um die Finanzangelegenheiten von mittelgrossen Kunden. Markus Felber weiss alles über die Finanzen seiner Kunden. „Vertrauen ist unser oberstes Gebot“, so Markus Felber. Vertrauen in die Menschen; Vertrauen in die Handhabung der Daten; Vertrauen in den Service der BDO.

Markus Felber bedient seine Kunden heute auch über digitale Kanäle.

„Übersetzt hiess dies früher: vertrauensvolle, persönliche Beratung, gut verschlossene Archive und regelmässige Erreichbarkeit via Telefon. Heute ticken wir anders.“ Kurzfristige Anfragen, oft ausserhalb der Büroöffnungszeiten, höchste Sicherheitsbedürfnisse und bitte auch digital! Sich auf den Treuhänder verlassen können, heisst heute viel mehr!

Die BDO Schweiz hat sich frühzeitig mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. Angefangen haben sie bei sich selbst; dem Arbeitsplatz ihrer Mitarbeitenden. „Bevor wir den Kunden was anbieten, müssen wir es selbst erprobt haben und davon überzeugt sein“, so Markus Helbling, Chef der Treuhänder-Sparte bei BDO Schweiz. 2010 führte BDO das CoffeeNet alias BDOnet auf Basis Microsoft SharePoint ein: ein Intranet+ und eine auf die digitale Arbeitswelt ausgerichtete Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

DAS BDONET WAR DER ERSTE SCHRITT IN UNSERER DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE

Mit der Einführung des BDOnet wurden die Mitarbeitenden in das digitale Zeitalter befördert. „Es hatte einige Zeit gedauert, bis wir beispielsweise mit dem ‚Tagging’ von Dokumenten vertraut waren und unsere geliebten Folder-Strukturen verabschiedeten“, erinnert sich Helbling. Der Zeitgewinn beim Finden von Informationen durch eine einfache Eingabe eines Wortes à la Google machten die Anstrengungen jedoch in kürzester Zeit wett. „Das BDOnet machte uns als Organisation agiler, sodass wir den Zeitanforderungen unseren Kunden gerecht werden konnten.“

Die interne Collaboration-Lösung auf Basis Microsoft SharePoint wurde in einem zweiten Schritt auch als Extranet für den Kunden-Service bei BDO eingesetzt.

VON DER EIGENNUTZUNG ZUM SERVICE FÜR KUNDEN

Doch einige Dienstleistungen erfordern eine 24h Verfügbarkeit. So folgte 2014 ein weiterer Schritt in der BDO Digitalisierungsstrategie. Auch die Kunden mussten nun eingebunden und über eine sichere Infrastruktur und kontrollierte Umgebung mit der Organisation verknüpft werden. Das intern erprobte CoffeeNet (BDOnet) sollte nun als Extranet für die Digitalisierung der Kundenbeziehungen eingesetzt und neben einer web-basierten Buchhaltungssoftware Teil des sogenannten Internet Treuhänder werden. Jeder Kunde soll sich mit seinem persönlichen Login sicher und kontrolliert in seinen eigenen Bereich einloggen und dort zu jederzeit auf Protokolle, Steuerdokumente oder Versicherungspolicen zugreifen und an ausgewählten Dokumenten arbeiten können. 

„Morgens, wenn ich ins Office komme, sehe ich als Treuhänder, dass mein Kunde zuletzt das Protokoll kommentiert hat, kann sogleich sein Feedback einarbeiten und die Arbeit fortführen. Muss ich Kollegen zu einem Thema involvieren, kann ich das Dokument im gleichen Arbeitsraum, in einer für das Treuhand-Team reservierten Dokumenten-Bibliothek ablegen, effizient finalisieren und dann wieder im gemeinsamen Bereich meinem Kunden zur Verfügung stellen“, erklärt Markus Felber.

BDO will vor allem auch jüngeren Kunden einen modernen Service anbieten.

Die benutzerfreundliche und standardisierte Oberfläche erleichtert den regional verteilten Fachspezialisten zudem die Orientierung auf den verschiedenen Kunden-Accounts. Die Treuhänder können ohne IT-Unterstützung einen neuen Kunden-Bereich eröffnen. Dafür brauchen sie nur wenige Klicks. Und dank der Standardisierung ist die Seite auch gleich eingerichtet.

„Die Funktionalitäten des Internet Treuhänder kannten wir bestens vom BDOnet und konnten uns so ganz auf das Onboarding unserer Kunden und die Weiterentwicklung der Dienstleistung konzentrieren“, so Markus Felber.

Das CoffeeNet ist als Extranet seit 2014 ein fester Bestandteil des BDO Internet Treuhänder. „Ich kann heute, vor allem auch jüngeren Kunden, einen modernen Service anbieten. Offline hatte ich schon früher ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zu meinen Kunden. Dank CoffeeNet und dem Internet Treuhänder geniesse ich dies nun auch online“, sagt Markus Felber stolz.